Ak chcete mať menej stresu, viac dokončených projektov a spokojnejších zákazníkov, odporúčame vám siahnuť po šikovnom online nástroji na riadenie projektov a vášho biznisu. Nie nadarmo sa hovorí, že čas sú peniaze. Bez dobrého riadenia projektov hrozí firmám chaos, neorganizovanosť a strata obchodných príležitostí. Firmy, ktoré už pracujú s FLOWii sa naučili, aké zmeny prináša nastavovanie procesov, ktoré šetria čas a zvyšujú zisky.
Online riadenie projektov môže ukončiť večný chaos
Pamätáte si ešte na projektový manažment v minulosti? Bol manuálnejší, menej flexibilný a často chaotický. Projekty sa riadili v zápisníkoch, tabuľkách v Exceli alebo na nástenných tabuliach. Ľudia vo firmách si vymieňali informácie cez e-maily, telefonáty alebo osobné stretnutia. Ak niekto stratil dôležitý dokument, vznikol problém.
Každá zmena si vyžadovala fyzické podpisy alebo schôdzky, čo zdržovalo celý proces obchodu. Firmy nemali presné dáta, koľko času zamestnanci venujú konkrétnym úlohám a či efektívne pracujú.
Manažéri manuálne zbierali údaje a analyzovali výstupy bez automatizovaných nástrojov. Dnes je všetko inak. Firmy sa digitalizujú, procesy v nich automatizujú a vďaka online nástrojom na riadenie projektov všetko prebieha v reálnom čase.
CRM systém vám dá prehľad o dianí vo firme
Podoba projektového manažmentu sa mení. Manažéri robia oveľa viac každodenných rozhodnutí než predtým, aj preto mnohí riadia firmy online.
„Projektový manažment má význam pre každú firmu bez ohľadu na jej veľkosť alebo odvetvie. Pomáha zefektívniť prácu, šetrí ľuďom čas, minimalizuje riziká a zabezpečuje, aby boli pracovné úlohy splnené včas a v rámci naplánovaného rozpočtu,“ vysvetľuje Patrik Škulavík z FLOWii.
Menšie firmy takisto často čelia obmedzeným zdrojom, aj preto je pre nich dobrá organizácia kľúčová. Aj keď nemajú dedikovaného projektového manažéra, môžu využívať nástroje, ako sú napríklad Trello, Asana alebo FLOWii, ktoré im pomôžu riadiť projekty efektívne.
„Riadenie projektov vo FLOWii poskytuje manažérom firiem okamžitý prehľad o tom, v akom stave sú ich projekty a zákazky. Často sa nás pýtajú, ako môžu nastaviť procesy ešte lepšie. Našou jednoznačnou odpoveďou je CRM, vďaka ktorému sa zamestnancom vo firmách pracuje lepšie,“ dodáva Patrik Škulavík.
Chcete, aby váš obchod rástol? Zadeľte si úlohy, zodpovednosti a plánujte
Vďaka nastaveným procesom zamestnanci pracujú plynulejšie a nemusia dohľadávať dôležité kontakty a informácie v mailoch, interných chatoch či v ďalších dokumentoch. „Na online riadení firmy je skvelé to, že každý má jasné zadelené úlohy, plán úloh, pridelenú zodpovednosť a dôležité termíny v jednom systéme,“ vysvetľuje Patrik Škulavík.
Upozorňuje ešte na jednu dôležitú výhodu. Pri opakujúcich sa zákazkách a projektoch, ktoré majú rovnaký pracovný postup, firmy môžu využívať aj vlastné šablóny. FLOWii to tiež umožňuje, čím sa proces projektového manažmentu jednoducho automatizujete.
Ako FLOWii pomáha pri stavbe ekologických domov?
„Niektorí naši kolegovia robia na viacerých projektoch naraz a v rôznych častiach Slovenska, aj preto v nich potrebujeme mať prehľad. Z FLOWii mi vždy príde pripomienka, ktorá mi avizuje, kedy má konkrétny projekt skončiť a ako vyzerá prerozdelenie nákladov. Vieme si tiež identifikovať, čo bolo v projekte kritické, kde sme urobili chybu a nastaviť procesy tak, aby sme ich do budúcna neopakovali,“ opisuje Martin Pribyla, majiteľ firmy Talpa House, ktorá sa venuje stavbe ekologických domov.
