Na konci roka sme pre vás spísali pár inšpiratívnych rád, ktoré sme vybrali z rozhovorov s Milanom Paprčkom z vydavateľstva CBS, Ivetou Hrabovskou z Gentlejam a Andreja Lehotu z rodinnej firmy Profirol. Veríme, že vám v nasledujúcom roku pomôžu robiť podnikanie ešte lepšie a nebáť sa zavádzať dôležité zmeny. Prečítajte si, ako v biznise využívajú aj systém FLOWii a CRM.
Milan Paprčka: Šéf nemá robiť populárne rozhodnutia, ale také, ktoré prinášajú prospešné zmeny
„Podnikanie sa neučí na školách, je to však povolanie ako každé iné. Podnikatelia by nemali robiť metódou pokus - omyl, ale mali by sa predovšetkým vzdelávať a učiť od úspešných ľudí, ktorí sami podnikajú. Ak sa presvedčíte, že niečo dáva zmysel, najlepšie je to aplikovať,“ radí majiteľ vydavateľstva CBS, Milan Paprčka.
Sám sa počas mnohých rokov podnikania musel učiť delegovať úlohy na druhých. „Pre podnikateľa je to dôležitá schopnosť. Nové nastavenie firmy nám v tom pomohlo. Uvedomil som si, že úlohy nemožno zadávať ústne. V opačnom prípade je to hra na telefón a pokyny sa dajú ľahko zmeniť, avšak ťažko odkontrolovať. Hľadali sme preto ideálny firemný systém,“ hovorí.
Vo vydavateľstve CBS už niekoľko rokov využívajú CRM od FLOWii. Vo firme potrebovali zlúčiť do jedného systému evidenciu zákaziek a obchodných prípadov, fakturáciu, financie i sledovanie príjmov a výdavkov. „Najprv sme si dali vyrobiť vlastný firemný systém na mieru. Vyvíjal sa asi rok, ďalší rok sme s ním pracovali, až sme si uvedomili, že s ním máme ešte viac práce. Napokon sme našli FLOWii,“ opisuje.
Firma využíva dochádzkový systém na tablete i online
CBS využíva aj dochádzkový systém FLOWii, ktorý manažérom ponúka prehľad o zamestnancoch firmy. „Zamestnanci u nás evidujú dochádzku cez tablet. Po príchode do práce alebo odchode z práce iba zadajú svoj kód a dochádzkový systém ich zaeviduje. Ak robia z domu, prihlásia sa do FLOWii z počítača alebo telefónu a dochádzku online odkliknú,“ vysvetľuje Milan Paprčka. Personalista ju potom na konci mesiaca skontroluje a vypočíta mzdu.
Pevná organizačná štruktúra a riadenie zákaziek sa vyplatí
Spoločnosť CBS má svoju pevnú organizačnú štruktúru. „Je to taká pavučina, ktorú evidujeme aj v systéme FLOWii. Na samom vrchu je riaditeľ firmy. Pod ním sú vedúci, ktorí majú pod sebou svoj tím ľudí. Každý má spísané svoje kompetencie a pracovné postupy. Ak k nám nastúpi nový zamestnanec, vďaka tomu vždy vie, čo má robiť,“ hovorí Milan Paprčka.
Ak sa pripravuje nový projekt (kniha alebo mapa), vo firme ho založia ako internú zákazku. Obchodník ešte vo výrobnom procese zaeviduje objednávku ako úspešný obchodný prípad. „Kolegyňa ju ešte pre istotu skontroluje a objednávku založí ako podzákazku internej zákazky. Potom na nej robia viacerí ľudia – redaktori, grafici, textári, prekladatelia či jazykový korektor. Každý má v projekte konkrétnu úlohu a zodpovednosť. Náš projektový manažment teda riadime online cez FLOWii a využívame aj plánovač úloh,“ hovorí podnikateľ.
Ku každej zákazke sa následne automaticky priradia príjmy. Vystavená online faktúra odchádza ku konkrétnemu zákazníkovi a priradí sa v systéme aj ku konkrétnej zákazke. Aj takýmto spôsobom si môže každý majiteľ alebo manažér firmy môže vo FLOWii odsledovať ekonomiku zákaziek.
Nezabúdajte na marketing ani v roku 2025
Bez marketingu sa dnes nezaobíde žiadna firma, tvrdí spolumajiteľka spoločnosti Gentlejam, Iveta Hrabovská. Podľa nej je dôležité, aby dnes firmy konzistentne a pravidelne budovali svoju značku na správnych marketingových kanáloch. „Je dobré, aby vaša firma figurovala všade, ale tlačte najmä tam, kde je vaša cieľová skupina. Netreba strácať čas a peniaze tam, kde sa cieľovka nenachádza,“ radí podnikateľom.
