Výber vhodného podnikového softvéru nie je vždy jednoduchá záležitosť. Podnikatelia na jednej strane vítajú nárast výkonnosti, efektivity a úsporu času, ktorú im prináša, na druhej strane neraz nenávidia funkcionality, ktoré nefungujú podľa ich očakávaní a narúšajú tak pracovné prostredie. Aký je rozdiel medzi balíkovým riešením a vlastným riešením softvéru?
Mnohé prieskumy medzi firmami ukázali, že viac ako polovica implementácií podnikového softvéru zlyhala, pretože neuspokojila ich skutočné potreby a nedokázala prispieť k rastu spoločnosti. Ľudia tak boli nútení svoje riešenia dopĺňať o rôzne iné systémy, pomáhať si s excelovskými tabuľkami a zošitmi a kompenzovať nedostatky pôvodného softvéru. Pozreli sme sa preto na to, aké sú výhody a nevýhody softvéru vyvinutého na mieru a komerčného CRM.
Aké sú výhody softvéru vyvinutého na mieru?
Vývoj softvéru na mieru spočíva v jedinečnosti vášho biznis modelu. Vaše podnikanie by sa nemalo prispôsobovať obmedzeniam softvéru, práve naopak. Softvér by mal byť navrhnutý presne vašim firemným potrebám a na mieru vášmu biznisu.
Nie každá spoločnosť je však na začiatku pripravená realizovať významné investície do vývoja vlastného podnikového softvéru. Ak chcete dokonalé riešenie na mieru, budete potrebovať dostatok voľného času na vypracovanie plánu, definovanie si jasnej vízie a požiadaviek.
Rovnako definujte svoje očakávania dizajnérom a vývojárom. Manažovanie samotného projektu pozostáva aj zo zodpovedania otázok, ktoré sa vám vyskytnú v procese vývoja, počas testovania či z podávania spätnej väzby vo vzťahu k vývojovému tímu. Taktiež nezabudnite na vlastný tréningový a školiaci program. Ak vám všetky uvedené “povinnosti” pripadajú skôr na príťaž, určite zvážte už hotovú formu komerčného podnikového softvéru, ktorý je okamžite pripravený na použitie.
Čo sa deje, ak ste vlastníkom softvéru?
Pri softvéri na mieru by mala byť aplikácia i zdrojový kód vlastníctvom jej konečného užívateľa. Uistite sa preto, či v zmluve o vývoji softvéru s vaším developerom stojí klauzula, že ste skutočným vlastníkom softvéru.
Softvér prispôsobujte potrebám firmy
Dobre navrhnuté softvérové riešenie ponúka rýchlu implementáciu zmien a adaptáciu nových modulov, ktoré urýchlia rast vášho biznisu. Nemenej dôležité je aj určenie priorít, ktoré zmeny softvéru sú skutočne nevyhnutné a ktoré možno označiť za sekundárne.
Je na vás, či budete mať vlastných programátorov alebo externých
Ak máte svoj podnikový systém “nakódený” v konvenčných nástrojoch ako napríklad Microsoft Visual Studio, môžete si vybrať, či sa rozhodnete pre niekoho spomedzi množstva externých konzultantov alebo si najmete vlastných programátorov priamo do pohodlia svojej firmy. Nie ste tak limitovaní obmedzeným množstvom vysoko špecializovaných IT špecialistov, ktorí majú na trhu svoju cenu.
Usporíte náklady za školenia a tréningy
Zaškolenie zamestnancov do užívania softvéru šitého na mieru je v porovnaní s balíkovým riešením časovo menej náročné.
- Nová aplikácia podporuje procesy a aktivity, ktoré sú už zamestnancom dobre známe
- Riešenie na mieru používa jazyk, ktorý je špecifický vášmu biznisu
- Nová aplikácia zahŕňa iba to, čo skutočne potrebujete. Prebytok funkcionalít sa prejavuje v situáciách, kedy počas práce plytváte časom prechádzaním nepotrebných položiek v menu a nikdy nenájdete to čo skutočne potrebujete
- Ušetríte na poplatkoch, pretože riešenie na mieru je vaším výlučným vlastníctvom a nikomu tak neplatíte žiadne licenčné poplatky za užívateľov/ zamestnancov a neplatíte ani poplatky za ročnú údržbu
Aké sú výhody komerčného softvéru?
Komerčné softvéry sa často nazývajú aj balíkové softvéry a zahŕňajú rôzne aplikácie - či už od známeho Microsoft Word a Excel, cez komplexné online CRM systémy, akým je napríklad FLOWii, až po robustné biznis riešenia, tzv. ERP (Enterprise Resource Planning – plánovanie podnikových zdrojov), ktoré zahŕňa napríklad výrobu, účtovníctvo a podporu predaja.
Nechajte to na expertov
Komerčný softvér vám ponúka vymoženosti, ktoré boli vyvinuté expertmi s rozsiahlymi skúsenosťami v spolupráci s rovnakými alebo podobnými firmami ako tá vaša. Rozumejú potrebám firiem. Špecialisti taktiež určujú pravidlá používania systému, jednotlivé módy, hlavné menu, reporty či dizajn hlavnej obrazovky.
Zdieľajte náklady a ušetrite
Náklady na programovanie a vývoj zdieľate so všetkými spoločnosťami, ktoré sú vlastníkmi licencie na vami vybraný komerčný softvér. Pozrite sa na výber niektorých fixných a variabilných nákladov ktoré takto usporíte.
