Milan Paprčka je zakladateľom, majiteľom spoločností CBS spol, s.r.o., VKÚ Harmanec, s.r.o. a českých firiem CBS Nakladatelství s.r.o. a SHOCart spol. s r.o. Jeho vydavateľská činnosť začala výrobou ručne maľovaných panoramatických máp, ktoré zachytávajú prírodné a človekom vytvorené krásy slovenských a českých regiónov. Neskôr pribudli aj špeciálne edície kníh, pričom na svojom konte má rôzne tituly. Napríklad knižnú sériu Slovensko z neba, ktorá pôsobivými fotografiami ukazuje čarovné miesta Slovenska z vtáčej perspektívy. Milan Paprčka si prešiel rôznymi lekciami v biznise, no zo všetkého najviac si zamiloval lietanie a svoju vášeň prepojil napokon aj s prácou. Prečítajte si inšpiratívny rozhovor o podnikaní, zavádzaní zmien vo firme a ako spoločnosti pomáha podnikový softvér FLOWii.
Príbeh firmy, ktorá sa rozhodla pre FLOWii
V čom spočíva core vášho biznisu?
Spočiatku sme sa zameriavali najmä na ručne maľované mapy. Na konte ich máme asi 500. V súčasnosti ich už robíme menej, ale stále sa venujeme turistickým. Takisto sa orientujeme na vlastné edície kníh. Naším cieľom je prinášať prostredníctvom našich produktov jedinečný pohľad na krajinu. Takto sme už vydali napríklad edíciu kníh ako Slovensko z neba alebo Česko z nebe, ktoré sú plné originálnych leteckých fotografií. Takisto Čarovné Slovensko a Čarovné Česko s fotografiami od lokálnych fotografov.
Momentálne sa teším na knihu v edícii Rok vinaře, v ktorej fotografi počas celého roka zachytávali zábery súvisiace s tradíciou vinárstva na Morave. Veľmi pekná bude aj kniha Čarovné Krkonoše a Čarovné sakrálne pamiatky Slovenska. Najnovšie tiež vyrábame porovnávacie historické mapy Uhorska, Českého kráľovstva či Moravy. Robíme z nich aj výseky menších regiónov a následne ich porovnávame v historickom kontexte, čím ľudia môžu vidieť, čo všetko sa za 200 rokov zmenilo. Mojou vášňou je aj letecké fotografovanie a filmovanie pre účely cestovného ruchu. Toho, čo robíme, je celkom dosť.
Ako sa začal váš podnikateľský príbeh?
Môj podnikateľský príbeh začal, keď som mal 18 rokov. Bol som po maturite a neprijali ma na vysokú školu. Koncom 90. rokov na Slovensku nebolo veľa pracovných príležitostí a tak som sa zamestnal ako obchodný díler. Začal som robiť podomový predaj hudobných CD nosičov.
Zistil som, že sa na tom dá dobre zarobiť a že mi nerobí problém, keď ma ľudia odmietajú. Vydržal som predávať päť rokov. Dokonca som mal dve firmy v Košiciach a v Nitre s vlastným tímom predajcov. Mnohí ľudia sa síce na tento druh práce pozerali cez prsty, ale pravdou je, že ako 18-ročný chlapec som dokázal zarobiť viac než moji rodičia dokopy. Celú moju predajnú kariéru napokon prerušila povinná vojenská služba. Ako 23-ročný som musel narukovať a môj tím predajcov sa rozpadol.
Ako vám vôbec napadol nápad s maľovanými mapami?
Začal som rozmýšľať, čo ďalej. Pri návštevách obcí som natrafil na maľované mapy, ktoré vydávala jedna firma. V tej dobe ich existovalo viac. Asi si mnohí pamätajú, že okolo každej mapy bola nejaká reklama. Hovoril som si, že som predsa lepší obchodník, mal som za sebou päť rokov tvrdého tréningu. Pripravil som si biznis plán. Oslovil som maliara Mira Pazderu z Banskej Bystrice, ktorý maľoval mapy lyžiarskych stredísk a pripravil mi prvú mapu. Našiel som si grafické štúdio, ktoré navrhlo, ako by mohla naša budúca mapa vyzerať. V tom čase som nevedel zapnúť ani počítač. V júli 2002 som podpísal prvú objednávku pre obec Sklabina, čomu je už 20 rokov. Odvtedy sa začala aj naša vydavateľská činnosť a Miro s nami spolupracuje dodnes.
Neboli začiatky biznisu s maľovanými mapami náročné?
