Projektový manažment je časovo, personálne a kvalitatívne náročná činnosť. Počas riadenia projektov neustále aktualizujete tabuľky, obklopujú vás papieriky, poznámky a pravidelne sa zúčastňujete na poradách. Pri množstve týchto aktivít strácate času, ktorý by ste mohli venovať ešte dôležitejším veciam v projekte.
Prehľad softvérov na riadenie projektov
Ak zachováte prehľad a poriadok v projektoch, bude sa vám pracovať lepšie a najmä efektívnejšie. Tento stav dokážete docieliť aj pomocou správneho softvérového nástroja na riadenie projektov. Softvéry, ktoré dnes ponúka trh, sú natoľko vyspelé, že vám poskytnú nielen prehľad o všetkých informáciách a postupoch, ale množstvo z každodenných činností dokážu automatizovať.
V tomto článku vám vysvetlíme, čo je softvér na správu projektov, načrtneme jeho kľúčové funkcie, ktoré je dôležité zohľadniť pri výbere systému pre vaše podnikanie, a samozrejme vám poskytneme výber najlepších systémov na online projektové riadenie na trhu.
Čo je softvér na správu projektov?
Project Management Software, alebo softvér na riadenie projektov je informačný systém používaný v širokom spektre priemyselných odvetví na plánovanie rôzneho druhu projektov a zákaziek. Umožňuje projektovým manažérom a tímom kontrolovať riadenie kvality, rozpočet, dokumentáciu a veľa iného. Tento softvér slúži na uľahčenie práce na danom projekte a podporuje spoluprácu medzi účastníkmi projektu.
Čo presne má robiť dobrý softvér na riadenie projektov?
Pri sledovaní a riadení projektov je potrebné brať do úvahy kvantum vecí. Od sledovania výsledkov až po správu zdrojov, riadenie rozpočtu a spoluprácu s členmi tímu. To platí aj pri výbere správneho softvérového nástroja na riadenie projektov.
Tu je zoznam 6 najdôležitejších funkcií softvéru na správu projektov, ktoré vám pomôžu pri rozhodovaní.
- Prehľad úloh - schopnosť priradiť a aktualizovať stav úloh.
- Harmonogram prác - veľa nástrojov ponúka kalendáre, Ganttove diagramy alebo fázy projektu, ktoré vám pomôžu pochopiť, v akom stave sa projekt nachádza a koľko času potrebujete na jeho dokončenie.
- Zdieľanie súborov - schopnosť zdieľať a organizovať kľúčové projektové dokumenty.
- Komunikácia - v projektovom manažmente je to jeden z najdôležitejších bodov, pretože plynulý komunikačný tok znamená rýchle a ľahké riešenie problémov.
- Reporting - je dôležitý pre všetkých členov tímu, pokiaľ ide o aktualizáciu projektu. Je to však dôležité aj pre projektových manažérov, ktorí sa chcú ubezpečiť, že projekt napreduje a úlohy sa vykonávajú správne.
- Financie – projekt by mal vykazovať ziskovosť. Je dôležité, aby ste vedeli naplánovať, sledovať a vyhodnocovať finančnú stránku projektov.
21 top softvérov na riadenie projektov
S ohľadom na tieto aspekty sa pozrime na 21 najlepších softvérov na správu projektov, ktorým dôverujú malé, stredné ale aj veľké firmy po celom svete.
1. Basecamp
Basecamp je populárny softvér na správu projektov. Používajú ho mnohé pracovné tímy, ktoré riadia projekty. Okrem iného ponúka priestor na diskusie, kde môžu používatelia zanechávať svoje komentáre. Basecamp vám pošle každý deň na e-mail rekapituláciu projektov, na ktorých váš tím pracuje. Používatelia môžu prispievať do diskusií aj prostredníctvom e-mailu. Jednou z nevýhod je nedostatočná možnosť prispôsobenia. Napríklad nemôžete pridať odhadované trvanie úlohy, taktiež nie je možné jednu úlohu prideliť viac ako jednej osobe. Basecamp je jeden z prvých online nástrojov, ktorý sa snaží zachovať svoju jednoduchosť.