Od výroby unikátnych a chutných džemov a omáčiek z prémiovým alkoholom sa posunula aj k marketingovým konzultáciám. „Najviac ma fascinuje sociálna sieť LinkedIn a čo sa týka konzultácií, začala som sa zameriavať väčšinou iba na túto sociálnu sieť. Nie je to však môj core biznis, stále ho držím v rovine, aby ma to bavilo a aby mi spolupráce dávali maximálnu voľnosť a spokojnosť,“ hovorí.
Známu firmu Gentlejam nájdete na rôznych sociálnych sieťach. „Sme aj na Facebooku, Instagrame, ale LinkedIn stratégia je u nás základ. Tiež myslíme na PR, e-mail marketing, PPC kampane a ďalšie spôsoby reklamy. Je dôležité, aby naša značka rástla. Marketing musí byť komplexný a nie je dobré sa spoliehať iba na jednu z jeho oblastí,“ dodáva.
Aj Gentlejam využíva CRM a systém FLOWii
„Úplne si pamätám na obdobie, kedy sme CRM nemali. Bola to čistá katastrofa. Nevedela som si spomenúť na meno dodávateľa, koľko sme im toho dodali, v akej sume, aký cenník sme poslali zákazníkovi. V rámci obchodu to bol riadny neporiadok,“ priznáva dnes Iveta Hrabovská, ktorej mentor odporučil zaviesť vo firme CRM systém.
CRM od FLOWii bol pre firmu v pomere cena-kvalita najlepšou voľbou. Slúži na evidenciu obchodných prípadov a zákaziek, disponuje databázou zákazníkov a dodávateľov a v rámci B2B kampaní využívajú aj e-mailing. „FLOWii nám pomohlo, aby sme mali všetky kontakty krásne rozdelené, je s ním radosť pracovať,“ dodáva.
V Gentlejam sa obchoduje denodenne. Do systému preto zapisujú každý detail z predošlej komunikácie so zákazníkom vrátane výšky zrealizovanej zákazky a ďalšie potrebné informácie. „Zadávanie pripomienok nás drží v strehu,“ hovorí Iveta Hrabovská.
Mať poriadok vo financiách je základ
„Môj otec ma vždy učil, že mať poriadok v papieroch a financiách je základ. Ak by som mal niečo poradiť podnikateľom, boli by to dve veci. Robte to inak a lepšie ako ostatní. Druhou vecou je kontrola financií. Nič nie je dôležitejšie, než každý mesiac sledovať firemné financie. Ak na mesačnej báze vidíte cash flow, firmu máte pod kontrolou,“ hovorí Andrej Lehota, ktorý spolu s bratom vedie rodinnú firmu Profirol. Vo firme si na mesačnej báze vedú finančné štatistiky. FLOWii navyše dokáže podať prehľad aj v grafickej forme.
Pre majiteľov firmy sú dôležité dobre nastavené procesy. Dokonca zaviedli aj CRM systém od FLOWii, vďaka ktorému majú manažéri i zamestnanci všetky dôležité informácie na jednom mieste.
„Nevyužívame iba online fakturáciu. Rozhodli sme sa pre CRM, ktoré nám ponúka kvalitnú databázu na evidenciu klientov. Je to pre nás veľká pomoc. Vďaka CRM môže firma rozvíjať a aktualizovať databázu zákazníkov, sledovať obchodné prípady a evidenciu zákaziek. Vďaka FLOWii vidíme, v akom stave sa práve nachádza zákazka. Navyše máme nastavený systém tak, aby v prípade choroby alebo dovolenky zamestnanca, mohol vo firme ktokoľvek prebrať klienta a zákazku. Ak niekto nečakane ochorie, vieme, kde má naplánovanú montáž a kedy má kontaktovať zákazníka, aby sme zákazku dotiahli dokonca,“ dodáva konateľ firmy.
Dobrá rada na záver
Ak chce byť niekto dobrým chirurgom, musí sa to najprv naučiť. „Rovnaký prístup by mal mať každý podnikateľ, ak chce byť skutočný profesionál," apeluje Milan Paprčka.
Hoci dnes podľa neho existuje veľa rôznych kurzov, problémom je, že mnohí nové poznatky neuvedú do praxe. „Často nemajú odvahu presadiť zmeny, pretože ľudia prirodzene nemajú radi zmeny. Zmena je však prirodzenou súčasťou vývoja a potrebuje ju každá firma. Šéf nemá robiť populárne rozhodnutia, ktoré sa páčia ľuďom, ale také, ktoré prinášajú zásadné zmeny v prospech firmy a ľudí,“ radí.
Vo FLOWii sme pre vás pripravení aj v roku 2025. Ak uvažujete nad automatizáciou procesov a potrebujete poradiť, kontaktujte nás. Naši konzultanti nájdu riešenia pre váš biznis a aj na vaše výzvy.
