Spoločnosti potrebujú dobre vypracovaný strategický plán i projektové riadenie, ale je potrebné si uvedomiť, že ide o dve odlišné veci. Kým ciele projektového manažmentu sa zameriavajú len na budúci úspech súčasného produktu alebo programu a často majú obmedzený časový plán, ciele strategického manažmentu zahŕňajú snahu celého podniku o úspech v dlhodobom časovom horizonte.
Strategické plánovanie preto spoločnosti používajú na stanovenie priorít, zamierenie energie a zdrojov na dohodnuté ciele a posúdenie a úpravu svojho smerovania v reakcii na meniace sa prostredie. Efektívne strategické plánovanie vyjadruje nielen to, kam sa firma uberá a kroky potrebné na dosiahnutie pokroku, ale aj to, ako bude vedieť či je úspešná.
Plánovanie stratégie je tak jedným z najdôležitejších aspektov a výziev riadenia spoločnosti. V priebehu rokov zaznamenala oblasť manažmentu projektového portfólia obrovské zmeny, v rámci ktorých boli excelovské tabuľky nahradené komplexnejším podnikovým riešením SaaS (Software as a service) v podobe CRM a ERP systémov.
S príchodom nových technológií a manažérskych postupov naďalej prechádzajú významným vývojom. Prispela k tomu aj nestálosť trhov posledných dvoch rokov, pandemické opatrenia a najmä masívne odstávky a globálne blokády, ktoré svet biznisu budú naďalej ovplyvňovať. Tieto prerušenia formovali trendy postupov manažmentu, pretože organizácie sa snažili osvojiť si nové spôsoby riadenia svojho celkového portfólia ako aj jednotlivých projektov. Aké sú teda najvýznamnejšie zmeny v tvorbe stratégie a oblasti manažmentu?
Zapojte zamestnancov do plánovania
Strategické plánovanie je živý proces. Diskutovať a navrhovať strategicky plán v izolovanej skupine vedenia už dnes nie je efektívne. Aby sa firma dostala z východiskovej do plánovanej pozície, je nutná spolupráca na všetkých úrovniach jej štruktúry. Otvorte sa a zaujímajte sa o pohľady všetkých zamestnancov.
Reflektovanie postrehov jednotlivých pracovných tímov pomôže zúžiť hlavné a relevantné výzvy a identifikovať problémy. Zamestnanci by mali mať pocit, že ich počúvate a podporujete. To pomáha organizácii vidieť, ako jednotlivé projekty navzájom súvisia a ako sa každý spája s celkovými strategickými cieľmi organizácie. Spoluzodpovednosť je kľúčová, aby strategické plánovanie fungovalo čo najlepšie. Zvýšte transparentnosť pomocou spoločného stanovenia cieľov.
Buďte informovaní a myslite trhovo
Projekty a stratégia boli tradične samostatnými doménami. Za posledných pár rokov sa toho ale veľa zmenilo v produktoch a službách orientovaných na spotrebiteľa a to aj v tých, ktoré používajú spoločnosti a ich zamestnanci. Navyše problémy s dodávateľskými reťazcami, inflácia a mnohé ďalšie faktory majú dnes hlboký vplyv na rozhodnutia o dodávkach každého budúceho projektu.
Projektoví manažéri preto dnes preberajú dôležitú úlohu v širšej organizačnej stratégii a musia sa viac zamerať na pochopenie vzťahu medzi programami, portfóliami a projektmi. Správne riešenia si vyžadujú pohľad z perspektívy a zároveň vnímanie detailov. Preto je veľmi dôležité zahrnúť spolu pri stratégii poznatky o zákazníkoch, trendy na trhu, sociálne zmeny v spoločnosti, ale aj osvedčené postupy vo vašom segmente. Iba tak udržíte zdravú rovnováhu portfólia a zabezpečte ho aj do budúcnosti.
