Uvažujete nad výberom vhodného podnikového systému pre vašu firmu? CRM a ERP systém mnohým firmám značne pomáha v dosahovaní cieľov a pri zjednodušovaní každodenných činností. Ak navyše máte prístup k dátam online, môžete s nimi pracovať odkiaľkoľvek alebo nazrieť na stav objednávok či projektu priamo z pracovného stretnutia. Predtým, než sa však rozhodnete pre konkrétny systém, však o ňom musia byť presvedčení všetci kľúčoví ľudia vo firme a pomôže aj niekoľko dôležitých otázok.
Urobte si vo firme poriadok a získajte prehľad
Jedným z hlavných cieľov zavedenia vhodného podnikového softvéru ako je CRM alebo ERP systém je prehľad a poriadok nad každodenným dianím vo firme. Vďaka nemu môžete mať kontrolu nad aktivitami, ktoré sa vo vašom biznise dejú a vyhodnocovať, či sú efektívne a správne. Firmy vďaka práci s reálnymi dátami aj takýmto spôsobom zvyšujú produktivitu svojich zamestnancov, eliminujú nepotrebné úlohy, ktoré nie sú náplňou ich práce a zvyšujú zisk. To však vonkoncom nie je všetko.
Veľa majiteľov firiem očakáva od zavedenia informačného systému ako je CRM alebo ERP konkrétne výsledky. Softvér dokáže spracovávať, vyhodnocovať a automatizovať množstvo činností a dokáže vám ušetriť nemalé finančné prostriedky. Na jeho zavedenie však vo firme musíte byť dôkladne pripravení.
Ak si informačný systém pred jeho nasadením dôkladne otestujete a bude v súlade s krátkodobými a dlhodobými cieľmi, potrebami a smerovaním firmy, tak ste na správnej ceste k vytúženému prínosu softvéru do vašej organizácie.
Pred výberom podnikového softvéru si položte pár otázok
Rozhodujete sa, či vaša firma zvládne prechod na cloudový podnikový softvér, akým je napríklad FLOWii? Ak chcete mať ucelenejší prehľad o tom, čo sa deje vo vašej firme, ste pár krokov od toho, ako začať zvažovať výber podnikového softvéru. Skúste si položiť niekoľko dôležitých otázok. V prípade, že odpoveď na niektorú z nich je “nie”, sa pri nej na chvíľu zastavte a porozmýšľajte.
- Aká je stratégia predaja nášho podniku - krátkodobá a dlhodobá?
- Ako sú nastavené naše súčasné podnikové procesy?
- Máme spísané naše podnikové procesy a naši zamestnanci sa nimi riadia?
- Aká je organizačná štruktúra riadenia našej firmy? Je každému jasná?
- Aké sú naše hlavné požiadavky na vhodný informačný systém pre firmu - aktuálne i budúce?
- Čo v rámci informačného podnikového systému potrebuje majiteľ firmy a manažéri?
- Čo všetko potrebujú pre zlepšenie efektivity svojej práce naši zamestnanci?
- Aké sú predpokladané budúce produkty a služby, ktoré chce ponúkať naša firma?
- Aké sú postupy, materiálne a komunikačné toky pri poskytovaní konkrétnych služieb a tovarov? Aké sú predpoklady do budúcna?
Výber vhodného podnikového systému by sme mohli spojiť s predstavou vysnívaného domu. Mali by ste mať jasnú a konkrétnu predstavu, ako by mal vyzerať,aký materiál by mal byť použitý, aký veľký pozemok potrebujete a mali by ste si premyslieť aj jednotlivé detaily.
Je dôležité, aby podnikový softvér vo firme prijali aj manažéri
Pri výbere vhodného systému to však nekončí. S jeho zavedením vo firme musia byť stotožnený kľúčoví ľudia, manažéri i zamestnanci. Ak nový systém vašim ľuďom nebude pomáhať, ale naopak značne skomplikuje ich prácu, nebudú motivovaní ho používať. Dokonca sa môže stať, že celý systém bojkotujú a nebudú ho chcieť využívať vôbec. V praxi firiem by sme našli veľa príkladov, keď to tak dopadlo. Pozrime sa, na čo všetko by ste mali myslieť, kým podnikový softvér zavediete.
