Viete, ako je na tom vaša firma a aké sú jej vyhliadky do budúcna? Klesajú vám zisky a neviete, čo je dôvodom? KPI dnes pomáha mnohým spoločnostiam vyhodnocovať dáta a na základe nich plánovať stratégiu. Vďaka metrike môžete efektívnejšie riadiť firmu a mať k dispozícii informácie, ako sa jej darí. Zároveň môžete identifikovať problémy, s ktorými sa pasujete a prijímať dôležité rozhodnutia na základe objektívnych dát.
Čo je KPI?
Skratka KPI pochádza z anglického pojmu Key Performance Indicators a v preklade do slovenčiny znamená kľúčové ukazovatele výkonnosti. Tie sa väčšinou používajú v podnikoch na meranie efektívnosti rôznych procesov firmy.
KPI slúžia ako metrika pre výkonnosť firmy ako celku, ale môžu slúžiť aj na hodnotenie výkonnosti konkrétnych firemných procesov. Základom každého merania je definovanie si toho, čo konkrétne chcete vo firme merať. Následne si určíte cieľ za určité obdobie a zdroj, z ktorého chcete čerpať dáta. Takisto je dôležitý aj pravidelný report.
Ako príklad môžeme uviesť meranie počtu nových zákazníkov (Customer Acquisition). V tomto prípade bude zdrojom CRM systém. Ako cieľ si môžete stanoviť 25% nárast nových kupujúcich za rok, pričom progres bude zaznamenávaný pravidelným kvartálnym reportom. Cieľ musí obsahovať konkrétny časový údaj a zmenu, ktorú chcete dosiahnuť. Z dlhodobého hľadiska tak môžete lepšie vyhodnotiť nielen zisk, ale aj rast firmy v širšom kontexte.
Príklady na KPI
Zaujíma vás, čo všetko môžete v biznise merať?
- Zisky a náklady - patria jednoznačne k základným metrikám, ktoré meria úplne každý
- Pomer očakávaných výnosov a konečných výnosov
- Spokojnosť a vernosť zákazníkov
- Interná konkurencieschopnosť medzi zamestnancami (predaj), ale aj konkurencieschopnosť v rámci trhu
- Peňažný tok
- Náklady na získanie zákazníka a jeho dlhodobá hodnota
Okrem toho poznáme aj high-level a low-level KPI. KPI vyššieho charakteru sa zaoberajú najmä firmou ako celkom (rast výnosov, prevádzkový peňažný tok a pod.) zatiaľ, čo nižšie KPI sa sústredia skôr na konkrétne oddelenia a procesy (reklama, predaj, výroba, ľudské zdroje, a pod.).
Ako merať KPIs z hľadiska technológie
Chcete začať merať KPI vo vašej firme? Pri meraní vám pomôže aj správny softvér. Najčastejšie sa pri meraní používa Excel, Google Sheets alebo aj iné systémové riešenia. Jedným z nástrojov na meranie KPI je aj softvér FLOWii, ktorý vám umožňuje merať a vyhodnocovať potrebné dáta.
Aký je význam KPI?
Vo väčšine prípadov takéto metriky využívajú najmä stredné a veľké podniky, ktoré disponujú veľkým množstvom dát z rôznych zdrojov. Bez pravidelných reportov a metrík by ich neboli schopné vyhodnotiť vo svoj prospech.
Kľúčové ukazovatele výkonnosti však využiť každý podnikateľ bez ohľadu na veľkosť firmy alebo druh podnikania. Tým sa dostávame aj k najdôležitejšiemu významu KPI.
Čím väčším množstvom dát, ktoré sú relevantne vyhodnotené, vo firme disponujete, tým lepšie rozhodnutia viete robiť. Rozhodnutia, ktoré sa nezakladajú len na odhadoch, ale na konkrétnych číslach, vám mnohé vo firme uľahčia. Najmä v súvislosti s ťažšími otázkami. Vami definovaný cieľ zároveň môže dobre poslúžiť ako kompas pri dlhodobej vízii.
Pri zostavení kvalitného KPI si pomôžte týmito 6 otázkami
- Čo je cieľom nášho merania?
- Prečo je tento cieľ pre našu firmu dôležitý?
- Aká je predpokladaná doba na dosiahnutie cieľa?
- Čo konkrétne budeme vo firme merať?
- Ako to chceme merať?
- Ako často to budeme merať ?
Aké kvality by malo spĺňať každé KPI?
- Vyčísliteľné - merania musia byť objektívne a založené na dátach
- Ľahko pochopiteľné - cieľ merania by mal byť pochopiteľný a tabuľky a grafy by mali byť ľahko čitateľné
- Podnecujúce progres -merania by mali podnecovať aktivitu a slúžiť ako motivácia pre celú firmu. KPI môže mať merané aj každý zamestnanec zvlášť, čím vytvárajú internú súťaživosť, ktorá zvyšuje zisk.
- Opakovateľné – len, ak viete merania pravidelne vyhodnocovať, môžete vyhodnocovať progres a plánovať stratégiu
- Priebežne hodnotené - zväčša ide o mesačné, kvartálne alebo ročné reporty
Ako funguje osobné KPI?
Aj keď sa o KPI hovorí väčšinou v kontexte podnikania, rôzne metriky vedia byť užitočné aj pre osobný rast - či už osobnostný alebo finančný. Veľmi populárnym sa v poslednej dobe stáva napríklad meranie pohybových aktivít či spánku. Veľa ľudí síce disponuje dátami o svojom aktívnom pohybe, ale z dlhodobého hľadiska ich nevyhodnocujú a nesledujú. Ak by tak robili, ich motivácia zlepšovať sa by bola väčšia, a rástol by aj ich progres. Tak isto vieme merať aj čas, ktorý venujeme oddychu, čítaniu kníh, rodine, ale naopak aj práci či vzdelávaniu.
V tomto prípade ide skôr o princíp nastavenia si dlhodobých či krátkodobých cieľov s definovaným časovým horizontom a pravidelným sledovaním, ako sa vám dané ciele darí plniť. Práve tak ako funguje meranie KPI v korporátnom či firemnom živote, tak ho možno merať aj v bežnom živote.
