Pracujete v neziskovej organizácii alebo ju dokonca riadite? Prostredie mimovládok sa značne líši od biznis sveta. Mnohé z nich sú zamerané projektovo a ľudia v nich neraz vykonávajú rôzne kumulované funkcie. Aj v nich však už mnohí čoraz častejšie volajú po profesionalizácii a nastavení vnútorných procesov pre svoj lepší chod. Dobrou správou je, že s CRM softvérom môže ísť vo vašej organizácii alebo združení všetko hladšie.
Je vaša organizácia zameraná na projekty?
Mimovládne organizácie majú nezastupiteľné miesto v tom, že poskytujú všeobecne prospešné služby. Mnohé svojimi projektmi a aktivitami neraz suplujú štát a v komunitách napĺňajú aktivity, ktoré nerieši miestna samospráva. Tým, že sú mnohé závislé od finančnej podpory firemných partnerov alebo iných donorov, sú väčšinou zamerané projektovo. Napriek tomu ešte stále mnohé nepoužívajú CRM systém.
Malé združenia a organizácie neraz doplácajú na chýbajúcu stratégiu a nastavenie procesov, v dôsledku čoho pracujú často neefektívne. Na to, aby prežili, sa okrem svojich aktivít musia starať o svoju infraštruktúru, ľudské zdroje a rozvíjanie vzťahov s donormi a verejnosťou. Pracovať v organizácii iba pre napĺňanie projektov a ich cieľov dnes nestačí. Chce to oveľa komplexnejšie myslenie a strategický pohľad.
Organizácie a združenia sa dnes potrebujú profesionalizovať.
Neziskovky dnes už neprežijú ani z nadšenia. Práca v nich si vyžaduje viac profesionalizácie a automatizáciu procesov. Bez dobrého projektového manažmentu majú ľudia v organizácii bližšie k vyhoreniu a dobrovoľníci po istom čase strácajú motiváciu. Dôležité miesto v hodnotách organizácie by mala mať aj transparentnosť. Donori a verejnosť chcú vedieť, akým spôsobom organizácie vynakladajú finančné prostriedky a či s nimi hospodária efektívne.
Má vaša organizácia CRM systém?
Aká je situácia vo vašej organizácii alebo združení? Aj vy si ešte stále všetko zapisujete do Excelu? Máte na starosti desiatky projektov a pravá ruka nevie, čo robí ľavá? Donor od vás vyžaduje rôzne reporty a finančné oddelenie zasa dôkladné vyúčtovanie výdavkov, aby si vaša organizácia zachovala transparentnosť? Zažívate v tíme pravidelne stres a chaos a neužívate si výsledky svojej práce? Potrebujete lepšie a cielenejšie fundraisovať? Čo keby ste vo vašej organizácii začali robiť veci inak?
Veľa občianskych združení a neziskových organizácií dnes využíva pro bono pomoc odborníkov z firiem alebo dobrovoľníkov. Práve ľudia z firiem, ktorí popri práci neraz hľadajú možnosti, ako svojim know-how prispieť k lepšej kvalite života vo svojej komunite alebo v krajine, môžu byť pre organizáciu prínosom v nastavení dôležitých procesov. K väčšej profesionalizácii vám môže pomôcť aj vhodný CRM systém.
Aké sú potreby vašej organizácie?
Skúste si v organizácii zadefinovať svoje interné potreby.
- Potrebujete kvalitnú databázu kontaktov, ktorú by ste mohli priebežne aktualizovať?
- Chcete cielenejšie fundraisovať a robiť svoje marketingové aktivity na základe dát?
- Hľadáte nástroj, prostredníctvom ktorého by ste mohli priebežne sledovať finančné výdavky v projektoch a zároveň by o nich malo prehľad aj vaše finančné oddelenie?
- Potrebujete sa v tíme lepšie prepájať v rámci projektov?
- Zbytočne veľa mailujete a zišla by sa vám aj iná forma komunikácie ako napríklad chat v rámci jedného systému?
- Zišlo by sa vám evidovať faktúry v jednom systéme a zároveň online?
Potrebujete si konečne urobiť poriadok v organizácii a mať prehľad o tom, čo robíte, ako to robíte a prečo to robíte? Zlepšite svoju finančnú životaschopnosť, fungujte efektívne a nastavte si procesy tak, aby ste sa v organizácii či v združení mohli venovať aktivitám, ktoré sú skutočne dôležité.
CRM systém, s ktorým si konečne urobíte poriadok v kontaktoch
Budujte a rozvíjajte svoju databázu kontaktov. Nemal by v nej chýbať žiadny partner, donor, vaši dodávatelia či žiadatelia, ktorým poskytujete granty alebo svoje služby. Takisto ľudia, ktorí odoberajú vaše novinky alebo newslettre, ba dokonca ani kontakty na novinárov a médiá, prostredníctvom ktorých môžete informovať verejnosť o svojich aktivitách a projektoch.
