Implementácia podnikových softvérov je téma sama o sebe. Pozrite si základné odporúčania, na ktoré by ste pri zavedení ERP alebo CRM systému nemali zabúdať.
1. Analyzujte potreby vášho podniku
Dôkladná analýzy potrieb vašej firmy je prvým dôležitým krokom pred procesom implementácie softvéru. Analyzujte potreby podniku z dlhodobého, ale aj krátkodobého hľadiska. Akú máte stratégiu a ciele? Aké sú vaše požiadavky na softvér? Aké sú vaše súčasné podnikové procesy a štruktúra riadenia podniku? Ako v súčasnosti prebiehajú materiálové a komunikačné toky a aké sú vaše predpoklady do budúcna? Otázok je veľa. Nezabudnite zodpovedať ani na jednu z nich.
2. Vyberte ERP softvér a analyzujte jeho moduly
V súčasnosti je na trhu množstvo hráčov poskytujúcich ERP a CRM systém. Pri výbere si pýtajte odporúčania od vašich obchodných partnerov i samotných dodávateľov, ktorí ERP poskytujú. Poskytovateľ by vám mal zmluvne garantovať dlhodobý servis (ideálne vo vašom jazyku), školenia, bezpečnosť dát a prípadne aj možnosti programovania funkcionalít na mieru vašim požiadavkám.
3. Pred zavedením ERP si pripravte plán
Implementácia softvéru môže trvať niekoľko týždňov, ale aj mesiacov. Pred samotným zavedením ERP systému si pripravte plán. Kto každý sa bude podieľať na jeho zavedení vo firme? Ako budú zabezpečené prenosy a synchronizácia súčasných dát? Kto tento scenár procesov, plánov a úloh pripraví a bude za neho zodpovedať vo firme?
4. Vyškolte svojich zamestnancov a testujte
Počítajte s tým, že pri zavádzaní ERP budete potrebovať školenia. Zaškolené by malo byť vedenie firmy, vrcholový manažment a všetci zamestnanci vrátane externých partnerov. Všetci by si mali byť vedomí, aké zmeny nastanú v procesoch organizácie. Akým novým technickým aspektom sa musia zaučiť zúčastnené strany? Školenia rozdeľte podľa organizačnej štruktúry vo firme i pracovnej náplne jednotlivých pracovníkov.
Vytvorte testovacie prostredie a zapojte kľúčových pracovníkov.
5. Vypracujte smernicu a komunikačný plán
K pracovným postupom odporúčame vytvoriť internú smernicu. Ako sa má softvér správne používať? Aký druh dát sa má zapisovať? Pripravte smernicu pre jednotlivých zamestnancov a pomôžte im prekonať zmenu systému.
6. Motivujte svojich zamestnancov
Nový ERP systém sa nemusí pozdávať každému zamestnancovi. Pri zavedení softvéru vo firme počúvajte kľúčových ľudí, ktorí sú za neho zodpovední. Pýtajte si návrhy na zlepšenie softvéru a procesov vo firme, radi vám poradia.
7. Vyhodnocujte a prezentujte prínos systému vo firme
Pred a počas zavádzania nového systému informujte pracovníkov o jeho výhodách a benefitoch. Jedná sa najmä o zlepšenie vzťahov so zákazníkmi, zlepšenie výsledkov predaja a z toho plynúcich benefitov pre pracovníkov, zlepšenie prehľadu toku informácii, prehľadnejšia organizácia úloh, rýchlosť prístupu k informáciám a mnohé ďalšie.
8. Keď je systém pripravený na každodenné používanie
Dôkladná príprava, testovania, úpravy funkcionalít na mieru, školenia a mnohé ďalšie činnosti sú nevyhnutnou súčasťou pred spustením ERP systému na každodenné používanie. Tento proces môže trvať niekoľko mesiacov, dokonca viac ako jeden rok.
