Každá firma má vlastný štýl manažovania ľudí a biznisu. Ak je však biznis ponechaný na samospád, skôr či neskôr každý majiteľ pocíti jeho dôsledky. Ak podnikáte a chcete úspešne rozvíjať svoju firmu, výrazne vám môže pomôcť crm systém. Ponúkame vám niekoľko tipov, ako si vybrať vhodný podnikový softvér.
Máte vo firme zavedený crm systém?
Chaos v pracovných úlohách, namiesto jednotného systému niekoľko excelovských tabuliek, duplicitné vykonávanie úloh, frustrácia, neefektívne investovanie času zamestnancov, slabo viditeľné výsledky – aj takto to môže vyzerať v niektorých firmách. Výsledkom je, že ľudia v nich sú často demotivovaní, nevidia za sebou odvedenú prácu a firma dosahuje oveľa menej, než by mohla. Keď manažéri efektívne neriadia, biznis ide samospádom, čo neskôr pocíti aj samotná firma.
Každá firma funguje na základe nejakých procesov bez ohľadu na to, ako sú nastavené. Úspešní podnikatelia však vedia, že pre ziskový biznis je dôležité obchodné procesy zlepšovať, optimalizovať a najmä riadiť. Ak chcete, aby vaša firma dosahovala požadované ciele, robte to tak, aby vaši ľudia mohli pracovať efektívne a účelne. To, ako vaša firma funguje, napokon zhodnotia vaši zákazníci.
CRM systém sprehľadní firemné procesy
V konkurencii obstoja firmy, ktoré ponúkajú unikátny servis. A teda firmy, ktoré sa snažia robiť biznis inak a majú nastavené svoje obchodné procesy. Darí sa im to aj vďaka vyvinutému systému práce, v rámci ktorého si pomáhajú aj praktickými nástrojmi ako sú crm alebo erp systém. Podnikatelia pochopili, že v digitálnej dobe je potrebné so zákazníkmi, obchodnými partnermi i zamestnancami komunikovať inak. Aj preto využívajú systémy a aplikácie, ktoré im pomáhajú sprehľadniť procesy a prinášajú zisk.
Mnohé firmy na Slovensku odmietajú cloud najmä z pocitových a iracionálnych dôvodov. Myslia si, že nie je bezpečný. Dobrou správou je, že aj napriek tomu sa už viaceré začínajú zaujímať o cloudové technológie, sledujúc trendy a dianie okolo seba.
Iná situácia je v Českej republike, kde cloudové riešenia využívajú aj viaceré mnohé firmy, ktoré si uvedomujú realitu konkurenčného prostredia a potrebu v ňom obstáť.
Nad čím sa zamyslieť pred zavedením nového CRM?
Každá moderná firma má už dnes zavedený crm systém. Ak ešte len uvažujete nad jeho implementáciou, pred výberom správneho CRM by ste si mali položiť niekoľko otázok. Na čo budete crm potrebovať? Je nevyhnutný na riadenie zákaziek, potrebujete evidovať svojich zákazníkov a obchodných partnerov, lepšie nastavovať a riadiť úlohy alebo budovať efektívny marketing a e-mailing? Potrebujete sledovať v rámci firmy cash flow alebo dochádzku zamestnancov alebo riešiť efektívnejšie účtovníctvo?
Myslite na to, aby crm systém spĺňal všetky dôležité požiadavky, ktoré vaša firma potrebuje. V opačnom prípade môže jeho zlý výber obrať vašich ľudí o čas a vašu firmu o peniaze. Napokon na to doplatia všetci – zamestnanci, zákazníci i celý biznis.
Ideálne je, ak si CRM môžete otestovať vopred, aby ste zistili, či obsahuje všetky funkcionality, ktoré potrebujete. Na trhu nájdete stovky kvalitných crm systémov a čoraz viac ich pribúda.
CRM zjednodušuje fungovanie firiem - ako ho vyberať
Firmy pri výbere CRM väčšinou zvažujú kritériá ako sú cena, jednoduchosť použitia CRM systému, či má predajné a marketingové nástroje. Zároveň ich zaujímajú možnosti prispôsobenia a automatizácie systému, ako ho možno prepojiť s inými nástrojmi. Dôležité tiež je, či crm disponuje reportovacími a analytickými nástrojmi alebo existuje jeho mobilná aplikácia. V neposlednom rade treba počítať aj s tým, či firma poskytujúca crm ponúka zákaznícky servis a v akom jazyku.
1. Začnite dôkladnou analýzou potrieb vašej firmy
Predtým, než sa definitívne rozhodnete pre zavedenie nového podnikového softvéru, urobte si vo firme dôkladnú analýzu. Skúste odpovedať na nasledujúce otázky:
- Aká je stratégia vašej firmy a aké sú jej ciele? (z krátkodobého i dlhodobého hľadiska)
- Aké sú vaše hlavné požiadavky na softvér?
- Čo od crm systému očakávajú zamestnanci, vedenie firmy a manažéri?
- Ako máte nastavenú bezpečnosť dát? Disponujete vlastným úložiskom, kde sa ukladajú dáta alebo ich ukladáte na cloud?
- Aká je súčasná štruktúra riadenia firmy a ako sú nastavené vaše obchodné procesy?
- Aké máte v súčasnosti výkonnostné rezervy?
- Ako prebiehajú vo firme materiálové a komunikačné toky? Aké sú predpoklady do budúcna?
Aj vďaka zodpovedaniu otázok získate jasnejšiu predstavu, aký druh softvéru, vrátane jeho funkcionalít potrebujete pre riadenie vašej firmy.