Vaši zamestnanci sú kľúčoví
Pri výbere správneho podnikového systému by ste sa mali predovšetkým poradiť s vašimi kľúčovými zamestnancami. Viete, aké sú ich potreby a očakávania? Je už všeobecne známym pravidlom, že ľudia sa k zmenám stavajú často negatívne. Najmä k tým, ktoré zavádzajú ich nadriadení. Ak sa im však myšlienka zapáči a rozumejú prínosom nového systému, môžu byť práve oni nositeľmi zmeny vo firme. Ak sa ich vo firme nájde niekoľko, máte vyhraté, pretože presvedčia ostatných.
Plánujte podnikové zdroje aj vďaka ERP systému.
Vzdelávajte svoje tímy o prínosoch nového systému
Vzdelávanie a školenia sú vždy nevyhnutnou súčasťou pri zavádzaní nového informačného systému ako je CRM alebo ERP. Zamestnanci a ľudia, ktorí pre vašu firmu pracujú, musia rozumieť tomu, aké zmeny nastanú v procesoch firmy. Je tiež dôležité, aby ich dodržiavali, ak sa chcete ako firma posúvať a rásť.
Prezentujte výhody systému vašim ľuďom a školenia rozdeľte podľa organizačnej štruktúry a ich pracovného zaradenia či náplne práce. Každý tím bude využívať softvér na niečo iné. Preto ľuďom vysvetľujte, v čom je pre nich systém výnosný a v čom im uľahčí prácu.
Systém dôkladne testujte so zamestnancami
Nový systém sa nezaobíde bez testovania vo firme. Je dôležité, aby ho testovali viacerí, pretože iba tak bude mať úspech. Spíšte si na jeden zoznam, čo všetko v systéme nefunguje, čo by malo fungovať inak, aby ste po spustení riadnej prevádzky systému nehľadali funkcionality, ktoré v ňom nie sú.
Najmä stredné a väčšie firmy by mali systém zavádzať postupne, kým sú si isté, že všetko funguje ako má.
Pripravte si komunikačný plán
Vo firme je vždy najdôležitejšia komunikácia. Nič ľuďom nezatajujte, nenechávajte si komunikáciu o pripravovanom systéme na poslednú chvíľu. A už vôbec by to nemalo fungovať tak, že svojich ľudí pripravíte na nový systém ako na hotovú vec. Buďte firmou, ktorá rešpektuje svojich ľudí, pretože sú pre ňu to najdôležitejšie.
Diskutujte s vašimi ľuďmi konštruktívne. Spíšte smernice, pracovné postupy alebo si pripravte náučné videá, aby vaši ľudia vedeli, ako so systémom pracovať. Napokon systém nemá byť vo vašom biznise prekážkou, ale má slúžiť na to, aby mnohé procesy sprehľadnil a mohli ste napredovať vďaka kľúčovým dátam. Spíšte si komunikačný plán, podľa ktorého budete postupovať pri zavádzaní nového systému.
Spoznajte výhody podnikového systému FLOWii
Výhodou cloudového informačného systému FLOWii je, že kombinuje prvky CRM a ERP. Ponúka však aj ďalšie konkrétne riešenia ako jednoduchý dochádzkový systém, online fakturáciu, skladovú evidenciu či spravovanie príjmov a výdavkov. Aktuálne ho využívajú stovky firiem na Slovensku, v Českej republike i v Maďarsku. Prax ukazuje, že zavedenie systému dopadne dobre, pretože firmy sú na neho pripravené. Takisto sú pre vás k dispozícii naši konzultanti, ktorí vám vysvetlia, ako systém funguje a k dispozícii máte aj našu online príručku či videá na YouTube.
Ak teda chcete vedieť, čo sa každodenne deje vo vašej firme, zlepšiť rozhodovanie na základe presných dát, znížiť chybovosť a počet reklamácií vo vašom biznise a zlepšiť produktivitu vašich zamestnancov a ste pripravení rásť, informačný systém je pre vašu firmu jednoznačným riešením.
Petra Nagyová