2. Teamwork Projects
Teamwork Projects je vynikajúci softvér na správu projektov pre pokročilých používateľov. Tímové projekty zahŕňajú všetky nástroje potrebné na sledovanie vývoja projektu. Aplikácia je flexibilná a obsahuje rôzne intuitívne funkcie ako je manažovanie úloh, výmena správ, ukladanie súborov, nástroje na sledovanie času a pod. Podpora ukladania súborov je prístupná aj na serveroch DropBox, Google Drive a Box.com.
3. ProofHub
ProofHub je online aplikácia na riadenie projektov, ktorá kladie dôraz na jednoduchosť. Tento softvér na správu projektov je určený predovšetkým pre malé a rastúce podniky. Projekty sú prideľované skupinám a klientom, ktorí sú schopní diskutovať, zdieľať a upravovať dáta. Proofhub tiež ponúka vytvorenie vlastných profilov pre používateľov na vytváranie Ganttových diagramov. ProofHub poskytuje správu úloh, pracovné toky a tabule, sledovanie času, diskusie, chat, kalendár, správu súborov, poznámky a upozornenia v aplikácii.
4. Zoho Projects
Zoho projects je rozsiahly softvér na správu projektov s priamym rozhraním. Tento softvér pokrýva oblasti ako sú projektové plánovanie, Ganttove diagramy, nástroje na tvorbu správ. Môže byť tiež integrovaný s nástrojmi ako Google Apps a DropBox.
5. Nifty
Nifty je nástroj na správu projektov, ktorý skracuje vývojové cykly projektu a zvyšuje produktivitu tímu kombináciou všetkých dôležitých funkcií projektového riadenia do jediného softvéru. Softvér spoločnosti Nifty vám umožňuje spravovať úlohy prostredníctvom prehľadu KANBAN alebo databázového zoznamu. Má zabudovaný kalendár, ktorý je možné integrovať s Googlom. Tiež je dostupné zdieľanie súborov a dokumentov. Nifty má integráciu s Githubom, vďaka ktorej je Nifty skutočne jedinečný tým, že podporuje medzirezortnú spoluprácu a to neponúka žiaden iný softvér.
6. Trello
Trello sa na rozdiel od ostatných softvérov na riadenie projektov líši v tom, že ide o nástroj, ktorý plne využíva grafické rozhranie online kanbanu. To znamená, že vizualizuje celý projekt iba v jednom zobrazení a jednotlivé úlohy sa vnárajú do stĺpcov, medzi ktorými sa podľa aktuálneho stavu presúvajú. Trello umožňuje vytvárať tzv. karty a pohybovať nimi akoby po „šachovnici“. Tieto karty môžu zobrazovať napríklad konverzácie alebo zoznamy úloh, ktoré je možné umiestniť na nástenku, čím sa sprístupnia všetkým určeným používateľom.
7. JIRA
JIRA je populárny softvér na správu projektov, ktorý sa stará hlavne o agilné tímy pre vývoj softvéru. V rámci softvéru môžu tieto tímy vytvárať prispôsobiteľné kanály kanban a využívať agilné prehľady v reálnom čase. Používatelia môžu tiež sledovať chyby, prezerať všetky nevyriešené problémy a monitorovať čas strávený vykonaním na úlohách. JIRA sa dodáva so sadou rozhraní API, ktoré používateľom umožňujú pripojenie k mnohým softvérom tretích strán.
8. Asana
Softvér na správu projektov Asana ponúka úlohy, projekty, konverzácie a informačné panely pre jednoduchosť práce. Mnoho spokojných používateľov tvrdí, že najšikovnejšou funkciou, ktorú tento nástroj ponúka, je schopnosť pridávať polia zákazníkov a sledovať iba to, čo je pre vás dôležité. Softvér tiež ponúka tímové stránky, kde sú zdieľané nápady a konverzácie, a tiež „Smart Box“, kde členovia tímu dostávajú iba dôležité aktualizácie projektu. Môže byť integrovaný s veľkým počtom ďalších systémov vrátane Google Drive, DropBox, Github, MailChimp, atď.