Prostredníctvom online CRM systému od FLOWii si môžete segmentovať jednotlivé kontakty, či už ide o dôležitých donorov, partnerov, ktorých pozývate na svoje podujatia alebo kontakty za účelom zasielania vášho newslettra. V prípade, že fundraisujete na svoje aktivity a projekty, je už dnes CRM systém doslova nutnosťou. Práve vďaka aktualizovanej online databáze môžete rozširovať svoje kontakty a zvyšovať dosah na ľudí, ktorí sú ochotní vás podporiť.
Majte podrobný prehľad v projektoch a rozpočtoch
Nadácia Pontis každoročne pripravuje Index udržateľnosti neziskových organizácií. Z posledného vyplynulo, že v roku 2020 sa na Slovensku mierne zhoršila. Dôvodom boli aj dopady pandémie, pričom mnohé organizácie zaznamenali negatívny vývoj najmä vo finančnej životaschopnosti, obhajobe záujmov a poskytovaní služieb.
Majte financie v organizácii pod kontrolou.
Bojujete s nekončiacim sa zoznamom pracovných úloh, potrebujete písať reporty, dodržiavať pritom dôležité termíny, komunikovať so žiadateľmi alebo donormi? Každý jeden projekt si môžete vďaka FLOWii naplánovať. Projektové riadenie s FLOWii vám poskytuje aktuálny prehľad o stave vašich projektov.
Váš tím môže vidieť online, v akej fáze sa konkrétny projekt nachádza, kto každý na ňom pracuje a ako ste na tom s čerpaním rozpočtu. Svoje projekty si tak ustrážite a kontrolujete online aj po finančnej stránke.
S FLOWii máte kontrolu nad príjmami a jednotlivými výdavkami. Pravidelnou evidenciou vašich financií získavate prehľad o tom, odkiaľ a kam vaše peniaze tečú. Finančnú situáciu projektov a organizácie môžete sledovať kedykoľvek online. FLOWii vám dokonca ponúka aj grafický prehľad o hospodárení jednotlivých oddelení alebo tímov. Vďaka tomu vidíte, v ktorých oblastiach môžete v organizácii reálne ušetriť a čo si reálne vyžaduje navýšenie rozpočtu.
Na transparentnosti a efektívnom hospodárení záleží
Partneri a donori radi spolupracujú s organizáciami, na ktoré sa môžu spoľahnúť a ktoré nepoškodia ich reputáciu. Mnohí z nich chcú podporovať najmä etablované organizácie, ktoré majú niečo za sebou a dokážu vydokladovať, ako naložili s ich financiami. Zároveň, či ich projekty majú reálny pozitívny dopad na komunitu.
Finančné oddelenie pracuje tiež jednoduchšie, keďže v jednom systéme má prehľad o všetkých faktúrach, príjmoch a výdavkoch. Majte všetky dôležité dáta a čísla na jednom mieste a reportujte ich s prehľadom.
Robíte kampane cez hromadný e-mailing?
V prípade, že sa v organizácii alebo združení venujete strategicky kampaniam a fundraisujete, vo FLOWii nájdete aj riešenie pre hromadný emailing. V prípade zasielania newslettrov stačí, že si pripravíte template v Mailchimpe alebo v niektorej z aplikácií a hromadný mail odošlete priamo z FLOWii. Výhodou je, že systém vám zobrazí, kto každý si váš e-mail otvoril, čo ho zaujalo alebo na čo si v ňom klikol.
Podobne môžete plánovať a postupovať v prípade rôznych fundraisingových kampaní. Či už pri príležitosti založenia vašej organizácie alebo pred blížiacimi sa Vianocami, kedy je tendencia ľudí sa rozdarovať a podporiť zmysluplné projekty oveľa väčšia. Každá kampaň si vyžaduje istú stratégiu, preto si ju so svojím tímom vopred dobre naplánujte.
Softvér, s ktorým dosiahnete progres
Aj mimovládne organizácie by mali dbať na rozvíjanie svojej značky a šírenie dobrého mena. Čím viac ľudí a podporovateľov sa k vám pridá, tým viac môžete pomôcť v oblasti, v ktorej pôsobíte a ľuďom, ktorí to potrebujú. Progresívne organizácie to už pochopili a mnohé z nich dnes úspešne pracujú so softvérovými riešeniami.
FLOWii je intuitívny a bezpečný cloudový systém, ktorý si môžete na mesiac bezplatne otestovať. Neziskové organizácie si navyše môžu uplatniť zľavu vo výške 50% z predplateného balíka. V prípade, že potrebujete iba konkrétne riešenia pre plynulý chod vašej organizácie, môžete si vybrať konkrétne z nich. Či už je to CRM systém, projektový manažment, hromadný e-maling, online fakturácia a riadenie príjmov a výdavkov, jednoduchý online dochádzkový systém alebo ERP, máte ku nim prístup odkiaľkoľvek z počítača, tabletu alebo vášho telefónu.
Petra Nagyová
