Stanislav Jakubjak: Trh sa nepretržite vyvíja, aj preto musíme procesy vo firme zlepšovať

Podnikateľ a manažér Stanislav Jakubjak získal dva roky po sebe ocenenie Firma roka za návrhy riešení a fungovanie spoločnosti S-Line Systems. Z roka na rok sa však podniká ťažšie, hovorí a vyzýva podnikateľov k férovosti a čestnosti. Rozprávali sme sa spolu o podnikaní, dôležitosti nastavovania procesov vo firmách i výzvach, ktorým dnes podnikatelia čelia. Ale aj o tom, ako využíva na riadenie projektov a sledovanie obchodu FLOWii.

Ako sa začal váš podnikateľský rok?

Vo FLOWii sme začiatkom roka úplne prekopali databázu partnerov, čím sa nanovo nastavil proces obchodu. Otvorili sa nám tým nové možnosti. Po dvoch týždňoch práce a upratovania si obchodných prípadov som zrazu nestíhal.

Mali sme nespracovaných cez 140 dopytov. Nebolo kedy zavolať zákazníkom. Napokon sa toho zhostila kolegyňa a v systéme vytriedila, kto má kam ísť na stretnutia, kto ešte nemá a čaká na ponuku, kam už bola odoslaná a pod.

TIP: Evidujte si poctivo všetky dopyty v CRM systéme

Koľko máte obchodníkov?

Nemáme obchodníkov. Mali sme, ale neboli schopní predávať v tomto segmente. Dlhodobo sa s tým trápime. Vymysleli sme to teda inak. Okresali sme naše široké portfólio.

Máme obchodné asistentky, ktoré ťahajú obchodný proces. Vytvorili sme vo FLOWii vzorové a automatizované maily. Na každú situáciu reagujú podľa toho, v akom stave sa nachádza daný obchodný prípad alebo zákazka. Kolegyne to majú tým pádom jednoduchšie. Ich úlohou sa je len naučiť produkty.

Moja manželka Evka má vo firme na starosti financie a personalistiku. Cez FLOWii sme nastavili aj vzorové úlohy na HR proces. Vďaka tomu vieme, kde sa uchádzač nachádza a personalistiku sme delegovali na personálnu manažérku.

Čaká nás ešte veľa práce. V procesoch si stále upratujeme. Ak manažér dobre nastaví pracovné úlohy a činnosti, dokáže ich presne zmerať a ohodnotiť. Je to veľký benefit pre firmu.

TIP: Zníženie počtu produktov prispelo k zjednodušeniu obchodného procesu. Vzorové zákazky a úlohy vo FLOWii zrýchlili našu prácu

Aké boli vaše podnikateľské začiatky?

Spočiatku som podnikal na živnosť. Predával som a riadil realizácie klimatizácií a tepelných čerpadiel. Okrem toho som montoval a predával produkty pre vykurovanie. Pracoval som sám na seba, čo bolo náročné.

Raňajky som si neraz dával na benzínke a pritom riešil zákazky, materiál a manažoval robotníkov. Večer som posielal cenové ponuky, venoval sa administratíve a plánovaniu práce.

Dá sa takto dlhodobo podnikať?

Svoju rodinu som takmer nevidel. Chcel som toho dosiahnuť viac a inak. A tam niekde sa začala rodiť aj moja vízia.

V roku 2021 som sa rozhodol ísť vlastnou cestou. Zameral som sa viac na inovácie a moderné riešenia. Lákala ma sloboda, ktorú som v zastúpení inej značky nemal. Túžil som pracovať bez nezmyselných porád, nastaviť procesy inak a manažovať firmu zo svojho pohľadu. Napokon som založil rodinnú firmu s vlastnou značkou S-Line Systems.

Naplnili sa vaše očakávania?

Keď je človek podnikateľ, neznamená to, že má kopec voľného času. Vie si ho akurát nastaviť inak, ak má firma dobre nastavené procesy. Podnikanie znamená aj sústavnú prácu na sebe a zdá sa mi, že je  z roka na rok ťažšie.

V roku 2019 sme urobili vo firme prvé väčšie organizačné zmeny. Zaviedli sme štruktúru firmy, pracovné postupy, zareagovali sme na spätnú väzbu našich zákazníkov a rozšírili sme naše portfólio produktov a služieb. Aj vďaka tomu sa nám podarilo zvládnuť pandémiu.

Narástli sme. V roku 2022 sme prekročili ročnú tržbu 1 milión eur, pritom S-Line Systems fungoval iba dva roky. Dva roky po sebe sa nám podarilo získať aj ocenenia Firma roka za naše riešenia a fungovanie spoločnosti.

Pravdou je, že nešlo vždy všetko ľahko a hladko.