Spočiatku to bolo trocha náročné. Urobil som si prvých šesť projektov, ale potom som si uvedomil, že to nemusím robiť sám. Začala mi pomáhať mama, ktorá tiež vedela veľmi dobre jednať s ľuďmi. K nej sa pridala kamarátka z Gemera a z oboch som urobil obchodných zástupcov. Fungoval som ako obchodník, rozvozca, fakturant, finančný manažér i sekretárka.
Po presťahovaní sa do Banskej Bystrice som sa rozhodol, že už nebudem fungovať ako živnostník, ale založím si eseročku. Tak vznikla spoločnosť CBS a prijal som prvých dvoch ľudí. Na inzerát sa mi prihlásili šikovní obchodníci. Keďže sám som bol skúsený obchodník, prirodzene som si do tímu pritiahol podobné typy ľudí. Firma sa naplno rozbehla a v roku 2010 som už mal pod sebou 40 ľudí.
Biznis rozhodnutia, ktoré naštartovali rast firmy
Ako ste zvládali rýchly rast firmy?
Všetci robili všetko a nikto poriadne nič. Pracoval som od rána do večera, prestal som to zvládať. Nemal som dovolenku, žiadne voľno. Mnohí podnikatelia to asi poznajú. Stačí, že sa vypnú na jeden deň a začnú sa sypať veci. Povedal som si, že predsa nepodnikám kvôli tomuto. Začal som predsa podnikať pre slobodu, ktorú som vlastne ani nemal.
Uvažoval som nad tým, že s podnikaním skončím. Našiel som však školu manažmentu HCA Slovakia, ktorá robí školenia pre podnikateľov. Jeden seminár bol zameraný na tému produktivity a tam sa mi rozjasnilo. Uvedomil som si, čo všetko robím zle a čo by som mal zmeniť. Rok 2012 bol ťažký, pretože som sa nielen rozvádzal, ale začal som robiť veľké zmeny vo firme. Nie každému sa to páčilo a niektorí ľudia, niektorí dobrovoľne, iní s mojou „pomocou“, firmu opustili.
Ktoré kroky ste museli podniknúť na zavedenie zmien vo firme?
Celé som to rozhádzal asi tak, ako keď upratujete v skrini. Trvalo mi rok, kým som nastavil systém. Začalo to organizačnou štruktúrou firmy, tvorením smerníc i pracovných postupov. Mal som perfektne spísané postupy, aby každý vedel, aké má právomoci, zodpovednosti a kto je jeho nariadený, aby sa nestalo, že prijíma pokyny od hocikoho.
V roku 2016 sme už otvorili aj českú firmu v Zlíne, takže práce bolo dosť. Začali sa diať celkom zázračné veci. Tým, že sme začali mať profesionálny prístup, sa k nám zrazu hlásili profesionáli. Naša firma to jednoducho začala vyžarovať. Zistil som, že sa mi s nimi robí oveľa lepšie. Mohol som im odovzdať celé oddelenie a neskôr aj obchodnú či výrobnú divíziu a pribudli ich riaditelia.
Konečne ste mali na koho delegovať ďalšiu dôležitú agendu.
Najprv som sa to musel naučiť. Pre podnikateľa je to dôležitá schopnosť. Nové nastavenie firmy nám však pomohlo. Uvedomil som si, že úlohy nemožno zadávať ústne. V opačnom prípade je to hra na telefón a pokyny sa dajú ľahko zmeniť, avšak ťažko odkontrolovať. Nebolo to ideálne ani cez maily.
Hľadali sme preto ideálny firemný systém. Najprv sme využívali Trello, ktoré sa skôr hodí na menšie projekty. My sme však vo firme potrebovali zlúčiť do jedného systému evidenciu zákaziek a obchodných prípadov, fakturáciu, financie a sledovanie príjmov a výdavkov či plánovač úloh. Dali sme si teda vyrobiť firemný systém na mieru. Nebol to však podnikový systém od veľkého dodávateľa, čiže nás ani tak veľa nestál. No za toľko, koľko to stálo, stál v podstate aj celý systém. Vyvíjal sa asi rok, ďalší rok sme s ním pracovali a uvedomili sme si, že s ním máme ešte viac práce. Hľadali sme ďalší vhodný podnikový systém a napokon sme našli FLOWii.
Ako CBS využíva dochádzkový systém s FLOWii
Ako vám FLOWii pomáha vo firme? Ktoré riešenia podnikového softvéru využívate?
S FLOWii pracujeme už od 2016. V tom čase sme k spoločnosti CBS pribrali aj spoločnosť VKÚ Harmanec. Mali sme dve eseročky, ale nechceli sme ich zjednotiť pod jeden názov. Značka VKÚ Harmanec bola medzi ľuďmi známa už desiatky rokov. Obe firmy potrebovali samostatnú fakturáciu i účtovníctvo, no chceli sme ich mať evidované v jednom podnikovom systéme a zlúčené v našich firemných procesoch. Mali sme šťastie, že vo FLOWii nám v tej dobe vyšli v ústrety a pomohli nám s touto špecifickou implementáciou.