V strategickom plánovaní rátajte aj s prácou z domu
Home office a formy hybridnej práce boli na vzostupe už pred rokom 2020 a pandémia ich len akcelerovala. Trendy v súčasnosti ukazujú, že organizácie budú v blízkej budúcnosti naďalej umožňovať a posilňovať prácu na diaľku. Táto zmena vytvára rôzne výzvy pre projektových manažérov.
Práve na ich zvládnutie je dnes už nevyhnutnosťou softvér na riadenie projektov založený na cloude. Ten môže pomôcť pracovníkom udržať si prehľad o svojich úlohách a projektoch. Zachytáva všetky relevantné údaje a pomáha projektovým manažérom sledovať, overovať a používať údaje na prijímanie informovaných rozhodnutí v reálnom čase, bez ohľadu na načasovanie a umiestnenie zmien.
Vsaďte na manažérov so sociálnymi zručnosťami
Dobrí projektoví manažéri sa nezaobídu bez organizačných a analytických schopností. V súčasnosti si situácia vyžaduje aj nadstavbu v podobe emocionálnej inteligencie. Správa Svetového ekonomického fóra o budúcnosti pracovných miest poukazuje, že zamestnávatelia v rôznych odvetviach budú čoraz viac uprednostňovať kandidátov s emocionálnou inteligenciou a s inými sociálnymi zručnosťami.
Nárast práce na diaľku len zvýšil dopyt po spojení a empatii. Ak chcú projektoví manažéri úspešne viesť projekty, potrebujú predovšetkým porozumieť ľuďom. Novodobým trendom manažmentu je plánovať denné stretnutia a porady nielen na riadenie práce, ale poskytujú ľuďom aj priestor na socializáciu. Riadiacemu pracovníkovi to dáva možnosť udržať si prehľad o nastavení zamestnancov a ich rovnováhe medzi pracovným a súkromným životom.
Správne nástroje strategického plánovania
Podľa viacerých prieskumov až polovička organizácií nemá pre svoje projekty prístup ku kľúčovým ukazovateľom výkonnosti KPI v reálnom čase. A viac ako tretina z nich strávi zbieraním údajov viac ako jeden deň. Vhodné nástroje projektového manažmentu by mali tento proces zefektívniť.
Softvér na riadenie projektov môže priniesť veľa pozitívnych zmien v spôsobe, akým organizácie riadia projekty bez ohľadu na to, aké sú zložité. Najmä v kombinácii s možnosťami automatizácie založenej na umelej inteligencii (UI).
Niekoľko spôsobov, ako môže správny softvér výrazne pomôcť:
- Využívate už získané dáta na vytváranie lepších ponúk a plánov pre budúce projekty
- Vidíte dostupnosť zdrojov, zručnosti a ďalšie podrobnosti na zjednodušenie prideľovania
- Automaticky sledujete všetok čas strávený na úlohách a projektoch pomocou
- Prideľujete a sledujete rozpočty, aby ste mali prehľad o financiách
- Kontrolujete výdavky a faktúry všetkých projektov v reálnom čase
- Sledujete všetky projekty prostredníctvom prispôsobiteľných informačných panelov a robte informované rozhodnutia za chodu
- Informujete všetky zainteresované strany a členov tímu o stave projektu, pokroku a zmenách v reálnom čase
Využite dátovú analytiku
Aj menšie organizácie môžu každý deň generovať veľké množstvo údajov, ktoré majú potenciál byt pri rozhodovaní kľúčové. Analýzy údajov a reporting môžu pomôcť projektovým manažérom identifikovať a merať mieru pokroku projektu ako aj mnohé ďalšie dôležité analýzy.
Analytika založená na UI poskytuje úplný obraz o organizácii a jej projektoch. Pomôžu vám podrobne zobraziť všetky aktivity a generovať vizualizáciu údajov podľa individuálnych potrieb manažérov. S týmito nástrojmi môžu projektoví manažéri namiesto čakania na manuálne správy robiť informované rozhodnutia v reálnom čase.
Daniel Staník
