Ako vo vašej firme vytvárate a posielate cenové ponuky? Pripravujete ich vo Worde alebo v Exceli, prípadne vám na to slúži softvér? Chcete ušetriť čas? Potom si skúste vytvoriť jednoduchú a peknú cenovú ponuku online zadarmo vo FLOWii.
Ak vo firme ešte nemáte zavedený jednotný systém na vystavovanie cenových ponúk, vytvárate tým zbytočný chaos a značne tým komplikujete aj prácu vašim obchodníkom. Neprehľadná, neprofesionálna a rýchlo „splátaná“ cenová ponuka nepôsobí reprezentatívne ani v očiach vašich zákazníkov alebo partnerov.
Vytvorte cenovú ponuku online vo FLOWii
Vedeli ste, že peknú a profesionálnu online cenovú ponuku môžete vytvoriť aj vo FLOWii? Už nemusíte loviť po internete a hľadať rôzne vzory cenových ponúk. Ak stále pripravujete cenovú ponuku vo Worde alebo tvoríte cenové ponuky v Exceli, môže vám to zabrať veľa času a môžete urobiť zbytočné chyby.
S FLOWii naopak môžete mnohé procesy zautomatizovať. Stačí sa prihlásiť do systému, vybrať si fakturáciu a v rámci nej vytvárate nielen faktúry online, objednávky alebo dodacie listy, ale aj cenníky a cenové ponuky. A to úplne zadarmo pre 1 používateľa.
Vzor cenovej ponuky v PDF vo FLOWii
Online cenovú ponuku vo FLOWii si môžete uložiť do systému a priamo z neho poslať v DPF formáte e-mailom. Prípadne si ju stiahnete a uložíte priamo v počítači, aby ste ju mohli prezentovať zákazníkovi osobne.
Vytvorte cenovú ponuku, ktorá predáva
Nevytvárajte cenovú ponuku na autopilota. Vždy ju vytvorte na mieru zákazníkovi a prispôsobte jeho otázkam a požiadavkám.
Predtým, než cenovú ponuku odošlete, zamyslite sa, či v nej máte uvedené skutočne všetko, na čo sa zákazník pýtal. Stáva sa, že zákazník si vyžiada cenovú ponuku a obchodník alebo firma iba upraví meno, konkrétne položky a ceny z inej ponuky a následne ju odošle e-mailom. Avšak práve dobrá a premyslená cenová ponuka, ktorá je šitá na požiadavky zákazníka, môže zásadne rozhodnúť o vašom budúcom obchode.
Čo by cenová ponuka mala obsahovať?
Každá profesionálna cenová ponuka by mala vyzerať nielen prehľadne, ale aj profesionálne a upravene. Ešte lepšie je, ak si ju dokážete vytvoriť na pár klikov online priamo v systéme.
Vo FLOWii vložte a uveďte do cenovej ponuky:
- logo vašej firmy
- údaje vašej firmy – predvyplnia sa automaticky zo systému
- údaje o objednávateľovi – predvyplnia sa automaticky, ak ste ich predtým zadali do systému alebo do CRM
- zo systému navolíte konkrétne produkty alebo služby, ktoré zákazníkovi ponúkate
- termín, dokedy cenová ponuka platí
- stručný popis zákazky a prípadne trvanie prác na projekte/ dodanej službe
Výhodou je, že pri každej položke sa vám vo FLOWii automaticky zobrazí cena a napokon aj výsledná suma. Ak je to potrebné, cenu samozrejme môžete upravovať. Takisto do nej viete pridávať možnosť zľavy.
Náš tip: Zľavu nedávajte bez dôvodu. Ideálne je, ak ju podmienite termínom dodania služby alebo bude závisieť od výslednej sumy zákazky. Ak sa už rozhodnete pre zľavu, dohodnite sa so zákazníkom na protislužbe. Napríklad odporučenie iného zákazníka, dodanie pozitívnej recenzie a podobne.
Vytvárate cenovú ponuku pre nového alebo verného zákazníka?
Myslite aj na to, či pripravujete cenovú ponuku pre nového zákazníka alebo pravidelného zákazníka, s ktorým už obchodujete. Ak ju chystáte pre potenciálneho zákazníka a ešte nepozná vašu pridanú hodnotu, prezentujte ju hneď na začiatku aj s argumentmi, ktoré ho presvedčia.
Náš tip: Vyhnite sa podrobnému rozpisovaniu položiek, ak nie sú nevyhnutné. Ak ide o komplexnejší projekt, naceňte prácu ako jednu položku. Ak niečo nedokážete presne vyčísliť, uveďte zákazníkovi, že ide o odhadovanú cenu. Oboznámenie sa s cenovou ponukou by malo zákazníkovi zabrať pár minút.
FLOWii fakturáciu využíva viac ako 3500 firiem
FLOWii ponúka tvorbu cenových ponúk a ďalších fakturačných dokladov v rámci riešenia Fakturácie. Fakturačné doklady v systéme eviduje viac ako 3500 firiem. Sú medzi nimi firmy pôsobiace v rôznych segmentoch - napríklad knižné vydavateľstvo Absynt, energetická spoločnosť Citrón, statická firma BVK-PRO či spoločnosť Talpahouse, ktorá sa zameriava na stavbu ekologických domov.
„Vo FLOWii vytvárame online faktúry vopred, na základe čoho potom vieme odhadnúť náš cashflow. Fakturačný systém sme prepojili aj s naším firemným účtom v banke, vďaka čomu vieme jednoduchšie a prehľadnejšie sledovať aj jednotlivé pohľadávky. Ako manažér takisto môžem kontrolovať výkonnosť našich obchodníkov,“ vysvetľuje Tomáš Hanus, konateľ spoločnosti Citrón, ktorá sa venuje optimalizácii nákladov na elektrinu.