TIP: Nastavte si prehľadnú organizačnú štruktúru, pracovné postupy a reflektujte spätnú väzbu od vašich zákazníkov

Prečo?

Na jeseň 2022 som si všimol, že trh sa začína meniť. O rok neskôr som prehodnotil smerovanie firmy. Prepracovali sme procesy, postupy, manuály, katalógy a zmenili sme dodávateľov. V tom čase som vytvoril aj podklady pre akadémiu, ktorú v budúcnosti plánujem založiť.

To znie ako inventúra a reorganizácia vo firme.

Musel som si upratať najmä v sebe a premyslieť si, ako budeme ďalej fungovať. Napriek kríze sa nám podarilo udržať si pozíciu na trhu a firma opäť rástla. Od jej úplného začiatku som jediným a 100 % vlastníkom spoločnosti.

Predpokladám, že firma ako vaša si vyžaduje dobrý projektový manažment.

Je to tak, darí sa nám to aj vďaka systému FLOWii a dobre nastaveným procesom.

Trh sa nepretržite mení, aj preto musíme procesy vo firme zlepšovať. Mám rád poriadok vo veciach. Okrem toho, že máme vo FLOWii nastavené jednotlivé postupy, vyžadujem ich aj fyzicky.

Jedna vec je, že niečo spíšete do tabuliek alebo do systému a druhá, či sa tým aj naozaj vo firme riadite a postupujete podľa dohodnutých krokov.

Ako vám pomáha FLOWii vo firme?

Pochopil som, že ak chcem mať vo firme viac ľudí a lepšie ich riadiť, potrebujeme premyslený systém. Googlil som vhodný nástroj na internete a natrafil som na FLOWii. Spočiatku mi systém slúžil na obchod a marketing. Vo FLOWii sme založili databázu partnerov, mohli sme v ňom zrazu riešiť obchodné prípady, posielať newslettre.

Predtým firma využívala systém KROS a účtovný systém OMEGA, ale nebolo to pravé. Komplikovalo nám to prácu z domu alebo na diaľku, prihlasovanie mi nesedelo a napokon mi FLOWii všetko vyriešilo.

Takže ste začali využívať aj fakturačný program?

Mali sme pokus prejsť do FLOWii s projektovým manažmentom i fakturáciou, ale počas testovania procesov som zistil, že na to firma nie je pripravená.

Trochu sme v tom čase aj klesli, čo sme veľmi rýchlo rozpoznali. Systém sme naďalej využívali v rámci obchodu a na obchodné prípady.

Časom sme do FLOWii preniesli aj projektový manažment. Predtým som však musel vytvoriť postupy a spísať procesy, aby fungoval aj prakticky. Vďaka tomu sme za dva roky pomerne rýchlo narástli. Od roku 2022 ho využívame naplno, dokonca aj v rámci HR procesov.

 Čo všetko využívate vo FLOWii?

Vo FLOWii riešime projektový manažment, obchod, sledujeme obchodné prípady. Sklad máme napojený na eshop, využívame tiež fakturáciu, e-mailingy. V systéme sledujeme udalosti, vkladáme do neho dokumenty, vystavujeme cenové ponuky.

V systéme sme si nastavili aj rôzne vzorové postupy. Okrem nich máme aj video, aby človek vedel, ako má pracovať. FLOWii si budujeme a snažíme sa z neho vyťažiť, čo sa dá. Stále však vnímam, že ho nevyužívame na 100 %.

Mohli by ste uviesť aj konkrétne príklady, ako využívate FLOWii?

Na marketingu sme nastavili vzorové úlohy a proces na získavanie dopytov. Keď nám zákazník napíše, dopyt nám príde priamo do FLOWii. Automaticky sa založí partner a naša obchodná asistentka nastaví podtyp partnera a založí obchodný prípad aj so vzorovými úlohami.

Obchodná asistentka má na starosti celý obchodný proces. Prostredníctvom nami vytvorených vzorov reaguje na rôzne situácie a vytvára ponuky, ktoré sú už predefinované. Následne odošle cez vzorový e-mail z FLOWii ponuku.

Akonáhle je proces obchodu hotový, založí zákazku, ktorá má nastavené jednotlivé fázy a kroky cez vzorové zákazky kontroly, financie, projektový manažment. Potom to prevezme projektový manažér.

Zákazku realizujeme, pričom všetky dokumenty a kalendáre máme prepojené v Google.

Využívate FLOWii aj na mobile?

Využívame FLOWii aj cez mobil. Osvedčilo sa nám, ak nahráme udalosť ako hlasovú správu. To znamená, že to do FLOWii priamo diktujem.

Navyše si dnes vôbec neviem predstaviť robiť porady bez výstupov z CRM systému.

Výhodou FLOWii je, že zamestnancom a manažérom umožňuje pracovať online. Ako to využívate?