Naša firma využíva takmer všetky moduly, ktoré FLOWii ponúka. Dokonca sme si vytvorili krátke video manuály, aby všetci vedeli, ako sa vo FLOWii evidujú zákazky, ako funguje dochádzkový systém, ako používame plánovač úloh a ďalšie riešenia. Na každé z nich máme krátky podrobný video postup v trvaní asi 2 minúty.
Vďaka podnikovému systému tak máme prehľad o zamestnancoch firmy. Vieme, na aký pracovný úväzok u nás pracujú a aké majú právomoci. Cez FLOWii evidujeme aj dochádzku zamestnancov prostredníctvom tabletov. Zamestnanec po príchode do práce alebo odchode z práce iba zadá svoj kód a systém ho zaeviduje. Ak zamestnanci robia z domu, stačí, ak sa prihlásia do FLOWii cez počítač cez vlastný účet. Vedúci predtým zapisoval dochádzku do dochádzkovej knihy, pričom všetko bolo potrebné prepisovať manuálne. Takto si človek dochádzku iba odklikne online a personalista ju na konci mesiaca skontroluje a vypočíta mzdu.
Takže práca z domu, tzv. home office, vám neprekáža?
Prácu z domu sme zaviedli už pred pandémiou a počas nej sme ju využívali častejšie. Som rád, že nám to neznížilo produktivitu v práci. Na druhej strane nám tzv. home office pomáha a zároveň aj našim zamestnancom v znižovaní nákladov. Sú dni, kedy máme porady alebo stretnutia s grafikom a musíme byť v práci. Nie je to tak, že by v našej firme nebol nik.
Vždy musí byť niekto v grafickom štúdiu. Je tiež potrebné, aby niekto zapol počítače, aby sa ľudia mohli pripojiť cez VPN a nerušene pracovali z domu. Ja sám som vďačný, že som zistil, koľko stretnutí môžem vyriešiť online a nemusím pritom ťahať ľudí na jedno miesto. Prípadne, ak som práve na cestách, môžem sa pripojiť odkiaľkoľvek a vybaviť svoju agendu. FLOWii mi v tom pomáha tiež.
Riadenie zákaziek s online projektovým manažmentom
Na čo všetko ešte využívate FLOWii?
Naša firma má svoju pevnú organizačnú štruktúru. Je to taká pavučina, ktorú evidujeme aj v systéme FLOWii. Na samom vrchu je riaditeľ firmy. Pod ním sú vedúci, ktorí majú pod sebou svoj tím ľudí. Každý má spísané svoje kompetencie. Zároveň sme spísali pracovné postupy, ktoré sú priradené k danému stredisku. To znamená, že ak ku nám nastúpi nový zamestnanec, vždy vie, čo má robiť.
Vo FLOWii sme si spísali aj jednotlivé smernice. Grafik napríklad podľa nich vie, ako má postupovať pri tom-ktorom projekte. Veľmi nám pomáhajú prehľady a štatistiky, evidencia obchodných prípadov a možnosť sledovať cash-flow.
Ku každej zákazke, ktorú evidujeme v systéme, sa nám automaticky priraďujú príjmy. Ak vystavíme faktúru, odchádza ku konkrétnemu zákazníkovi a tiež sa priradí ku konkrétnej zákazke. Podobne ako informácia o úhrade. Aj takýmto spôsobom si vo FLOWii vieme veľmi pekne odsledovať ekonomiku zákaziek.
Akým spôsobom riešite projektový manažment a riadenie zákaziek vo FLOWii?
Ak napríklad chystáme nový regionálny projekt (knihu, či mapu), tento založíme ako internú zákazku. Náš obchodník ešte vo výrobnom procese zaeviduje každú objednávku ako úspešný obchodný prípad. Naša kolegyňa ju pre istotu skontroluje a každú objednávku založí ako podzákazku tejto internej zákazky. Na nej samozrejme robia viacerí ľudia – redaktori, grafici, textári, prekladatelia či jazykový korektor. Každý má v projekte svoju konkrétnu úlohu a zodpovednosť. Projektový manažment nikdy nefungoval lepšie a navyše ho riadime online.
