Pre mnohých skúsených podnikateľov je meranie času práce rovnako dôležité ako vedenie účtovníctva alebo projektový manažment. Poskytuje im zásadný prehľad o biznise, využívajú ho pri tvorbe reálnejších rozpočtov i rozvrhnutí práce na projektoch, vďaka čomu môžu byť jednotliví zamestnanci efektívnejší a firmy produktívnejšie a ziskovejšie.
Ako zistíte, či na konkrétnom projekte zarábate alebo strácate, prípadne či stíhate naplánované termíny na čas a či váš tím pracuje správnym tempom? Sledovanie času umožňuje podnikateľom robiť rozumné rozhodnutia. Výsledky merania vám veľa povedia o cene vašej práce a pomôžu vám v plánovaní.
Medzi platmi, benefitmi, odvodmi za zamestnancov a ďalšími výdavkami potrebuje firma počítať so všetkými nákladmi na prácu. Sledovaním času zamestnancov vie identifikovať skryté náklady a nevýkonné projekty. Vďaka tomu sa vie vyhnúť platbám za nadčasy alebo omeškaniu projektov.
To, čo mnohé firmy brzdí v tom, aby sledovali čas svojich zamestnancov, je strach z reakcie. Niektorí zamestnanci to môžu vnímať ako prílišnú snahu o kontrolu. Aj preto by firma mala ľuďom komunikovať dôvody, prečo sa meranie času na jednotlivých úlohách alebo projektoch oplatí.
Fakturujete klientom na základe hodinovej sadzby?
Ak za svoje služby fakturujete klientom na základe hodinovej sadzby, sledovanie času je nevyhnutné. Ako inak budete vedieť, koľko im máte účtovať za odvedenú prácu? Ak váš odpracovaný čas iba odhadujete, svoju prácu tým môžete podhodnotiť, čím si vykážete menej peňazí. Alebo zákazku nadhodnotíte, čo zase môže poškodiť váš vzťah s odberateľom a partnermi.
Sledujte, či sú vaše projekty ziskové
Aj keď neúčtujete na základe hodinovej sadzby, sledovanie času stráveného na pracovnej úlohe je dôležité. Faktom je, že aj keď podnikáte v oblasti služieb, predávate určité časové bloky za konkrétnu cenu bez ohľadu na to, ako štruktúrujete svoje ceny.
Každý projekt trvá istý počet hodín a každá hodina predstavuje náklady pre vašu firmu, na základe čoho platíte ľuďom, ktorí na ňom pracujú. Aby sa vaša firma udržala, cena, ktorú účtujete klientovi, musí byť vyššia ako náklady. Tie zistíte na základe toho, že viete, koľko hodín váš tím odpracoval na danom projekte.
Bez merania času práce si veľa firiem ani neuvedomí, že niektoré z ich projektov sú neprofitabilné. Ak by ho sledovali, veľmi rýchlo by zistili, či sa stále držia na úrovni rozpočtu, kým projekt prebieha alebo či odpracované hodiny míňajú skôr, než sa pôvodne plánovalo. V takom prípade si treba sadnúť s tímom a nastaviť úlohy tak, aby ste sa nedostali mimo plánovaný rozpočet a neboli v strate.
FLOWii systém ponúka plánovač úloh, vďaka ktorému možno naplánovať jednotlivé úlohy veľmi podrobne. Získate tak prehľad o dianí vo firme a dodržíte stanovené termíny.
V plánovači môžete zadať stručný názov a popis úlohy, čo konkrétne treba vykonať. Zároveň vyplníte termín, predpokladané trvanie úlohy, hodnotu, prioritu alebo ju priradíte zodpovednému zamestnancovi, obchodnému partnerovi, či konkrétnej zákazke.
FLOWii vás dokonca upozorní, kedy je úloha hotová. Umožní vám pridať komentár, či úlohu vrátiť a to všetko bez e-mailov a telefonátov.
Takisto si môžete vytvoriť export odpracovaného času na projekte alebo dokonca aj z jednotlivých odpracovaných intervalov v úlohe priamo do Excelu.
Meranie času pomáha lepšie nastaviť ceny
Ak sa vaša firma ešte len rozbieha, projekty zrejme naceňujete podľa odhadu. To si vyžaduje neustále hľadanie balansu medzi nastavovaním konkurenčných cien a získavaní a udržaní klientov, aby ste zarobili.
Nastavenie cien si vyžaduje aj znalosť, koľko práce si bude vyžadovať daný projekt. Ak ho neodhadnete správne, váš tím sa môže v projekte zaseknúť na niečom, čo mu zaberie veľa času, čím strácate zo zisku.