2. Vyberte si softvér a oboznámte sa s jeho funkcionalitami
S príchodom digitalizácie možno nájsť na trhu rôzne podnikové softvéry (CRM a ERP), ktoré ponúkajú rôzne riešenia. Nie každej firme však vyhovujú robustné riešenie, pretože môžu prinášať isté komplikácie a firmy stoja nemalé investície.
Väčšina malých a stredných firiem víta skôr jednoduchšie a cenovo dostupnejšie softvérové systémy. Aj preto pri výbere vhodného ERP alebo CRM systému radšej začnite preferenciami od vašich obchodných partnerov.
Ak chcete proces výberu vhodného softvéru urýchliť, stretnite sa s obchodným zástupcom firmy, ktorá ho ponúka a zároveň vám ho predstaví. Dôležité je, aby vám zmluvne garantovala aj dlhodobý servis, školenia pre zamestnancov, bezpečnosť dát a možnosti programovania dôležitých funkcionalít na mieru vašim požiadavkám.
3.Vyskúšajte si online CRM systém FLOWii
Ak si chcete otestovať zadarmo niektorý z ponúkaných crm systémov, jedným z nich je aj FLOWii. Systém je cenovo dostupný aj pre malých a stredných podnikateľov a má množstvo funkcionalít. FLOWii pomáha firmám pri riadení zákaziek, obchodných prípadov, pracovných úloh vo firme, sledovaní dochádzky zamestnancov, projektovom manažmente, sledovaní príjmov a výdavkov firmy i v marketingových aktivitách pomocou hromadného e-mailingu.
Či ho už potrebujete v slovenskom, českom alebo anglickom jazyku, FLOWii má k dispozícii aj mobilnú aplikáciu, čím máte prístup k dátam odkiaľkoľvek. Stačí iba pripojenie na internet. FLOWii pomáha pri správe a zálohovaní dát o vašich klientoch, pričom všetky dáta sú v bezpečí. Zároveň poskytuje užívateľom pravidelnú telefonickú podporu a čoskoro sa objaví na trhu aj jeho maďarská jazyková mutácia.
4.Dbajte na načasovanie a implementáciu softvéru
Počítajte aj s tým, že implementácia softvéru nejaký čas trvá a môže sa pretiahnuť v porovnaní s pôvodným plánom. Takýto časový sklz má potom vplyv aj na náklady, ktoré prevyšujú pôvodný rozpočet firmy. Môže sa stať, že budete potrebovať doprogramovať chýbajúce funkcionality, importovať existujúce dáta do nového softvéru a vyškoliť zamestnancov.
Aj preto si pred samotnou implementáciou softvéru skúste zodpovedať vo firme tieto otázky:
- Kto bude zabezpečovať implementáciu softvéru?
- Kto zabezpečí prenos a synchronizáciu dát z aktuálnych softvérov?
- Kto nastaví jednotlivé procesy, plány a úlohy?
5.Nové crm si vyžaduje školenie zamestnancov i testovanie
Pri implementácii crm počítajte so školeniami. Vedenie firmy, vrcholový manažment, zamestnanci, ale aj externí partneri sa často potrebujú zoznámiť s novým podnikovým softvérom. Školenia by mali byť najmä zamerané na zmeny v procesoch organizácie, funkcionality crm systému i jeho technické aspekty. Zároveň by mali byť rozdelené podľa organizačnej štruktúry a pracovnej náplne ľudí vo firme, keďže nie každý má ku všetkému v systéme prístup.
Veľkú pozornosť by ste mali venovať aj testovaniu. Preverte komplexnosť všetkých funkcionalít a ich funkčnosť (pridávanie, mazanie, editovanie, export dát). Je tiež dôležité nakonfigurovať prístupové práva jednotlivých zamestnancov. Taktiež si overte používateľské rozhranie na mobilných zariadeniach a tabletoch. Zároveň myslite na to, že ľudia vo vašej firme majú okrem testovania aj svoje vlastné pracovné úlohy.
Motivujte zamestnancov k zmene
To čo nie je na papieri – neexistuje. Nové pracovné postupy a nastavené obchodné procesy zapíšte, prípadne vypracujte smernice, ktorými sa budú všetci riadiť. Pripravte komplexný komunikačný plán, ktorý pomôže aj vašim zamestnancom prijať zmenu. Je dôležité, aby chápali, že nový projekt vedie k zlepšeniu fungovania ich práce i celého biznisu. Pripravte sa na to, že niektorí budú proti, ale to je prirodzené. Motivujte ich.
Počúvať svojich zamestnancov. Každý z nich je osobnosťou, ktorá má vlastné ciele, úlohy a povinnosti v rámci firmy. Pýtajte sa ich, čo by navrhli na zlepšenie softvéru a aká je ich vnútorná motivácia.
Prezentujte výhody nového softvéru. Ukážte im, že môžu mať prehľad a poriadok v dátach, zákazkách, kontaktoch i vo faktúrach. Môžu mať prehľad v úlohách, čo bude viesť k eliminovaniu stresu v tíme alebo frustrácii.
Hovorte o prínosoch nového podnikového softvéru
O výhodách softvéru by ste mali hovoriť vopred ešte pred jeho výberom a implementáciou. Tými najdôležitejšími sú zlepšenie vzťahov so zákazníkmi a výsledkov predaja, zvýšenie tržieb, zlepšenie prehľadu toku informácií, detailné reportovacie nástroje, prehľadná organizácia úloh či rýchlosť plnenia individuálnych cieľov v rámci organizácie.
