Dochádzkový systém pomáha firmám zlepšovať a automatizovať procesy a zároveň šetrí čas i nemalé financie. V minulosti ho často využívali najmä veľké podniky, ale posledné roky ho zavádzajú aj malé firmy a robia správne. Ak ho ešte vo svojej firme nemáte, je čas nad ním uvažovať. Evidencia dochádzky prostredníctvom online dochádzkového systému môže byť jednoduchá, automatizovaná a časovo nenáročná.
Dochádzkový systém môžete mať aj online
Cieľom dochádzkového systému by nemalo byť striktné sledovanie každého pohybu zamestnancov, či chodia do práce načas a kde sa práve nachádzajú. V dobre fungujúcej modernej firme sú si ľudia vedomí pravidiel i svojej zodpovednosti.
Hlavným dôvodom zavedenia programu na evidenciu dochádzky vo firmách je udržiavanie produktívnej a efektívnej pracovnej sily. Aj vďaka tomu viete, koľko hodín do mesiaca vaši zamestnanci odpracovali, či má niektorý člen tímu nadčasy alebo je potrebné rozdeliť pracovné úlohy v rámci projektov inak. Manažéri majú vďaka dochádzkovému systému prehľad o príchode či odchode zamestnancov z práce, vedia, kedy je človek u lekára alebo na služobnej ceste či sa práve nachádza na dovolenke. Takýto prehľad o ľuďoch neraz pomáha aj manažérom v lepšom projektovom manažmente i organizovaní práce v tíme.
Jednu z takýchto možností ponúka aj jednoduchý online dochádzkový systém od FLOWii, ktorý je prepojený s terminálom. V tomto prípade stačí, aby mali vaši ľudia k dispozícii počítač, tablet alebo mobil a prístup na internet. Zamestnanec sa po príchode do práce prihlási do terminálu, klikne a je zaevidovaný v systéme. Všetky informácie o zamestnancoch tak máte na jednom mieste a dokonca online.
Dochádzkový systém sa dnes oplatí zavádzať aj vo firmách, ktoré zaviedli home office alebo hybridný model práce.
Ako funguje FLOWii dochádzkový systém?
Zaviesť jednoduchý online dochádzkový systém má veľký význam aj v časoch, kedy mnohé firmy prešli na home office a hybridný model práce. Manažéri vďaka nemu vidia, či sú zamestnanci prítomní, sú práve na obednej pauze alebo sa nachádzajú mimo pracoviska. Majú prehľad o svojich ľuďoch v reálnom čase a vedia, či s nimi môžu počítať.
Systém zaznamenáva príchody a odchody tak, ako boli v skutočnosti. Ak chce zamestnanec zistiť skutočný počet odpracovaných hodín v aktuálnom mesiaci, vo FLOWii má o nich prehľad. Vie, koľko hodín odpracoval na projektoch alebo pracovných úlohách alebo koľko dovolenky mu zostáva.
Môže si presne zaevidovať dĺžku prestávky v práci alebo si vybrať medzi rôznymi druhmi absencií - či už ide o návštevu lekára, PN, dovolenky alebo inú súkromnú záležitosť. Práve aj o dovolenke má systém dáta. Zamestnanec si tak vie skontrolovať, koľko dní dovolenky mu ešte zostáva, a či si ešte môže nejakú naplánovať. Naplánovať si môže aj návštevu lekára či služobnú cestu.
Ďalšou funkciou, ktorá uľahčuje procesy vo firme, sú aj automatické prestávky alebo evidencia obedov. Ak má napríklad zamestnanec obed v pravidelnom čase, jednoducho si ho nastaví do dochádzkového systému a pred obednou prestávkou sa nemusí zakaždým odhlasovať.
