Informačné systémy
Informačný systém (crm, erp) je nástroj, pomocou ktorého dokážu firmy dosahovať svoje ciele. Pomáha nám pri každodenných činnostiach, či už sme v práci alebo doma. Softvér a technológie sú všade okolo nás. Veľakrát si to už ani neuvedomujeme a dokonca množstvo z nich je zadarmo.
Ako vybrať najlepší online informačný systém pre vašu firmu? Pripravili sme pre vás niekoľko odporúčaní. Vývoju cloudového informačného systému FLOWii, ktorý kombinuje prvky CRM a ERP sa venujeme od roku 2013. Aktuálne FLOWii používa viac ako 2000 firiem v SR, ČR a HU. Treba priznať, že nie všetky implementácie vždy dopadnú podľa očakávaní majiteľov firiem. Prečo? Dozviete sa v nasledujúcich riadkoch.
Ciele, potreby a smerovanie firmy
Jedným z hlavných cieľov zavedenia informačného systému je získať kontrolu, prehľad a poriadok nad každodenným dianím vo firme. Zlepšiť rozhodovací proces na základe presných dát, znížiť chybovosť a tým počet reklamácií, zvýšiť produktivitu zamestnancov a tým napríklad aj ziskovosť.
Ak zavádzate informačný systém a na niektorú z nasledujúcich otázok odpoviete NIE, zastavte sa, porozmýšľajte, otázku vypracujte a až potom pokračujte pri výbere správneho informačného systému! 🙂
- Viete aká je stratégia predaja vášho podniku? Krátkodobá aj dlhodobá.
- Viete aké sú hlavné požiadavky na informačný systém? Aktuálne ale aj budúce.
- Viete aké sú individuálne požiadavky na informačný systém? Definujte ich z pohľadu majiteľa firmy, ako aj z pohľadu kľúčových osôb vo firme.
- Viete aké sú predpokladané budúce produkty vášho podniku?
- Viete aké sú vaše súčasné podnikové procesy? Máte ich spísané a zamestnanci sa nimi riadia?
- Viete vy ako aj zamestnanci aká je organizačná štruktúra riadenia podniku?
- Viete vy ako aj zúčastnené osoby, aký je technologický postup, materiálové a komunikačné toky pri poskytovaní konkrétnych služieb a tovarov? Aké sú predpoklady do budúcna?
Áno vieme... Ak by sme robili vždy všetko dokonale, asi by sme tento článok nenapísali a vy by ste si ho teraz nečítali. Sú to ale veľmi dôležité otázky, ktoré, ak si zodpoviete, získate presnejšiu predstavu o tom, aké požiadavky by ste mali mať na váš budúci informačný systém.
Je to podobné ako keď idete stavať vysnívaný dom. Musíte mať jasnú predstavu o tom, ako by mal vyzerať, aký by mal byť použitý materiál, aký by mal byť veľký pozemok, detaily interiéru a exteriéru, koľko ľudí v ňom bude bývať a aký chcete mať ráno výhľad zo spálne. Ak konkrétnu predstavu nemáte, stavebná firma vám dom postaví, ale nakoniec sa v ňom nemusíte cítiť dobre, predáte ho a začnete stavať dom odznovu.
Zamestnanci a zavedenie informačného systému
So softvérom by mali byť ľudia stotožnení. Ak ľudom nebude pomáhať pri ich práci, odsúdia ho a nebudú ho používať tak ako si predstavujete, v horšom prípade ho nebudú používať vôbec. Práve preto je množstvo softvérov zavrhnutých už v prvých dňoch používania.
Kľúčoví zamestnanci
Pri výbere správneho informačného systému sa poraďte s kľúčovými zamestnancami. Zistite ich potreby a očakávania. Odporúčame získať vo firme spojenca. Ľudia sa častokrát k zmenám stavajú negatívne. Najmä k tým, ktoré zavádza ich nadriadený - "Šéf nás znova zaťažuje tými svojimi novinkami, ktoré nikomu nepomôžu". Ak však presadí zmenu niekto z radov tímu, môže byť takáto novinka vzápätí pozitívna. Nájdite si vo vašej firme spojencov, ktorí sú lojálni voči vedeniu, rozumejú potrebám zmien a ich pozitívnych dopadov na riadenie firmy. Takýto spojenec/kolega dokáže pri adaptácii na nový softvér pomôcť a častokrát aj zmeniť celkový postoj tímu.
Školenia
Školenia sú nevyhnutnou súčasťou zavedenia nového informačného systému. Aké zmeny v procesoch nastanú? Prezentujte výhody a školenia rozdeľte podľa organizačnej štruktúry a pracovnej náplne.
Testovanie
Váš budúci informačný softvér si dôkladne otestujte. K testovaciemu prostrediu by mali mať prístup všetci kľúčoví zamestnanci.
Zavedenie
Vo väčších firmách odporúčame zavádzať informačný systém postupne.
Komunikačný plán
Vypracujte smernicu a komunikačný plán. Pracovné postupy musia byť jednoduché a jasné.
Očakávaný prínos vs realita
Množstvo majiteľov firiem očakáva od zavedenia informačného systému konkrétne výsledky. Áno, softvér dokáže spracovávať, vyhodnocovať a automatizovať množstvo činností a dokáže vám ušetriť nemalé finančné prostriedky. Na jeho zavedenie musíte byť dôkladne pripravený. Preto platí zlaté pravidlo: „Ťažko na cvičisku. Ľahko na bojisku.“
Ak si informačný systém pred jeho nasadením dôkladne otestujete a bude v súlade s krátkodobými a dlhodobými cieľmi, potrebami a smerovaním firmy, tak ste na správnej ceste k vytúženému prínosu softvéru do vašej organizácie.
Žiaľ, sú aj firmy, v ktorých zavedenie informačného systému neprebehne podľa očakávaní. Vybrali sme niekoľko hlavných dôvodov:
- Informačný systém je komplikovaný. Ľudia s ním nechcú pracovať, pretože ho vnímajú ako príťaž a nie benefit.
- Nesprávna implementácia a zaškolenie. Ľudia nevedia ako s ním pracovať správne (FLOWii má prehľadnú online príručku a poskytuje školenia ako aj online prezentácie zdarma).
- Firma nemá nastavené procesy a komunikačný plán.
- Nízka motivácia ľudí pracovať so systémom.
- Všeobecne nízka zdatnosť ľudí v oblasti IT.
Výber spokojných zákazníkov s informačným systémom FLOWii
Príklad firiem, ktoré získali zavedením FLOWii informačného systému nielen prehľad a poriadok v každodenných činnostiach, ale aj stabilný rast.
Vyskúšajte FLOWii crm a mini erp systém na 30 dní úplne ZDARMA už dnes alebo si objednajte bezplatnú prezentáciu.
