Riadenie projektu online sa môže zdať náročné. Najmä, ak ľudia v tíme nemajú možnosť sa osobne stretávať. Online projektový manažment si vyžaduje intenzívnejšiu komunikáciu, dodržiavanie termínov a konštruktívne riešenie problémov, aby sa predišlo omeškaniu projektu. So skvelým tímom ľudí, efektívnou komunikáciou a dobrým softvérom na projektový manažment však každý projekt možno dotiahnuť do úspešného konca.
Máte jednotný softvér na projektový manažment?
Ak ľudia pracujú na spoločnom projekte mimo kancelárie, manažéri sa neraz musia spoliehať na zodpovednosť a samostatnosť jednotlivých členov tímu. Projektový manažment online si vyžaduje nielen intenzívnejšiu komunikáciu, ale aj vykonávanie pracovných úloh načas a dodržiavanie termínov. Bez vhodne zvoleného softvéru môže byť online riadenie projektu oveľa náročnejšie a dopadnúť fiaskom.
Riaďte projekt úspešne – na čo všetko sa na začiatku pripraviť
Predtým než sa pustíte do realizácie online projektu, navrhnite rozpočet, vyskladajte svoj tím, rozvrhnite pracovné úlohy, nastavte harmonogram a vyčleňte potrebné zdroje. Pri rozbehnutí každého projektu je dôležité, aby členovia tímu disponovali všetkými vstupnými informáciami a potrebnými podkladmi. Dbajte na otvorenú, transparentnú a efektívnu komunikáciu. Je dôležité, aby členovia tímu mali všetky relevantné informácie na jednom mieste.
Dáta a informácie na cloude sú dnes dôležité
Akým spôsobom riadite vo vašej firme projektový manažment online? Využívate cloudovú centralizovanú platformu alebo viacero rôznych aplikácií? Bez toho, aby ste zhromažďovali potrebné dáta na jednej platforme, je priam nemožné úspešne riadiť projekt. V takom prípade bude výsledkom skôr chaos.
Ideálne je, ak má firma jeden komplexný online softvér, ktorý ponúka rôzne riešenia. Pre online projektový manažment je dôležité, aby boli všetky informácie rýchlo dostupné pre každého a najlepšie na jednom mieste. Inak ich dohľadanie môže trvať hodiny, čím komplikujete prácu vášho tímu a v dôsledku toho sa stupňuje jeho frustrácia vedúca k demotivácii.
Na to, aby ľudia mohli svoju prácu robiť dobre aj online, potrebujú efektívne nástroje a platformu, ktorá im pomôže dosahovať výsledky. V opačnom prípade strávia zbytočne veľa času manuálnym dohľadávaním dokumentov, vypĺňaním excelovských tabuliek a inými aktivitami, ktoré budú brániť dokončeniu pracovných úloh na čas.
FLOWii - jeden softvér a veľa riešení
Ak vo firme uvažujete nad softvérom, prostredníctvom ktorého by ste mohli riadiť projekty online, môžete otestovať aj aplikáciu FLOWii. Najlepšie je, ak investujete do softvéru, v ktorom nájdete všetko v jednom.
Prostredníctvom aplikácie FLOWii môžete riadiť projekt od začiatku až po jeho dokončenie. Či už potrebujete mať prehľad o jednotlivých úlohách alebo termínoch, komunikovať s kolegami alebo riešiť interné správy, projektové riadenie s FLOWii vám poskytuje okamžitý prehľad o stave vášho projektu. Vo FLOWii môžete využívať chat, aj e-maily.
Zamestnanci už viac nemusia pátrať po informáciách, pracuje sa im jednoduchšie a efektívnejšie. Vo FLOWii môžete priraďovať pracovné úlohy a sledovať, ako sa projekt vyvíja. Navyše máte pod kontrolou aj rozpočet projektu a jednotlivé výdavky, ba dokonca je vám k dispozícii aj fakturácia online.
Manažujte efektívne, komunikácia s tímom je kľúčová
Aj keď disponujete najlepším cloudovým softvérom na riadenie projektov, ktorý je základom k úspešnému dotiahnutiu, dôležitú úlohu zohráva komunikácia v tíme. Nastavte si pravidelné online stretnutia a jednotlivé priority a ciele, či už na dennej alebo týždennej báze. Dajte priestor vašim zamestnancom a pracovníkom, buďte otvorení ich spätnej väzbe, riešte s nimi vzniknuté výzvy a problémy.
Nezaťažujte svoj tím množstvom dlhých mailov. Ak ich začne byť príliš veľa, ľudia v tíme ich postupne začnú ignorovať. Myslite na efektívnu komunikáciu. Ak aj píšete maily, píšte ich stručne a zdôrazňujte v nich dôležité informácie dôležité pre vývoj celého projektu. Posielajte ich najmä členom tímu, ktorých sa týkajú. V prípade rýchlej komunikácie alebo neodkladnej otázky vám ako dobrá alternatíva poslúži chat.
Dajte ľuďom správne nástroje, riaďte projekt hravo
Jasné zadanie, plán úloh, pridelená zodpovednosť a termín – to všetko majú vaši ľudia na jednom mieste. Každý vie, čo robí a navzájom sa informujú. Projektový manažment online nikdy nebol jednoduchší a prehľadnejší. Projekt je iba taký úspešný ako úspešný je tím, ktorý na ňom pracuje. Ak riadite projekt, dajte svojim ľuďom vedieť, čo robia dobre a čo môžu zlepšovať. Komunikujte s nimi a prepájajte ich. Najmä – dajte im správne nástroje, vďaka ktorým budú môcť pracovať efektívne a s radosťou a vidieť za sebou relevantné výsledky. Napokon to robia pre firmu, v ktorej chcú byť prínosom.
Petra Nagyová