Okrem toho máme často zákazky, ktoré majú podobný postup, takže si pomáhame vzorovou zákazkou. V nej máme presne nastavený postup úloh. Nikdy sa nič nerobí duplicitne a všetko má svoju postupnosť. Sú zákazky, ktoré v procese obsahujú desiatky malých krokov a človek si ich jednoducho nezapamätá. To znamená, že od grafika ide text na kontrolu ďalším, znova sa vracia s pripomienkami na zapracovanie alebo ide na kontrolu zákazníkovi. Sú to teda také malé postupy na vytvorenie konkrétneho produktu, čím vieme byť efektívni a produktívni.
Ako by ste definovali vašu cieľovú skupinu?
Na začiatku to boli starostovia obcí, neskôr pribudli školy a podnikatelia. Naša cieľová skupina je rôzna. Do edície o sakrálnych pamiatkach sa dokonca začali zapájať aj farské úrady, keďže sakrálna pamiatka je v podstate a kultúrnou pamiatkou.
Ono to celé funguje tak, že ak chcete napríklad urobiť knihu Banská Bystrica z neba, musíme sa pozrieť do databázy, koľko máme nafotených fotografií a čo všetko ešte treba dofotiť. Náš regionálny projektový manažér v rámci štvormesačnej kampane obehne región a oslovuje rôzne inštitúcie, aby knihy predal ešte pred ich vydaním. Často si ich kupujú obce alebo školy ako dary pre svoje návštevy, navyše sú takto knihy lacnejšie než v samotnom predajni. Okrem toho, že majú k dispozícii krásne knihy, o je v nich o nich aj zmienka. V databáze máme tisíce rôznych fotografií a azda neexistuje obec, ktorá by od nás nemala fotografie. Takisto sa venujeme leteckým snímkam a fotíme regióny zhora. Robíme šikmé snímky a v takom množstve ako my ich azda nerobí nikto na Slovensku.
Kedy vám skrsol nápad na letecké fotografie?
V čase, keď sme sa orientovali na maľované mapy, nám dochádzali regióny. Chceli sme sa preto zamerať na mestá, lenže na to, aby ich bolo možné namaľovať, maliar potreboval vidieť budovy zhora - nie kolmo, ale zošikma. Potrebovali sme nafotiť celé mesto pod jedným uhlom v jednotlivých pásoch, aby sme mu odkryli ulice a uľahčili maľovanie.
Prenajal som si teda lietadlo s pilotom v Očovej s tým, že nafotím pár záberov. Ako sme však vzlietli, zapáčilo sa mi to. Nikdy predtým som nesedel v lietadle a to som mal 27 rokov. Natoľko sa mi to zapáčilo, až som sa začal orientovať na tento typ projektov. Napokon bolo práce toľko, že som sa rozhodol kúpiť staršie lietadlo. Prihlásil som ho do pilotnej školy a začal som si na ňom robiť výcvik.
V súčasnosti mám obchodných profesionálnych pilotov, dve certifikované lietadlá a jednu ultraľahkú gyrokoptéru. Z nej sa mi výborne fotí. Je to niečo medzi vrtuľníkom a lietadlom a dokážem ju dokonca zaparkovať na dvore firmy, prípadne s ňou odísť po ceste a natankovať. Je to v podstate niečo ako lietajúce auto, ktoré má aj ŠPZ. Kedykoľvek si s ňou odbehnem za dedinu, vyštartujem z poľnej cesty a odletím do Česka. Minule som si takto odletel do Chorvátska. Nesmierne mi to pomáha v efektivite a šetrení času.
Čo by ste odporučili podnikateľom a majiteľom firiem, ktorý sa snažia robiť úspešný biznis?
Podnikanie sa neučí na školách, je to však povolanie ako každé iné. Ak chcem byť dobrý chirurg, musím sa to naučiť. Rovnaký prístup by mal mať každý podnikateľ, ak chce byť skutočný profesionál. Nemal by robiť metódou pokus - omyl, ale mal by sa predovšetkým vzdelávať a učiť sa od úspešných ľudí, ktorí sami podnikajú. Profesor na univerzite vás podnikaniu nenaučí, jedine iný podnikateľ. Netreba veriť všetkému, ale treba sa o tom presvedčiť a ak to dáva zmysel, je najlepšie to aplikovať.
Dnes existuje veľa rôznych kurzov, ale problémom je, že mnohí podnikatelia ani len neuvedú do praxe to, čo sa naučia. Často nemajú odvahu presadiť zmeny medzi ľuďmi, pretože ľudia prirodzene nemajú radi zmeny. Všetko sa však mení a zmena je prirodzenou súčasťou vývoja. Potrebuje ju každá firma. Šéf nemá robiť populárne rozhodnutia, ktoré sa páčia ľuďom, ale ktoré prinesú zásadné zmeny v prospech dobra ľudí a to niekedy aj proti ich vôli.