9. MeisterTask
Jednoduchá, ale výkonná štruktúra kanbanu MeisterTask uľahčuje plynulé riadenie projektov. Vďaka svojej širokej škále možností spolupráce je tento inteligentný a intuitívny nástroj na správu úloh obľúbenou online voľbou pre tímy, ktoré oceňujú čistý vizuálny dizajn a pekné užívateľské rozhranie.
Vďaka funkciám, ako je sledovanie, využívanie zmienok a plánovanie úloh, je spolupráca s kolegami cez homeoffice ale i v kancelárii jednoduchá a príjemná. MeisterTask obsahuje aj prvotriednu agendu: osobnú tabuľu, na ktorú je možné pripájať a organizovať úlohy z ľubovoľného projektu.
10. Monday.com
Začnite s Monday.com vytvorením svojho osobného pracovného toku. Pomocou tohto pracovného toku môžete vizualizovať a zvýrazniť prvky, ako je napríklad správa času, text alebo umiestnenie. S týmto nástrojom môžete pracovať s celým svojím tímom a ušetriť čas, ktorý by ste bežne strácali ukladaním dôležitých dokumentov a zaznamenávaním konverzácií.
11. Wrike
Wrike je cloudový softvér vhodný na správu projektov. Tento nástroj pomáha používateľom sledovať každodenné operácie. Zaisťuje, aby bol projekt dokončený v rámci stanovených požiadaviek a do výšky vopred stanovených nákladov. Pri nastavovaní úloh môže byť Wrike integrovaný s ďalšími internetovými nástrojmi, ako je Google Apps, Microsoft Excel, Dropbox a mnoho ďalších. Aplikácia Wrike tiež poskytuje možnosť transformovať e-maily na úlohy. Integrácia e-mailov tiež umožňuje používateľom vytvárať, prideľovať alebo upravovať dokumenty zo svojich e-mailových účtov.
12. Workfront
Workfront je užívateľský softvér na správu projektov, ktorý ponúka prispôsobiteľné riadiace panely projektu, prehľady v reálnom čase a jasné informácie o všetkých prebiehajúcich úlohách a činnostiach vrámci teamu. Ponúka tiež nástroje na plánovanie kapacít a stanovenie priorít projektu a zároveň upozorňuje tímy na prebiehajúce práce. Workfront je možné integrovať do ďalších systémov, ako sú Adobe Creative Cloud, Google Drive a Microsoft Outlook.
13. Hubstaff
Hubstaff je vynikajúci nástroj založený na agilnej metodológii. S Hubstaffom sa môžete sústrediť na uprednostňovanie úloh, automatizované stand-upy a jednoduché zdieľanie komentárov a stavu projektu so svojimi členmi tímu.
14. LiquidPlanner
LiquidPlanner je softvér na správu projektov, ktorý sa automaticky prispôsobuje vášmu podnikaniu. Keď sa zmenia priority a zdroje používateľa, softvér tieto zmeny automaticky aktualizuje. Tento softvér tiež ponúka viditeľnosť všetkých vašich projektov a ukáže vám náhľad na pokroky, riziká a rozpočty pre všetky projekty naraz. Jedná sa o pokročilú analytiku, ktorá pomáha používateľom spravovať výkonnosť projektu, sledovať náklady a zisky, monitorovať využitie zdrojov a portfólio klientov.
15. Clickup
Clickup je ideálny pre správu procesov a úloh. Môžete prispôsobiť svoj pracovný tok, priradiť úlohy a pridať rôzne podtypy pre úlohy. Ak pracujete s Agile, tento nástroj vám bude vyhovovať. Spravujte zdroje, kontrolujte zaťaženie svojho tímu a spolupracujte i s ostatnými tímami.
