Softvéry a technológie sú všade okolo nás. Viac-menej si to už ani neuvedomujeme. Ako si však vybrať najlepší online informačný systém, ktorý vnesie viac poriadku a organizovanosti do vašej firmy? Prečítajte si od nás niekoľko odporúčaní.
Vývoju FLOWii ako cloudového informačného systému, ktorý kombinuje CRM a ERP sa venujeme viac ako desať rokov. V súčasnosti hovyužívajú tisíce zamestnancov v slovenských, českých i maďarských firmách.
Jedným z hlavných cieľov, prečo ho firmy chcú využívať, je získanie kontroly, prehľadu a poriadku nad každodenným dianím vo firme. Majitelia a manažéri vďaka tomu môžu zlepšiť rozhodovací proces na základe presných dát, znížiť chybovosť, náklady i počet reklamácií, zvýšiť produktivitu zamestnancov a vďaka tomu aj ziskovosť.
Ak sa vo firme rozhodujete nad zavedením informačného systému alebo podnikového softvéru a jedna z vašich odpovedí v nasledujúcich otázok bude znieť "nie", zastavte sa. Porozmýšľajte, otázku vypracujte a až potom pokračujte pri výbere správneho informačného systému.
- Viete, aká je stratégia predaja vášho podniku? Krátkodobá aj dlhodobá?
- Viete, aké sú hlavné požiadavky firmy a ľudí na informačný systém? Aktuálne, ale aj budúce?
- Viete, aké sú vaše individuálne požiadavky na informačný systém? Definujte ich z pohľadu majiteľa firmy, ako aj z pohľadu kľúčových osôb vo firme.
- Viete, aké sú predpokladané budúce produkty vášho podniku?
- Viete, aké sú vaše súčasné podnikové procesy? Máte ich spísané a zamestnanci sa nimi riadia?
- Viete vy ako aj zamestnanci, aká je organizačná štruktúra riadenia podniku?
- Viete vy ako aj zúčastnené osoby, aký je technologický postup, materiálové a komunikačné toky pri poskytovaní konkrétnych služieb a tovarov? Aké sú predpoklady do budúcna?
Áno, vieme. Ak by sme robili vždy všetko dokonale, asi by sme tento článok nenapísali a vy by ste si ho teraz nečítali. Sú to ale veľmi dôležité otázky, ktoré, ak si zodpoviete, získate presnejšiu predstavu o tom, aké požiadavky by ste mali mať na váš budúci podnikový systém na riadenie firmy.
Je to podobné, ako keď idete stavať váš vysnívaný dom. Musíte mať jasnú predstavu o tom, ako by mal vyzerať, aký by mal byť použitý materiál, aký by mal byť veľký pozemok, detaily interiéru a exteriéru, koľko ľudí v ňom bude bývať a aký chcete mať ráno výhľad zo spálne.
Ak konkrétnu predstavu nemáte, stavebná firma vám dom postaví, ale nakoniec sa v ňom nemusíte cítiť dobre, predáte ho a začnete stavať dom odznovu.
Ak zavádzate nový softvér vo firme, ľudia by s ním mali byť stotožnení. Ak im totiž nebude pomáhať pri ich práci, odsúdia ho a nebudú ho používať tak ako si predstavujete, možno ho nebudú používať vôbec. Práve to je dôvodom, prečo je veľa softvérov zavrhnutých už v prvých dňoch používania.
Zamestnanci sú pri práci so softvérom kľúčoví
Pri výbere správneho systému na riadenie podniku alebo projektový manažment sa poraďte s kľúčovými zamestnancami. Zistite, aké sú ich potreby a očakávania. Odporúčame vám získať vo firme spojenca alebo nadšenca pre systém.
Ľudia sa častokrát k zmenám stavajú negatívne. Najmä k tým, ktoré zavádza ich nadriadený. "Šéf nás znova zaťažuje svojimi novinkami, ktoré nikomu nepomôžu," komentujú. Ak však presadí zmenu niekto z radov tímu, môže byť takáto novinka vzápätí pozitívna. Nájdite si vo vašej firme spojencov, ktorí sú lojálni voči vedeniu, rozumejú potrebám zmien a ich pozitívnych dopadov na riadenie firmy. Takýto kolega dokáže pri adaptácii na nový softvér pomôcť a častokrát aj zmeniť celkový postoj tímu.
Na čo by ste mali vsadiť pri zavádzaní systému na riadenie firmy?
- Urobte školenia - sú nevyhnutnou súčasťou zavedenia nového systému. Aké zmeny v procesoch nastanú? Prezentujte výhody a školenia rozdeľte podľa organizačnej štruktúry a pracovnej náplne zamestnancov.
- Testujte - váš budúci informačný softvér si dôkladne otestujte. K testovaciemu prostrediu by mali mať prístup všetci kľúčoví zamestnanci.
- Zavedenie systému do firmy - vo väčších firmách odporúčame zavádzať informačný systém postupne.
- Potrebujete komunikačný plán - vypracujte smernicu a komunikačný plán. Pracovné postupy musia byť jednoduché a jasné.
Očakávaný prínos vs. realita zavedeného systému vo firme
Množstvo majiteľov firiem očakáva od zavedenia podnikového systému na riadenie firmy aj konkrétne výsledky. Áno, softvér dokáže spracovávať, vyhodnocovať a automatizovať množstvo činností a analyzovať dáta. Dokáže vám tak ušetriť nemalé financie.
Na jeho zavedenie však musíte byť dôkladne pripravený. Ako sa však hovorí "ťažko na cvičisku, ľahko na bojisku.“
Ak si systém ako CRM alebo ERP pred jeho nasadením dôkladne otestujete a bude v súlade s krátkodobými a dlhodobými cieľmi, potrebami a smerovaním vašej firmy, ste na správnej ceste k cieľu. Možno očakávať, že bude pre vás naozaj prínosný.
Žiaľ, sú aj firmy, v ktorých zavedenie informačného systému neprebehne podľa očakávaní.
Niekoľko dôvodov, prečo sa nedarí zaviesť systém do firmy:
- Informačný systém je komplikovaný - ľudia s ním nechcú pracovať, pretože ho vnímajú ako príťaž a nie benefit
- Nesprávna implementácia a zaškolenie - ľudia nevedia, ako s ním pracovať správne
Náš tip: FLOWii vám ponúka prehľadnú online príručku a poskytuje školenia
- Firma nemá nastavené procesy a komunikačný plán - manažment firmy zabudol, že okrem zavedenia nástroja je dôležité nastaviť firemné procesy, pravidlá a komunikovať ich
- Nízka motivácia ľudí pracovať so systémom - vo firme sa nenašiel nikto, kto by dohliadal na proces testovania a zaškolovania a nikto nedohliada na to, či ľudia pracujú so systémom
- Nízka zdatnosť ľudí v oblasti IT - ľudia jednoducho nie sú fanúšikmi technológií a nevedia, ako s nimi narábať
Výber spokojných zákazníkov s informačným systémom FLOWii
Príklad firiem, ktoré získali zavedením FLOWii informačného systému nielen prehľad a poriadok v každodenných činnostiach, ale aj stabilný rast.
