Východisková situácia: Hľadanie vhodného nástroja na evidenciu práce a monitorovanie náročnosti úloh
Spoločnosť TAX OFFICE Hennel & Králik (TOHK) vznikla za účelom poskytovania daňového poradenstva. Neskôr svoje služby rozšírila o vedenie účtovníctva a spracovanie miezd.
Tým, ako sa spoločnosti postupne darilo a ako sa organickým rastom a nárastom počtu zamestnancov a rozširovaním služieb snažila vyhovieť čoraz väčšiemu počtu dopytov zo strany klientov, bolo nevyhnutné sprehľadnenie toku dát smerujúcich od prijatia klienta, analýzy jeho požiadaviek, kvalifikovaného poskytnutia rôznorodých služieb aj s ohľadom na vysokú pridanú hodnotu poskytnutých služieb.
Zamestnanci aj vedenie hľadali optimálny nástroj na evidenciu práce, monitorovanie náročnosti jednotlivých úloh, čo by prispelo správnemu nastaveniu profitability jednotlivých zákaziek a úkonov.
Riešenie: Spoločnosť využila viacero modulov FLOWii a vsadila na jednotný zoznam kontaktov
Konzultant spoločnosti FLOWii navrhol, aby sa spoločnosť TOHK zamerala na využívanie viacerých modulov, ktoré systém ponúka.
Modul Partneri - na evidenciu klientov a histórie s nimi súvisiacej
Modul Úlohy - na evidenciu úloh a sledovanie jednotlivých činností zamestnancov a ich času stráveného na zverených úkonoch
Modul Zákazky - na sledovanie realizácie zákaziek
Modul Obchodné prípady - na sledovanie a manažovanie prijatých dopytov
Pre automatizáciu všetkých opakovaných činností navrhol vytvorenie vzorových zákaziek a vzorových úloh, pričom so zákazníkom vypracovali vzorové osnovy – pracovné postupy, ktoré boli následne nastavené do FLOWii.
Taktiež prebehol import a zjednotenie adresára klientov do modulu Partneri, čím vznikol jednotný adresár kontaktov aj s vymedzením jednoznačnej zodpovednosti za zvereného klienta. Aby sa docielil čo najrýchlejší prístup k dátam, nastavili sa najčastejšie Pohľady vo filtroch a zobrazili sme v systéme len tie informácie, ktoré sú nevyhnutné.
Čo konkrétne obnášala implementácia FLOWii do procesov?
- 10 hodín na identifikáciu problému a návrhu riešení
- 30 hodín implementácie, nastavovania systému a ladenia využívania aplikácie a zaškolenie
- softvér FLOWii začala spoločnosť aktívne používať hneď po implementácii od jesene 2018, čím dosiahla nasledovný nárast tržieb a zisku:
ZÁVER
ZÁVERZáver: TOHK sa naďalej darí a ustála aj krízu
Spoločnosť TOHK aj počas krízy dosahovala zisk a neprepustila žiadneho zamestnanca. Náš konzultant z FLOWii jej pravidelne pomáha s otázkami ohľadom zefektívňovania toku informácií v rámci poskytovania služieb. Celkový výdavok na zaobstaranie softvéru a jeho implementáciu predstavoval 2.000,- EUR bez DPH a licenčné poplatky za používanie softvéru FLOWii sú zhruba 1.500 EUR bez DPH ročne.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Spoločnosť TAX OFFICE Hennel & Králik, s.r.o. (ďalej len „TOHK“) je zapísaná v zozname daňových poradcov vedenom Slovenskou komorou daňových poradcov a je členom CFE – Confederation Fiscale Europeénne. Na základe dlhoročných skúseností v oblasti daňového poradenstva, ktoré poskytuje prostredníctvom daňových poradcov predstavuje spoľahlivého partnera, ktorý dokáže získané poznatky z oblasti daní využiť pre posilnenie pozície svojich obchodných partnerov.
Od založenia v roku 2001 sa spoločnosť snažila rozšíriť portfólio služieb spočívajúce predovšetkým v poskytovaní daňového poradenstva o služby vedenia účtovníctva a spracovania miezd. V sledovanom období poskytovala svoje služby viac ako 140 klientom pôsobiacim v rôznych odvetviach hospodárstva.
