Výber CRM alebo ERP je väčšinou na pleciach majiteľa firmy alebo sa tejto zodpovednosti ujme niektorý z vedúcich pracovníkov. Ako však zvoliť správny postup, podľa ktorého môžete hľadať, testovať a nasadiť vhodný systém, ktorý pomôže vašej firme?
Skúste sa zahrať na architekta. Tejto úlohy by ste sa mali chopiť ešte pred samotným procesom vyhľadávania a testovania CRM alebo ERP systému. Je to podobné ako pri prerábaní domu. Či už navrhujete nový alebo prerábate existujúci, najdôležitejšia je príprava, aby vám raz nespadol na hlavu.
Marketingovú stetégiu by mala mať každá úspešná firma
Napokon ide o investíciu na dlhé roky. Ak si niečo dokážete dokonale zvizualizovať nielen v hlave, ale aj na papieri ešte pred výstavbou, máte takmer vyhraté. Príprava totiž predchádza pádu.
Vyberáte systém? Položte si niekoľko dôležitých otázok?
1. Aký je váš štýl?
Aké funkcie od systému aktuálne očakávate? V čo môže byť pre vašu firmu prínosom?
2. Čo vtedy, ak sa vaša firma rozrastie?
Kde vidíte vašu firmu o rok alebo dva? Niektoré funkcie dnes nepotrebujete, ale prijímaním ďalších zamestnancov a väčším dopytom zákazníkov sa budú vaše nároky meniť. Myslite na to dopredu.
3. Máte vo firme nastavené aspoň základné procesy?
Ak ich nemáte, určite sa do nich pustite. Aj vďaka procesom zistíte, aké dáta budete do systému zadávať a aké dáta budete potrebovať v systéme vyhodnocovať.
4. Aký máte rozpočet?
Každý systém niečo stojí. Aj Pinterest má krásne dizajnové návrhy, ale keď prídete k predajcovi a ukážete mu svoju predstavu, cenovka je častokrát vyššia, než si môžete dovoliť. V softvéroch sú samozrejme aj verzie zadarmo, ale asi nechcete ani vy podnikať zadarmo, ak nie ste neziskovka alebo občianske združenie.
Plánujte podnikové zdroje aj vďaka ERP systému.
Bezplatné verzie sú oklieštené a ďaleko s nimi nezájdete. Na trhu sa samozrejme nájdu aj výnimky a dočasne vám môžu stačiť. Vďaka cloudovým riešeniam dokážete nájsť systémy už od cca 15 EUR/mesačne pre jedného používateľa.
5. Aký zvolíte postup prerábky?
Pri nasadení systému je dôležité vedieť, aký postup nasadenia zvolíte. Spíšte si preto vašu jasnú predstavu, začnite googlením, odporúčaním od blízkych podnikateľov alebo si vyklikajte funkcie a potreby napríklad cez Capterra a tá vám vyhodí zoznam vhodných systémov. Väčšina je zahraničných, čo môže byť sem-tam nevýhoda. Preto si výber systému dobre premyslite najmä kvôli zákazníckej podpore. Určite vám odporúčam otestovať aj náš systém FLOWii.
Ak ste si vybrali crm alebo erp systém, začnite ho testovať. Pred testovaním odporúčam zaslať zoznam požiadaviek na softvér priamo zákazníckej podpore. Vo FLOWii vám na vaše otázky radi odpovieme a nájdeme si čas aj na krátku konzultáciu. Ušetríte si tým drahocenný čas a zistíte, či vami požadované funkcie systém obsahuje.
Načasujte si nasadenie systému, urobte školenie pre vybraných zamestnancov a spustite testovaciu prevádzku (nie v celej firme). Upravte procesy, spíšte smernice, pripravte komunikačný plán, vyzdvihnite prínos nového softvéru a motivujte zamestnancov k používaniu systému.
6. Bude sa prerábka páčiť iba vám alebo zapojíte aj vašu polovičku?
Samozrejme, výber vhodného systému by nemala byť one man show. Muž vo väčšine prípadov nenavrhne kuchyňu tak dokonale ako partnerka (bez urážky, prosím). Tým chcem povedať, že do procesu výberu systému zahrňte svoj tím. Spýtajte sa svojich ľudí, čo im vo firme nefunguje a čo by potrebovali zlepšiť.
Nakoniec aj vedúci pracovníci zistia, že sú zahrnutí do budovania lepšieho prostredia a tak trochu nevedome im dávate zodpovednosť systém používať a "žiť v ňom". Veď napokon, tak trochu si ho vysnívali.
Doba praje flexibilným. Dnes dokážete v menšej firme nastaviť cloudový CRM alebo ERP systém behom pár hodín, či dní. A to s minimálnymi výdavkami. Len musíte vedieť, čo chcete a ako to chcete, preto je hra na architekta dôležitá.
Patrik Škulavík, FLOWii