Získajte všetky údaje v jednom reporte
Dochádzkový systém vám ponúka aj iné možnosti prispôsobenia, či už ide o prístupové práva rôznych pobočiek alebo zamestnancov. Všetky evidované údaje sú tiež k dispozícii pre export dochádzky do PDF alebo aj v grafickom spracovaní priamo v systéme. Takáto komunikácia medzi zamestnancom a zamestnávateľom, poprípade personálnym oddelením, je oveľa efektívnejšia a vie ušetriť veľa času.
PDF report môže skvele poslúžiť ako podklad pre mzdové oddelenie. Mzdárka už viac nemusí kontrolovať, prepočítavať a exportovať rôzne tabuľky, čím neraz dochádza k chybovosti. V prehľadnom reporte aj manažér vidí, koľko hodín zamestnanec odpracoval a či má jeho zamestnanec nejaké nadčasy. Aj vďaka tomu nedochádza k neférovému odmeňovaniu zamestnancov alebo ich možnému vyhoreniu.
Využite výhody dochádzkového systému
Zvyšujte produktivitu práce
Keďže s online dochádzkovým systémom je proces evidencie dochádzky jednoduchý a niektoré manuálne činnosti sa vďaka nemu automatizujú, produktivita práce ľudí sa tým zvyšuje. Každomesačný reporting v PDF alebo v Exceli mzdové oddelenie i manažéri získajú na jeden klik a vďaka prehľadnému systému dochádza k menšej chybovosti.
Šetrite zdrojmi
Zavedenie jednoduchého dochádzkového systému pomáha vašej firme znížiť náklady na pracovnú silu. Zamestnanci nemusia manuálne zaznamenávať svoje príchody, odchody alebo obedné prestávky. Tým sa spresní aj evidencia dochádzky. Už nemôžu samovoľne meniť čas príchodu alebo odchodu podľa toho, ako im to vyhovuje.
Navyše manuálne zhromažďovanie dát pre výpočet mzdy personálnym oddelením je pomerne pracné, takže tým svojej firme šetríte čas i financie. Dochádzku evidujete online, čím znižujete výdavky na klasické papierové dochádzkové knihy.
Vaši zamestnanci sú spokojnejší
V prípade dochádzkového systému FLOWii môžete využívať prehľadné a intuitívne užívateľské prostredie, v rámci ktorého má zamestnanec vždy prehľad o svojom odpracovanom čase i čerpaní dovolenky. Výhodou je aj jednoduchšia komunikácia v tíme, kedy zamestnanec nemusí chodiť osobne na personálne oddelenie alebo za nariadeným s priepustkou. O zmenách môže zamestnávateľa informovať pomocou systému aj z domu. FLOWii obsahuje aj funkciu naplánovania si dovolenky s online upozornením nadriadeného.
Znížte počet absencií
Čím je spoločnosť väčšia, tým je ťažšie dohliadať na dochádzku zamestnancov. Najlepší spôsob jej kontroly je pomocou jednoduchého riešenia evidencie dochádzky online. Dochádzka by mala byť vždy riadená a absencia kontrolovaná. V rámci reportu je možné zvýrazniť zamestnancov aj s neobvyklou úrovňou absencie.
Prepojte dochádzkový systém s inými riešeniami
Dochádzkový systém FLOWii môžete prepojiť aj s inými riešeniami ako sú CRM systém, projektový manažment, online fakturácia alebo skladové hospodárstvo. Vďaka cloudovému online riešeniu je implementácia dochádzkového systému pre firmu nenáročná a zároveň cenovo ľahko dostupná.
Kým pri väčšine konkurenčných riešení potrebujete vlastné servery, komplikovaný IT systém a drahé zariadenie a čipy, jednoduchá online evidencia dochádzky cez FLOWii dokáže bežať na klasickom zariadení s pripojením na internet. Elektronická evidencia dochádzky prináša komfort práce, prehľadnosť, dostupnosť údajov, pričom naplánované pracovné zmeny slúžia aj ako podklady pre spracovanie miezd, napríklad preplatenie sviatku v prípade, keď mal pracovník pracovať.
