Akým spôsobom prebiehajú vo vašom tíme pracovné porady? Organizujete ich sporadicky alebo pravidelne? Pripravujete sa na nich a viete vopred, čo má byť ich cieľom? V prípade, že na poradách spoločne plánujete aj pracovné úlohy, plánovač úloh môže byť pre vás dobrou pomôckou. Prečítajte si pár tipov, ako viesť porady efektívne a k spokojnosti vašich zamestnancov.
Zvoľte správny čas a termín porady
V prípade, že plánujete pracovnú poradu, nikdy ju neorganizujte v osobnom čase vašich ľudí. Zvoľte dátum, ktorý spadá do ich bežného pracovného dňa. Ideálne v čase, kedy sú aktívni a pozorní. Termín porady oznámte v dostatočnom predstihu kolegom.
Ešte lepšie je, ak vo firme zavediete pravidelné porady, ktoré sa budú konať v konkrétny deň a čas v týždni alebo v mesiaci. Vďaka tomu si môžete v tíme vytvoriť rutinu, takže ľudia budú s poradou už jednoducho počítať a budú ju mať v pracovnom kalendári.
Viete, čo chcete na porade docieliť?
O kvalite porady značne rozhoduje dobrá príprava. Zásada číslo jedna je, aby ste vedeli, čo chcete docieliť. Pracovné stretnutia, ktoré nemajú stanovený cieľ, sú náchylné na časté prerušovanie rôznymi nesúvisiacimi témami. Aj preto je dobré, ak vedúci zamestnanec alebo manažér poradu riadi.
V prípade, že sa kolegovia nechajú strhnúť detailmi, je dobré, ak ich niekto vráti späť k programu porady. Inak sa môže stať, že sa vám pracovné stretnutie vymkne z rúk, čím niektorí zamestnanci zbytočne strácajú čas, ktorí by mohli venovať pracovným úlohám.
Každá firma by mala vytvárať podmienky na to, aby zamestnanci mohli pracovať efektívne.
Na porade si robte pravidelný zápis
Ak si z porád pripravujete zápis, robíte dobre. Niektorí manažéri počas porady využívajú aj plánovač úloh, do ktorého si zapisujú dôležité a neodkladné pracovné úlohy a priraďujú ich jednotlivým členom tímu. Na začiatku ďalšej porady si potom môžete skontrolovať, či sa vám ich v tíme podarilo splniť.
Na konci porady alebo pracovného stretnutia si pre istotu vždy zhrňte jej stručný záver v bodoch. Najmä, čo sa týka najdôležitejších úloh a termínov. Zápis z porady môžete po jej skončení vyzdieľať svojmu tímu.
Organizujte čas zamestnancov
Chcete, aby boli vaše porady konštruktívne a aby ste všetci odchádzali s pocitom, že ste sa dohodli? Každý manažér je rád, ak ľudia chodia na porady dobrovoľne a radi. Vo firme, kde je otvorená komunikácia, zamestnanci hovoria bez obáv a komunikujú svoje pracovné potreby otvorene. Dobrý manažér vie, ako rozložiť sily v tíme a prácu organizuje tak, aby mal každý svoju zodpovednosť.
Dobrý manažér vie, ako rozložiť sily v tíme a využíva FLOWii.
Plánovač úloh vám umožňuje meranie času
Plánovač úloh vám dokonca umožňuje rozdeliť každú úlohu na viacero aktivít a ku každej z nich prideliť zodpovednú osobu a termín. Ak niekomu istá úloha trvá dlho, vaši ľudia si môžu začať merať čas na jednotlivých úlohách. Aj vďaka tomu zistia, nakoľko sú v práci efektívni. To všetko môžete vyhodnotiť aj na niektorej z vašich porád.
Komunikujte o problémoch otvorene
Dávať konštruktívnu spätnú väzbu je v poriadku. Takisto si vypočuť vašich ľudí, ak niečo vo firme nefunguje alebo im to komplikuje prácu. Počúvajte svojich zamestnancov a pýtajte sa, čo navrhujú zlepšiť v rámci firemných procesov. Aké prekážky musia prekonávať? Čo by chceli robiť inak a efektívnejšie? Majú dostatok informácií, aby vedeli dotiahnuť pracovné úlohy do úspešného konca?
Nastavené procesy vo firme pomáhajú
Ak sa niečo v tíme podarí, určite ľudí na porade pochváľte. Povedzte im, aký benefit to má pre firmu i pre ľudí samotných. V prípade, že sa niečo nepodarilo alebo riešite akútny pracovný problém, skúste spoločne prísť na to, v čom spočíva. Ako sa mu možno v budúcnosti vyvarovať alebo aký postup zvoliť, aby sa už neopakovala?
Robiť chyby je prirodzené. Často ich možno napraviť, niekedy spôsobia vašej firme škodu, ale zavedením správnych procesov ich možno eliminovať. Aj preto je dôležité, aby všetci členovia tímu poznali jasne pravidlá, ktoré vo vašej firme platia. FLOWii vám ponúka rôzne nástroje a riešenia, ktorými hravo zvládnete online aj projektový manažment.
Plánovanie úloh s FLOWii
Ak ešte vo firme nemáte zavedené pravidelné a stále porady, začnite čím skôr. V mnohom vášmu tímu pomôžu. Organizujte ich v správnom čase, berte pritom do úvahy čas vašich zamestnancov, zapisujte a rozvrhujte dôležité úlohy a termíny spoločne.
Pomôžte si plánovačom úloh a snažte sa, aby boli ciele porady naplnené. Priraďte k jednotlivým pracovným úlohám ľudí, ktorí za nich zodpovedajú a na začiatku ďalšej porady skontrolujte, čo sa podarilo splniť. Merajte a vyhodnocujte. FLOWii vám môže byť dobrým spoločníkom pri organizácii práce i zvýšení efektivity vašich pracovníkov.
