Akým spôsobom evidujete zákazky a informácie o vašich zákazníkoch a obchodných partneroch? Väčšina podnikateľov si v začiatkoch podnikania pomáha excelovskými tabuľkami. Ako však získať lepší prehľad v zákazkách, keď váš biznis rastie a vaši zákazníci či obchodní partneri pribúdajú? Zjednodušte svoj biznis aj vďaka CRM systému, ktorý prináša mnohým malým i stredným firmám poriadok v biznise a dôležitý prehľad v dátach.
Excel a evidencia zákaziek? Dá sa to, ale..
Excel slúži predovšetkým na spracovanie údajov a tabuľkové analýzy. Využívajú ho najmä malé firmy alebo malí podnikatelia. Môžete v ňom vytvoriť tabuľku na evidenciu zákaziek, do ktorej si priebežne ukladáte informácie o zákazkách, termínoch dodania, množstvách produktov či cene. Jeho výhodou je jednoduchosť, flexibilita nastavenia excelovskej tabuľky podľa vašich potrieb i nízke náklady, keďže je súčasťou balíka MS Office.
Excel vám však nemusí postačovať, ak sa chcete spätne pozrieť do histórie dát alebo sa vrátiť ku komunikácii so zákazníkmi. V CRM vidíte pri každom klientovi, akú komunikáciu máte za sebou. V systéme nájdete odoslané ponuky, e-mailovú i telefonickú komunikáciu až po všetky nákupy či reklamácie zákazníkov. Kedykoľvek vaši kolegovia nahliadnu do systému, získajú povedomie o histórii každého zákazníka. Ak sa chystáte volať klientovi alebo obchodnému partnerovi, iba si prejdete históriu vašej komunikácie.
CRM slúži na evidenciu klientov a zákaziek
CRM v minulosti využívali najmä veľké firmy. V dobe digitalizácie ich však čoraz viac využívajú aj malé a stredné firmy, aby mohli lepšie spravovať svoje vzťahy so zákazníkmi. CRM systémy sú navrhnuté tak, aby spĺňali potreby obchodných procesov vo firmách. Obsahujú špecifické funkcie, vďaka ktorým môžete spravovať databázu kontaktov, evidovať a riadiť jednotlivé zákazky, zlepšovať interakcie i komunikáciu so zákazníkmi či sledovať a analyzovať vaše predaje.
Tým, že vám CRM ponúka prehľad o konkrétnych zákazkách, môžete v systéme vidieť reálnu hodnotu. Zo systému môžete vyčítať, v akom sú stave, kto ich má na zodpovednosti a čo treba urobiť, aby sa vaša zákazka posunula ďalej do obchodného procesu.
"Vždy som si myslel, že CRM je výsadou veľkých firiem. Nenapadlo mi, že by sme ho mohli využívať. Dozvedeli sme sa o FLOWii, ktoré ponúka zákaznícku podporu v slovenčine, čo je výhoda. Otestovali sme ho a neustále nám ponúka nové riešenia, aby sme mali v biznise prehľad a poriadok. Rozdiel je v tom, že vo firme zrazu vidíme veci jasne a sú prehľadné. Síce mám dobrú pamäť, ale ten veľký objem informácií bol na mňa príliš. Potrebovali sme mať lepší prehľad v biznise, no Excel nám už nestačil," hovorí Tomáš Hanus zo spoločnosti Citrón, ktorá pomáha zákazníkom pri optimalizácii nákladov na elektrinu.
CRM verzus Excel, aký je medzi nimi rozdiel?
Chcete, aby váš obchod rástol? Iba jedna excelovská tabuľka vám na riadenie biznisu nestačí. Poznáte situácie, keď vo firme používate niekoľko excelovských tabuliek a zrazu sa v nich iba preklikávate alebo sú jednoducho neprehľadné? Pri práci s excelovskými tabuľkami vzniká aj riziko chýb. Napríklad pri manuálnom vkladaní a aktualizácii dát.
CRM má tú výhodu, že máte všetky informácie na jednom mieste. Tým, že CRM systém od FLOWii sa nachádza v cloude, máte dáta a informácie rýchlo a ľahko dostupné online. CRM je na rozdiel od Excelu nástroj vytvorený na mieru obchodníkom. Aj preto je prehľadnejšie a rýchlo sa v ňom zorientujete.
Aké sú výhody CRM pre vašu firmu?
CRM systémy obsahujú špecifické funkcie ako sú správa kontaktov, sledovanie predaja, riadenie obchodných príležitostí a mnohé ďalšie, ktoré sú kľúčové pre efektívne riadenie obchodu.
V CRM evidujete základné údaje o zákazníkoch a obchodných partneroch, ich adresu či hodnotu obchodného vzťahu. Môžete v ňom evidovať históriu komunikácie so zákazníkmi, vašich obchodných ponúk, objednávok a zároveň do neho ukladať ďalšie dôležité dokumenty a zmluvy. Vďaka CRM disponujete aktuálnou databázou kontaktov a dôležitými dátami pre lepšie fungovanie vášho podnikania. Zo zákazky v systéme sa môžete rýchlo prekliknúť na klienta a z klienta na konkrétnu ponuku.