Meranie času vykonanej práce rieši problém aj vďaka tomu, že máte k dispozícii archív predošlých projektov. Na základe nich viete, ako dlho vám trvalo dokončenie každého z nich a určiť výšku nákladov pre vašu firmu. Viete si vyhodnotiť, či ste na nich zarobili alebo stratili.
Časové dáta vám tiež ukazujú, koľko zvyčajne stoja rôzne typy projektov. Podľa nich napríklad viete, koľko vás stojí vytvorenie aplikácie alebo redizajn webu. Ak budete robiť na ďalšom podobnom projekte, predošlú skúsenosť môžete využiť pri stanovení jeho základnej ceny. Dôležité je, aby ste si čas ustrážili aj v procese realizácie.
Dobrý spôsob, ako pomôcť tímu
Meranie času práce poskytuje prehľad, ako tím pracuje a či niekto z tímu prekračuje kapacity. V takom prípade môžete niektorým pracovníkom ubrať z pracovných úloh, čím predchádzate ich vyhoreniu. Zároveň si zamestnanci zaznamenávajú nadčasy, ktoré by mali byť férovo odmenené.
Ak ľudia v práci pochopia, že časový rozvrh slúži aj na udržanie zdravej rovnováhy medzi ich pracovným a súkromným životom, budú ho vnímať viac pozitívne a budú radi spolupracovať.
Meranie času zamestnancov je preto prínosné aj pre väčšie spoločnosti, ktoré priamo neposkytujú služby klientom, avšak jednotlivým oddeleniam signalizuje, či majú príliš veľa práce alebo či potrebujú nového človeka do tímu.
Zároveň získavate prehľad, ako dlho trvá vášmu tímu splnenie úloh, pričom manažéri môžu lepšie nastaviť budúce projekty a kapacitu ľudí.
Zlepšite spôsob práce
Koľko hodín denne strávite pracovnými stretnutiami? Diskutujete v práci častejšie o malicherných problémoch než nad riešením priorít? Bez časových dát nemôžete vedieť, nakoľko ste produktívni.
Výkazy práce vám veľa prezradia, ktorí zamestnanci sú výkonní a zaslúžia si za odvedenú prácu odmenu alebo kto v tíme by mal pracovať efektívnejšie. Ľudia bývajú často prekvapení, čo im pracovné výkazy hovoria o ich pracovných návykoch. Mnohí aj vďaka nim odhalia, akí sú neefektívni. Niektorí si uvedomia, že príliš často prepínajú z jednej úlohy na druhú a nevyhradzujú si dostatok času na sústredenú prácu, čím si svoj pracovný deň môžu lepšie zorganizovať.
Nastavte interné procesy tak, aby ste neplytvali pracovným časom vašich zamestnancov. Ak máte veľa porád, znížte ich periodicitu alebo povinnosť niektorých ľudí zúčastňovať sa každého stretnutia.
Robte presnejšie odhady
Žiadny klient alebo odberateľ služieb nemá rád, ak sľubujete a nestihnete splniť dohodnutý termín. Ak podľa meraní viete, ako dlho bude trvať váš projekt, môžete tak lepšie plánovať pracovné úlohy tímu a podľa toho obsadiť ľudí na jednotlivých projektoch.
Pomôžte si s výkazmi práce
Zažili ste už situáciu, keď sa vás niekto opýtal, prečo práca na projekte trvala tak dlho? Čas sú peniaze a mnohí sa chcú uistiť, že boli zmysluplne využité. Stačí vám dobrá aplikácia na meranie času, ktorá vašim ľuďom vygeneruje pracovný výkaz s konkrétnymi aktivitami, na ktorých robili.
Ak pracujete v spoločnosti, ktorá podlieha auditu, výkazy vám poskytnú prehľad, na čom všetkom ste pracovali počas roka. Zároveň môžete pomocou dobrého softvéru exportovať a zdieľať výkazy členom predstavenstva, investorom alebo partnerom.
Či už vaši ľudia pracujú v kancelárii alebo na home office, FLOWii vám umožňuje sledovať čas zamestnancov na jednotlivých úlohách. Podľa prehľadu v systéme viete, ktoré dni a koľko hodín na danej úlohe váš človek pracoval, či bol skutočne produktívny alebo či nepresiahol predpokladaný čas na úlohe a nastavovať procesy tak, aby boli vaši zamestnanci rovnomerne vyťažení.
Petra Nagyová