Kedysi som bol tvrdý zástanca toho, aby bol človek vo firme. Dnes sú tu len tí, ktorí tu kvôli svojej pozícii naozaj musia byť alebo v rámci porád.

Ak do našej firmy nastúpia noví ľudia, dva mesiace sa v nej zaúčajú a potom chcem, aby pracovali z domu. Chcem ich vidieť online a aby podávali výkon.

Vo FLOWii sa dajú zadávať pracovné úlohy a následne sa kontrolovať. Notifikácie vás zase upozornia, kedy mala byť daná úloha dokončená.

V systéme si vieme pekne evidovať kontrolné kroky montáže aj servisu. V CRM máme históriu, aké projekty sme kde a kedy robili, ako dlho to trvalo. Systém nám ukazuje v histórii, ako treba proces upraviť alebo nastaviť tak, aby sme boli efektívnejší.

Je dôležité, aby sme mali všetky zákazky a dokumenty podpísané, oskenované a dohľadateľné fyzicky, ale aj vo FLOWii. Mali sme obdobie, kedy boli všetky dokumenty iba online. Nedopadlo to dobre. Aj preto je extrémne dôležité, aby boli dokumenty podpísané vo firme aj fyzicky.

Čo sa stane, ak to človek nedodržiava?

Ak sa to nedodržiava a človek to neurobí ani na tretíkrát, jednoducho nás musí opustiť. Inak nám to vytvára vo firme neporiadok (dokumenty nie sú na mieste, chýbajú zápisy a pod.) a devalvuje nastavený systém.

Na akých hodnotách ste postavili firmu?

Okrem produktivity a rýchlosti je pre nás veľmi dôležitá čestnosť. Ako chcete inak nastaviť firemné procesy, ak niekto koná vo firme neeticky?

Ak nastavíte ako majiteľ alebo manažér proces a niekto ho nedodrží, jednoducho sa všetko zastaví. To je jedna z najsilnejších stránok FLOWii. Sám som s tým mal skúsenosť a dnes viem, že ak by som začínal podnikať, v prvom rade by som si nastavil procesy.

Kto každý z rodiny pracuje vo firme?

Mojím prvým zamestnancom bol brat, ktorý pracoval v sklade. Neskôr odišiel do Nemecka a ja som dával prácu študentom z univerzity. Pridal sa k nám aj otec, ktorý pôsobil vo firme ako obchodník.

Brat sa napokon vrátil. Je servisný a revízny technik, ktorý má na starosti elektroinštalácie. Pred rokom sa k nám pridala aj manželka Evka, ktorá je mojou pravou rukou v oblasti personalistiky a financií. Firma je plne v našich rukách a môžeme si ju spoločne zveľaďovať pre ďalšie generácie.

Čo vás čaká do budúcna a v čom vnímate výzvy?

V súčasnosti robíme pohovory a naberáme nových ľudí. Po obchodnej asistentke preberá zákazku obchodný manažér. Vedel by som si predstaviť mať veľa obchodníkov. Je to asi sen každého, ale zatiaľ sme nenašli ideálny kľúč.

Spísali sme pracovné, projektové, zaškolovacie postupy, katalógy, cenníky, návrhové manuály, ale akoby ten talent a schopnosť predávať na Slovensku trocha absentovali. Aj preto sme sa rozhodli zamerať na zákazníkov z inej strany.

Okrem toho chceme rozvíjať naše občianske združenie S-Line Systems Family, prostredníctvom ktorého by sme mohli podporovať okolitú komunitu.

Zároveň by som si veľmi želal, aby sa na Slovensku podnikalo transparentne a aby sa podnikatelia boli schopní vzbúriť proti akejkoľvek forme úplatkov. Určite je to zo začiatku pomalšia cesta, ale bezpečnejšia a istejšia. Ak to nezmeníme, pôjdeme ako krajina cestou dolu. Začína to teda nami – podnikateľmi.

O S-Line Systems, s.r.o.

S-Line Systems je rodinná firma, ktorá poskytuje komplexné služby a produkty v oblasti chladenia a kúrenia v rámci celého Slovenska. Spoločnosť sa špecializuje na rýchlu a spoľahlivú výrobu, návrh, predaj a montáž i servis vykurovacích a chladiacich systémov do budov. Vyrába vlastné systémy pre kúrenie a chladenie, má tri patentové produkty a disponuje vlastnými montážnymi tímami. „Poháňa nás vášeň pre technické a energetické riešenia, ktoré zákazníkom šetria čas a náklady na bývanie,“ hovorí jej majiteľ, Stanislav Jakubjak. Vo firme pracuje  Za riešenia, ale aj fungovanie spoločnosti si v roku 2021 prevzal ocenenie za 3. miesto v oblasti veľkoobchodu. Za rok 2022 sa firme podarilo umiestniť na 2. mieste.