Zoznámte sa iba s pár funkcionalitami, ktoré vám CRM uľahčuje:
- dáta o zákazkách a zákazníkoch ukladáte centralizovane do jedného systému
- rýchly prístup k dôležitým údajom
- automatické sledovanie komunikácie so zákazníkmi
- prehľad o histórii interakcií s klientmi - v CRM systéme sa uchovávajú všetky informácie o zákazníkoch ako sú ich kontakty, história interakcií, prechádzajúce nákupy, ich preferencie, záujmy a pod.
- CRM systém umožňuje automatizáciu obchodných procesov – či už automatické upomienky, pripomienky na nadviazanie ďalšieho kontaktu so zákazníkom
- lepší flow v obchode a prehľad v zákazkách
- užitočná analýza dát a generovanie reportov pre lepšie obchodné rozhodnutia - FLOWii ponúka generovanie prehľadných grafov na efektívne manažovanie a lepšie rozhodovanie sa v biznise
- do CRM systému majú prístup viacerí užívatelia a členovia tímu, čím sa rýchlo vedia dostať k potrebným informáciám a dátam o zákazníkoch a zdieľať ich v reálnom čase
- CRM umožňuje aj lepšiu spoluprácu medzi jednotlivými členmi tímu
- CRM je možné integrovať s ďalšími obchodnými nástrojmi a softvérom (e-mailové platformy, marketingové nástroje, účtovný softvér), čo zlepšuje efektivitu a účinnosť celého obchodného ekosystému
Jednou z nevýhod CRM je, že v porovnaní s Excelom, si systém často vyžaduje vyššie náklady na implementáciu a správu. Mnohým firmám sa však takáto investícia vyplatí, pretože sa odráža v lepšej efektivite práce i v raste ich biznisu.
Prečo sa rozhodnúť pre crm softvér?
Excel skôr slúži pre jednoduchšie potreby alebo sa vám zíde v začiatkoch vášho podnikania, kým vaša firma začne rásť. Prípadne môže poslúžiť na tvorbu podkladových tabuliek, z ktorých dáta môžete neskôr importovať priamo do CRM. Mnohé firmy, ktoré prešli na CRM systém, však potvrdzujú, že im ponúka komplexnejšie a efektívnejšie riešenia pre úspešný biznis. Preto, ak cítite potrebu efektívneho riadenia vzťahov so zákazníkmi a chcete viesť lepšiu a personálne zameranú komunikáciu, CRM je vhodná voľba.
Dajte stopku manuálnemu zapisovaniu dát
Ak pracujete s Excelom, viete, že všetky informácie do neho musíte vpisovať manuálne. Práca s excelovskými tabuľkami môže byť zdĺhavá a časovo náročnejšia než v CRM, v ktorom veľa rutinných činností automatizujete. Ak si do CRM systému pridávate nového klienta, zadáte názov firmy a údaje sa vám stiahnu priamo z registra a vyplnia za vás. V CRM takisto vytvoríte obchodnú ponuku a odošlete ju priamo klientovi. Navyše sa vám automaticky prepíše do obchodného prípadu.
CRM môžete prepojiť s faktúrami i projektovým manažmentom
CRM od FLOWii môžete prepojiť s ďalšími modulmi, ktoré ponúka. Napríklad s projektovým manažmentom, online faktúrami, skladovým hospodárstvom či s e-mailingom. CRM sme prepojili dokonca s najväčšou e-shopovou platformou Shoptet.
Z CRM môžete priamo odosielať online faktúry za dokončené zákazky alebo evidovať úspešnosť e-mailových kampaní. CRM reporty sa vám vytvoria automaticky v prehľadných grafoch. Takisto si môžete vyfiltrovať zisky za dané obdobie.
CRM umožňuje, aby ste nastavili oprávnenia pre jednotlivých užívateľov. Obchodníci môžu vidieť iba zákazky, ktoré sami riešia a využívať potrebné funkcie. Manažéri môžu mať širšie oprávnenia. Je iba na vás, ako vo firme nastavíte prístup ku kontaktom alebo do jednotlivých dokumentov pre jednotlivých členov tímu.
Venujte čas výberu správneho softvéru
Kým vo vašej firme prejdete na CRM, dôkladne si vyberajte z ponuky CRM systémov na trhu. Našim zákazníkom vždy odporúčame, aby si CRM vopred otestovali. CRM systém od FLOWii si môžete vyskúšať na 30 dní zadarmo.
V prípade, že sa vám s CRM od FLOWii pracuje dobre, si už len stačí zakúpiť licenciu. Ku každej licencii získate plnohodnotnú zákaznícku podporu i bezplatnú online konzultáciu na správne nastavenie procesov vo vašej firme. Naše funkcionality CRM pravidelne aktualizujeme aj vďaka spätnej väzbe našich zákazníkov.