16. TeamGantt
TeamGantt je softvér na správu projektov, ktorý vyhovuje najmä menším podnikom. Do dvoch hodín hravo zvládnete všetky nastavenia, ktoré TeamGantt ponúka. Softvér umožňuje používateľom pozvať kolegov do Ganttovho diagramu, ktorý po udelení prístupu dokážu tiež upravovať. Jedinými slabými miestami TeamGanttu je komunikácia a spolupráca v aplikácii.
17. Backlog
Backlog je nástroj, ktorý uľahčuje riadenie projektu a spoluprácu na projekte viacerým tímom. Môžete rozumne spravovať projekty a úlohy. Pre každý tím existujú špeciálne funkcie. Tímy, ktoré sú zamerané na predaj, môžu sledovať najmä potenciálnych zákazníkov.
18. Celoxis
Celoxis patrí medzi najlepšie softvérové programy na riadenie podnikov na celom svete. Tento softvér je jednoduchý, má responzívne rozhranie, ktoré obsahuje prehľad projektov podľa Ganttovho diagramu a množstvo rôznych finančných nástrojov, ktoré môžu pomôcť sledovať príjmy projektu. Celoxis poskytuje online verziu alebo môžu používatelia dáta prevádzkovať sami na vlastných serveroch. Tento softvér má veľa skvelých funkcií, ale v čom skutočne vyniká, je vytváranie prehľadov pomocou pokročilého nástroja na vytváranie štatistík, podrobných grafov, časovo formulovaných údajov a flexibilných / zdieľateľných prehľadov.
19. Plutio
Plutio je platforma na správu firiem, ktorá zahŕňa všetko v jednom. Pomáha spravovať a vytvárať projekty, úlohy a odosielať faktúry. Vďaka Plutio sledujete svoj čas odkiaľkoľvek a vizualizujte časové informácie všetkých ľudí v tzv. „výkonnom časovom hárku“. S programom Plutio budete mať prehľad o takmer všetkom.
20. ProjectManager.com
Predposledným softvérom je ProjectManager.com. Tento vysoko ocenený nástroj má niekoľko užitočných funkcií vrátane správy úloh a pracovných výkazov, ktoré je možné vzdialene aktualizovať. Tento nástroj na správu projektov tiež ponúka svojim používateľom Ganttove diagramy, funkcie plánovania projektu a informačný panel v reálnom čase.
21. FLOWii
FLOWii je slovenský softvér na riadenie projektov a zákaziek. Je jednoduchým a intuitívnym riešením pre firmy, ktoré sú zamerané projektovo alebo chcú manažovať svoj biznis systematicky a strategicky. Táto cloudová aplikácia ponúka rozsiahle možnosti riadenia a správy zákaziek. Je výnimočná tým, že sa skladá z viacerých na seba nadväzujúcich riešení ako sú CRM, mini ERP systém, ale aj riadenie zákaziek, manažment pracovných úloh, online fakturácia, financie, skladové hospodárstvo a jednoduchý dochádzkový systém. Systém FLOWii alebo ktorýkoľvek modul si dokážete aktivovať alebo deaktivovať podľa vašich aktuálnych potrieb a tiež k nim nastaviť príslušné používateľské oprávnenia. FLOWii ponúka svoje riešenia i zákaznícku podporu v slovenskom, českom, maďarskom i anglickom jazyku a momentálne sa pracuje na vynovenom webovom rozhraní softvéru i novej mobilnej aplikácii FLOWii.
Výber softvéru - ako na to?
Pri výbere správneho softvéru na riadenie projektov je dôležité brať do úvahy faktory, ako je veľkosť vášho podniku, počet užívateľov, počet funkcií, ktoré chcete využívať a najmä jasne definované krátkodobé aj dlhodobé ciele. Každopádne, využívanie project management softvéru vám i vášmu tímu zaručene uľahčí podnikanie.
