Potrebujete mať prehľad o všetkom, čo vaši zamestnanci robia? Sústavná kontrola a sledovanie každého kroku ľudí vo vašom tíme môže byť kontraproduktívne. Navyše aktivita ľudí nie je to isté, čo ich produktivita. V čom však firme i ľuďom môžete pomôcť, je práca so softvérom na zlepšenie efektivity práce i projektového manažmentu. Prečítajte si pár tipov, ako nerozptyľovať vašich zamestnancov pri dôležitých pracovných úlohách. S plánovačom úloh môže ísť mnohé lepšie. V tíme zároveň môžete merať čas na nich strávený, čo vám pomôže aj v lepšom nastavení procesov.
Kontrolujete neustále svojich ľudí? Nerobte to
Podľa denníka New York Times až osem z desiatich najväčších amerických spoločností sleduje svojich zamestnancov prostredníctvom monitorovacieho softvéru. The Washington Post zasa uviedol, že celosvetový dopyt po systémoch na monitorovanie zamestnancov sa od roku 2019 zvýšil až o 65%. Práve téme neadekvátnej kontroly zamestnancov sa venoval nedávno Harward Business Review.
Dôvodom, prečo niektorí manažéri chcú kontrolovať svojich ľudí je aj fakt, že práca na diaľku sa stala novým normálom a tento trend naďalej pokračuje. Niektorí manažéri sú presvedčení, že je dôležité monitorovať digitálne kroky svojich ľudí. Rôzne softvéry na zvýšenie produktivity však často merajú nezmyselné metriky ako počet odoslaných e-mailov zamestnancom počas dňa, online stretnutí, na ktorých sa zúčastnil alebo počet hodín strávených priamo za počítačom. Firmy však v takomto prípade nemerajú úspechy, ani výsledky svojho tímu.
„Meranie produktivity ľudí na základe takýchto metrík poskytuje manažérovi veľmi obmedzený pohľad na prínos človeka a jeho kvality pre firmu. Je to veľmi kontraproduktívne,“ skonštatoval Brian Elliot, senior viceprezident firmy Slack pre The Washington Post. Ak zamestnanci vidia, že ich výkon je meraný na základe množstva odoslaných e-mailov, potom sa nemožno čudovať, že sa orientujú práve na nezmyselné úlohy, než by sa sústredili na dôležitejšiu pracovnú činnosť.
Aktivita ľudí nie je to isté, čo ich produktivita, pretože tá by sa mala merať predovšetkým výsledkami.
Nerozptyľujte zamestnancov, nechajte ich pracovať
Ak patríte medzi tých, ktorí manažujú svojich zamestnancov, skúste si odpovedať na niektoré otázky:
- Plánujete a organizujete porady bez programu?
- Očakávate okamžité odpovede na e-maily od svojich ľudí alebo si od nich pýtate potvrdenie, že videli váš posledný e-mail?
- Požadujete po zamestnancoch, aby sa checkovali do systému podľa vás bez toho, aby ste zohľadnili ich potreby?
Ak ste odpovedali na niektorú z vyššie uvedených otázok kladne, potom pravdepodobne viac rozptyľujete svojich zamestnancov, než by ste podporovali ich produktivitu a sústredenie sa na dôležité pracovné úlohy.
Nastavte si firemnú kultúru podľa pravidiel, ktoré budú vyhovovať všetkým. Ľudia sa na svojich manažérov obracajú najmä vtedy, ak chcú vedieť, čo sa od nich očakáva alebo potrebujú pomôcť s riešeniami. Ak sa venujete projektovému manažmentu, môžete si pomôcť aj jednoduchým online softvérom, vďaka ktorému budú mať vaši ľudia všetky informácie pokope a v tíme tak získate prehľad nad projektmi.
Manažujte efektívne
Čo môžete v rámci projektového manažmentu robiť lepšie?
- Nechajte zamestnancov, aby sa mohli sústrediť na svoju prácu
- Vykomunikujte im, kedy ste k dispozícii a nerušte ich, keď sa počas pracovného dňa venujú dôležitej pracovnej úlohe
- Nekontaktujte svojich ľudí mimo pracovného času
- Neorganizujte porady a stretnutia bez cieľa a bez programu
- Myslite na to, koľko stretnutí absolvovali vaši ľudia za posledný týždeň – koľko z nich bolo skutočne dôležitých?