Pre rozsiahle riešenia ako sú napríklad ERP systémy, kalkulujte okrem kúpnej ceny softvéru aj s nasledujúcimi dodatočnými nákladmi:
- Servisné poplatky: miniete na ne 150% až 200% z obstarávacej ceny softvéru. Jedná sa hlavne o inštalačné, školiace poplatky, prípadne náklady za exportovanie dát.
- Ročné poplatky: Množstvo sprostredkovateľov a predajcov softvéru účtuje 15% až 30% z obstarávacej ceny softvéru vo forme takzvaných “udržiavacích poplatkov”.
- Poplatky za užívateľov: Tzv. licenčné poplatky, ktoré platíte v prípade rozšírenia súčasného riešenia o ďalšieho nového užívateľa resp. zamestnanca. Čím viac rastiete, tým viac platíte.
- Úprava softvéru na mieru: Ak by vás napadlo upraviť váš zakúpený balík o nejaké ďalšie vymoženosti na mieru vašich požiadaviek, pripravte si rozpočet na hodinové sadzby programátorov, ktorí sú autorizovaní na prácu výlučne s vašim softvérom. Pripravte sa aj na čas , ktorý bude potrebné vynaložiť na návrh riešenia, manažment projektu, jeho implementáciu ako aj testovanie hotovej verzie. Nezabudnite sa spýtať aj ostatných kolegov, či spoločností, ktoré sa rozhodli doplniť svoj základný balík o ďalšie funkcionality, či im moduly riadne fungovali a či úpravu hodnotia ako efektívnu.
Zakúpte a spustite svoj nový softvér hneď teraz
Nemusíte čakať kým vývojári navrhnú, vyvinú, otestujú a implementujú vaše nové softvérové riešenie. Môžete si ho kúpiť a začať používať hneď teraz. Hoci budete musieť investovať určitý čas a energiu do prieskumu a vyhodnoteniu ponúkaných “balíkových možností” vo vzťahu s vašimi potrebami, výsledok by mal priniesť kandidáta, ktorý bude najlepšou možnosťou po užívateľskej aj nákladovej stránke.
Užívajte dostupné verejné vzdelávanie
Pokiaľ ste užívateľom komerčného riešenia, v prípade potreby si môžete skočiť do vášho obľúbeného kníhkupectva a zakúpiť literatúru či príručku týkajúcu sa vášho softvéru. Moderné spoločnosti ponúkajú aj spôsob vzdelávania a tréningov na diaľku - prostredníctvom širokého spektra e-learningových možností.
Na záver možno konštatovať, že komerčne predávané softvérové riešenia vykazujú vysokú pravdepodobnosť uspokojenia vašej potreby. Samozrejme táto výhoda platí iba za podmienky, že vaše podnikanie a procesy sú podobné veľkej väčšine ostatných podnikateľov/užívateľov. Vo väčšine si komerčný softvér vyberú najmä firmy od jedného až po 50 zamestnancov. V opačnom prípade odporúčame porozmýšlať nad náročným riešením vyhotoveným presne na mieru vašich požiadaviek.
Pre a proti jednotlivých riešení
Balíkové riešenie
Riziko - Otestovaný a osvedčený produkt
Kvalifikovaný tím - Nie sú potrební odborníci na analýzu, návrh a vývoj softvéru
Čas - Minimálny čas na implementáciu. Postačuje niekoľko dní, či týždňov
Cena - Úvodné náklady sú nízke
Prevádzkové náklady/cena - Zahrnuté v cene balíčkového riešenia. Prevádzkové náklady znáša poskytovateľ softvéru. Cena za balíčkové riešenie sa platí jednorazovo, mesačne alebo ročne
Požiadavky a funkcie - Nemusí spĺňať všetky požiadavky
Podpora - Záleží od dodávateľa. Väčšina dodávateľov poskytuje rozsiahle formy podpory a školení
Dokumentácia - Očakáva sa vysoko kvalitná a prehľadná dokumentácia k používaniu softvéru
Flexibilita - Ďalšie súvisiace aplikácie sú obvykle ľahko dostupné
Udržateľnosť - Vylepšenia a aktualizácie sú zabezpečované výrobcom
Majetok - Nie je v majetku vašej firmy, ale náklady naň si môžete uplatniť
Vlastné riešenie
Riziko - Nový produkt so sebou nesie väčšie riziko
Kvalifikovaný tím - Potrebné značné odborné znalosti v oblasti analýzy, návrhu a vývoja
Čas - Je potreba viac času na dokončenie, analýzy, dizajn a vývoj (v priemere 1-3 roky)
Cena - Úvodné náklady sú vysoké
Prevádzkové náklady/cena - V závislosti od povahy softvéru a jeho komplikovanosti. Investícia môže byť pravidelná podľa nutnosti programovania nových funkcionalít
Požiadavky a funkcie - Navrhnutý tak, aby vyhovel všetkých požiadavkám
Podpora - Podpora a školenia sú k dispozícii prostredníctvom projektového tímu
Dokumentácia - Kvalita dokumentácie závisí od schopnosti konkrétnych členov projektového tímu
Flexibilita - Ďalšie aplikácie musia byť vyvinuté na zákazku
Udržateľnosť - Vylepšenia musia byť vyvinuté na zákazku
Majetok - Je v majetku firmy a môže zvýšiť hodnotu podniku