Keďže spočiatku nastavenie procesov v jeho firme absentovalo, pri plnení si svojho austrálskeho sna sa v začiatkoch podnikania aj popálil. Aj vďaka poriadku a prehľadu vo firme, ktorý získal využívaním CRM systému, jeho biznis naďalej úspešne rastie. Vzdelávaním sa v podnikaní tiež pochopil, aké je dôležité dohliadať na firemné financie a cashflow.
Sledujte cashflow priebežne, inak si zarábate na problém
„Vo firme pravidelne plánujeme rozpočty na niekoľko mesiacov dopredu, aby sme si mohli ustriehnuť, kedy sa blížia k červeným číslam. Financie sledujeme online priamo vo FLOWii na každej zákazke, aby sme ustrážili a dodržali budget,“ dodáva Martin Pribyla.
„Vidím náš cashflow a priebežne sledujem, aké sú trendy. Ak sa mi niečo nepozdáva, porovnám vývoj biznisu s minulým rokom. Ak vidím, že sme zaznamenali v tom období pokles, som pokojnejší. Zároveň viem, že je to prirodzená súčasť podnikania a čas na inovácie,“ konštatuje.
Nájsť vhodný systém na riadenie projektov niekedy trvá
Firma Intercad pôsobiaca na južnom Slovensku sa venuje navrhovaniu konštrukcií lodí a jácht pre lodenice, majiteľov lodí a lodné dizajnérske spoločnosti po celom svete.
„Pracujeme s dvomi typmi klientov. Pre jednu skupinu pracujeme na základe hodinovej sadzby a každý pondelok im vykazujeme, koľko hodín sme na projekte odpracovali. S ďalšími máme dohodnuté, koľko hodín môžeme na projekte odpracovať a toho sa aj striktne držíme,“ hovorí Roland Matušek, jeden zo spolumajiteľov firmy o tom, ako majú nastavené procesy vo firme.
Plánujte si úlohy s FLOWii
S kolegami dlho hľadali systém, ktorý by im pomohol zmerať čas na aktivitách strávených na projektoch a konkrétnych pracovných úlohách. Napokon objavili FLOWii a plánovač úloh.
„V systéme si napríklad môžeme rozdeliť jeden projekt evidovaný ako zákazku aj na menšie pracovné úlohy a následne si online sledovať, koľko sme na ňom strávili času. Vieme veľmi dobre alokovať prácu zamestnancov, ak má toho niekto v tíme viac. CRM systém nám umožňuje pripravovať podrobné výkazy pre našich zákazníkov a evidujeme si v ňom všetky obchodné prípady, organizujeme pracovné úlohy a riadime zákazky,“ vymenúva.
Zjednodušte si prácu, šetrite čas a zvýšte zisky
Online projektový manažment vo FLOWii vám prinesie prehľad, efektivitu a kontrolu nad úlohami, tímom aj termínmi – všetko máte na jednom mieste a dostupné kedykoľvek.
✅ Žiadny chaos – všetky úlohy, projekty a komunikácia sú prehľadne usporiadané
✅ Lepšia organizácia práce – projekty majú definované ciele, rozdelené úlohy a termíny
✅ Efektívne riadenie ľudí – nikto vo firme nepracuje duplicitne a ľudia v tíme vedia, čo robia
✅ Úspora peňazí a času – automatizované procesy pomáhajú strážiť rozpočet, eliminujú zbytočné stretnutia a alokujú čas aj financie
✅ Zvýšená spokojnosť zákazníkov – projekty realizujete kvalitne a včas, čo vedie k lepšiemu zákazníckemu servisu a vyššej spokojnosti zákazníkov
✅ Sledovanie výkonnosti – viete, v akom štádiu sa projekt nachádza a čo treba vyriešiť alebo vylepšiť
✅ Dostupnosť odkiaľkoľvek – s FLOWii pracujete efektívne aj na diaľku