- Koľkých stretnutí ste sa za uplynulé dni zúčastnili ako manažér firmy a ku ktorým ste dostali aj program? Boli skutočne nutné alebo vás od práce iba zbytočne rozptyľovali?
Skúste si plánovať úlohy a merať čas nad úlohami
Ak chcete merať produktivitu zamestnancov a mať prehľad o dianí vo firme, môžete využiť niektorý z ponúkaných online softvérov, ktoré trh ponúka. S plánovačom úloh a udalostí od FLOWii sa vám podarí dodržiavať sľúbené termíny a ustriehnuť projekty načas.
Stačí, že pridelíte úlohu zamestnancovi a ak ju po dokončení budete chcieť skontrolovať, systém vás upozorní hneď, ako bude úloha hotová. Ak na niečo váš zamestnanec zabudol alebo niečo v rámci pracovnej úlohy treba doplniť, môžete mu ju s komentárom vrátiť na dopracovanie. To všetko bez zbytočného mailovania alebo telefonovania.
Vašich ľudí sa nemusíte zbytočne na všetko pýtať. Ak vás zaujíma, na čom ktorý zamestnanec aktuálne pracuje alebo či stíhate termíny, pozriete sa do FLOWii a máte v tom hneď jasno. Dokonca si aj po čase sa môžete k nejakej konkrétnej úlohe v systéme vrátiť.
Dobrý time manažment je na nezaplatenie
Vsaďte na dobrý time manažment, pretože stres je to najhoršie, čomu môžete vašich ľudí vystaviť. Vymýšľanie nových nápadov, súťaživosť v tíme a nezmyselný tlak na vykonávanie nepotrebných úloh neraz vedie k vyhoreniu. Takto nastavený systém mnohé uľahčí aj samotným zamestnancom alebo spolupracovníkom vašej firmy. V súčasnosti nie je jednoduché všetko držať v hlave. Vďaka plánovaču úloh má každý poriadok vo svojich povinnostiach. Vidí ich spolu s termínmi na nástenke alebo vo svojom kalendári.
Ak odovzdávate projekt externému zadávateľovi alebo požadujete od svojich ľudí výkaz práce či prehľad aktivít, môžete ich získať jednoduchým exportom do Excelu. Nejde len o vyexportovanie celkovo odpracovaného času na pracovnej úlohe alebo na činnostiach úlohy. Vo FLOWii si dokonca môžete vytvoriť export odpracovaného času z jednotlivých odpracovaných intervalov v úlohe a to všetko na jeden klik. Export zoznamu odpracovaných intervalov v úlohách si môžete vytvoriť priamo v evidencii Úlohy alebo v konkrétnej Zákazke.
Ak chcete vedieť, koľko času vaši ľudia strávili na konkrétnych úlohách alebo zákazkách, stačí úlohu spustiť a FLOWii odmeria čas na nej strávený za vás. Ak sa vám niektoré pracovné úlohy často opakujú alebo si niektoré vyžadujú postupovať podľa presne definovaného postupu, môžete si v systéme zvoliť a pridať vzorové úlohy.
FLOWii vám ponúka aj chat, v rámci ktorého si môžete rýchlejšie vymieňať informácie s kolegami v tíme. O dôležitých notifikáciách, ktoré vám systém posiela, ani nehovoriac.
Na vybudovanie dobrej firemnej kultúry, v rámci ktorej budú vaši ľudia vykonávať tú najlepšiu prácu, potrebujú manažéri vytvárať podmienky a pocit bezpečia . Ten stojí aj na dôvere, že za vyjadrenie spätnej väzby alebo názoru, nehrozí človeku žiadny trest. Ľudia sa cítia isto a bezpečne vtedy, ak môžu otvorene hovoriť o svojich problémoch na pracovisku a hľadajú sa na nich riešenia. Pokojne sa teda pýtajte zamestnancov, čo ich v práci vyrušuje alebo ako si vedia predstaviť pracovať aj inak.
Petra Nagyová