Spoločnosť Talpahouse využíva rôzne riešenia od FLOWii. Okrem online fakturácie aj CRM systém. „Každodenných rozhodnutí v biznise je veľa. Firemné dáta uložené vo FLOWii nám rozhodovanie uľahčujú,“ konštatuje Martin Pribyla, konateľ spoločnosti, ktorý každý ráno začína s prehľadom financií.
„Rozpočty plánujeme niekoľko mesiacov dopredu. Každé ráno začínam s tým, čo treba v akej sume dodávateľom zaplatiť, aký bude príjem a ako sme na tom finančne. FLOWii mi ponúka celkový prehľad o financiách, vidím náš cashflow a sledujem, aké sú trendy,“ dodáva.
Martin Pribila: Baví nás pri stavbe domov využívať recyklované materiály
Cenová ponuka vo Worde alebo Exceli?
V mnohých firmách sa ešte vytvárajú cenové ponuky vo Worde alebo v Exceli. Nie je na tom nič zlé, ale povedzme si úprimne, že čas sú peniaze. Ak teda chcete zefektívniť procesy a ušetriť viac času vašim obchodníkom a pracovať s presnými informáciami (vo FLOwii si napríklad môžete kedykoľvek pozrieť aktuálny stav produktov na vašom sklade) a predchádzať chybovosti, odporúčame vám pracovať so softvérom.
Profesionálnu a peknú cenovú ponuku môžete vytvoriť priamo vo fakturačnom programe FLOWii, ktorý je zadarmo. Stačí si vytvoriť online registráciu za pár sekúnd. Cenovú ponuku si potom priradíte k obchodnému prípadu. Takisto sa budete vedieť lepšie orientovať vo všetkých cenových ponukách, ktoré ste mu už poslali.
Ako vytvoriť cenovú ponuku online vo FLOWii? Skúste tento postup
- Začnite vo FLOWii so záložkou Produkty
Otvorte si FLOWii a nájdite Obchodné prípady. V záložke Produkty pridajte všetky tovary alebo služby, o ktoré ma zákazník záujem. Podľa nich sa automaticky v systéme vypočíta celková cena.
Ak zadefinujete nákupnú cenu a predajnú cenu produktu alebo služby, FLOWii vám tiež automaticky vypočíta celkovú maržu.
Náš tip: Ak chcete vystaviť cenovú ponuku oveľa rýchlejšie, vyskúšajte náš tip. Pridávanie položiek do Produktov v Obchodných prípadoch si môžete zjednodušiť aj vytvorením tovarov a služieb v Cenníku (Fakturácia – Tovary a služby). Jednotlivé položky sa vám automaticky stiahnu z Cenníka do Produktov v Obchodnom prípade, vďaka čomu môžete cenovú ponuku vystaviť jednoduchšie a rýchlejšie. Produkty môžete pridávať alebo upraviť aj priamo vo vašej cenovej ponuke.
- Vytvorte cenovú ponuku
Hneď po pridaní Produktov do Obchodného prípadu môžete vytvoriť cenovú ponuku pre zákazníka. Do cenovej ponuky sa automaticky prenesú položky z Produktov, predvyplnia sa fakturačné údaje dodávateľa i odberateľa.
- Odošlite cenovú ponuku e-mailom zákazníkovi
Cenová ponuka sa vám zobrazí na karte Ponuky. Všimnite si, že vo FLOWii má cenová ponuka stav - Čaká na schválenie/ Schválená alebo Zamietnutá. Samozrejme tento stav môžete editovať počas obchodného procesu. Ak vám ju zákazník ešte neschváli, nechajte stav Čaká na schválenie. V prípade, že zákazník s cenovou ponukou súhlasil, upravte jej stav na Schválená.
4. Uložte si odoslaný mail s cenovou ponukou
Kliknite na ikonu Obálky, ktorá sa nachádza v spodnej časti formulára. FLOWii uloží váš odoslaný e-mail s cenovou ponukou a pridá ho na kartu Udalosti a úlohy v obchodnom prípade. Akonáhle sa vaša cenová ponuka odošle, zobrazí sa pri nej žltá obálka. To znamená, že ponuka sa odoslala mailom.
Vo FLOWii si dokonca môžete skontrolovať, či váš zákazník e-mail s cenovou ponukou dostal, či ho otvoril a prečítal. Na ikone Obálky sa nachádza graficky znázornený stav e-mailu: Odoslaný/ Doručený/ Otvorený/ Nedoručený.
Doručením cenovej ponuky zákazníkovi to nekončí. Dohodnite sa so zákazníkom, kedy sa mu môžete pripomenúť a ako spolu budete udržiavať kontakt až do uzavretia obchodného prípadu.
Doručením cenovej ponuky to nekončí, buďte so zákazníkom v kontakte
Doručením cenovej ponuky zákazníkovi to nekončí. Dohodnite sa so zákazníkom, kedy sa mu môžete pripomenúť a ako spolu budete udržiavať kontakt až do uzavretia obchodného prípadu.
Ideálne je, ak každú požiadavku na cenovú ponuku zaznamenáte vrátane kontaktov do CRM systému. Nie každý dopyt znamená, že ho automaticky premeníte na obchod. Niekedy si zákazník robí prieskum alebo potrebuje ďalšiu cenovú ponuku do počtu. Avšak už len tým, že si od vás ponuku vyžiada, môžete získať ďalšie kontaktné údaje, ktoré budete môcť v budúcnosti zobchodovať.
