Ako vystavovať online faktúry? Je dôležité na faktúre uvádzať dátum dodania a splatnosti?

Väčšina faktúr obsahuje tri rôzne dátumy – dátum dodania, dátum vystavenia a dátum splatnosti. Ktorý z nich je najdôležitejší? A do akého termínu od dodania tovarov alebo služieb musíte vystaviť vašu faktúru zákazníkovi? Tento blog sa zíde najmä tým, ktorí s podnikaním začínajú alebo chcú mať vo svojich vystavených faktúrach poriadok.

Dôležitosť vystavovania faktúr upravujú dva zákony: zákon o DPH a zákon o účtovníctve. Oba zákony sa vzťahujú najmä na platiteľov DPH. Aj keď sa „faktúrou“ zaoberá iba zákon o DPH, napriek tomu ju vystavujú aj neplatitelia DPH. Faktúry sa totiž používajú aj na účely účtovníctva či dane z príjmov.

Faktúra je doklad, ktorý deklaruje najmä zdanenie obchodu dodávateľom. Alebo inak povedané, preukazuje pohyb tovaru či služieb. Zákon o DPH presne definuje, kedy je dodávateľ povinný faktúru vystaviť, v akom termíne a čo všetko by mala faktúra obsahovať.

Kto je povinný vystaviť faktúru?

Podľa zákona o DPH faktúru povinne vystavujú platitelia DPH – firmy, na ktoré sa vzťahuje zákon, ale aj firmy, ktoré nie sú platiteľmi DPH, avšak sú registrované pre DPH. Faktúry však bežne vystavujú aj ďalší podnikatelia, na ktorých sa síce zákon nevzťahuje, ale faktúry sú pre nich ideálnym podkladom ako účtovný doklad či doklad, ktorý preukazuje pohľadávku.

Akú formu môže mať faktúra?

Faktúra môže mať listinnú alebo elektronickú formu. V prípade online faktúr si príjemca musí byť istý, že je schopný po technickej stránke prijať elektronickú faktúru a zabezpečiť vierohodnosť jej pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť.

Výhodou tiež je, že faktúry si vo FLOWii môžete vystaviť v rôznych jazykoch, následne stiahnuť zo systému vo formáte PDF a poslať e-mailom vašim zákazníkom alebo obchodným partnerom.

Elektronická faktúra je taká, ktorá je vydaná a prijatá v elektronickom formáte. Online faktúry môžete dokonca vystavovať aj vo FLOWii. V jednoduchom online fakturačnom programe si môžete vystaviť prehľadnú faktúru s profesionálnym vzhľadom a s vlastným logom. Môžete do nej vložiť naskenovaný podpis a dokonca aj QR kód, aby vám klienti uhradili faktúru včas.

Prínosom takejto online fakturácie je, že vám správa dokladov nezaberá čas ani priestor v kancelárii. Navyše môžete mať pod jedným účtom vo FLOWii viacero dodávateľských firiem. Ak si potrebujete skontrolovať, akú sumu ste naposledy fakturovali niektorému zo zákazníkom, potrebné informácie nájdete online na jednom mieste. Navyše okrem online faktúr môžete v tom istom systéme vystavovať cenníky, objednávky alebo cenové ponuky s profesionálnym dizajnom, čím aj vaša firma bude pôsobiť viac profesionálne.

Aké náležitosti by mala spĺňať vaša faktúra?

• meno a priezvisko zdaniteľnej osoby alebo názov firmy, sídlo, miesto podnikania alebo bydliska, IČO a DIČ (identifikačné číslo pre daň), pod ktorým tovar alebo službu dodala
• meno a priezvisko/ názov príjemcu tovaru alebo služby, adresu podnikateľa/ firmy, identifikačné číslo pre daň, pod ktorým mu bol dodaný tovar alebo pod ktorým mu bola dodaná služba
• poradové číslo faktúry
• dátum dodania - keď bol tovar alebo služba dodaná
• dátum vyhotovenia faktúry
• množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby
• ak ste platcom DPH, základ dane pre každú sadzbu dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene
• ak ste platcom DPH, výšku dane spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť

Ktoré dátumy uvedené na faktúre sú povinné?

Pozrime sa teraz na tri dátumy, ktoré sa uvádzajú vo faktúre – dátum vystavenia faktúry, dátum dodania a dátum splatnosti. Niekedy sa stáva, že dátum vystavenia a dodania podnikatelia neuvádzajú správne alebo jeden z dátumov vynechajú.

Dátum vystavenia – je deň, kedy podnikateľ/ firma faktúru vystavili, pričom samotné dodanie tovarov alebo služieb sa realizovalo buď v rovnaký deň alebo už skôr

Dátum dodania – tento dátum závisí od toho, či je podnikateľ platiteľom DPH alebo nie je

Ak je podnikateľ platcom DPH, potom to, kedy je tovar alebo služba dodaná, určuje zákon o DPH. Väčšinou ide o deň, kedy sa skončilo poskytovanie služby.

Ak podnikateľ nie je platcom DPH, podlieha iba zákonu o účtovníctve. Dátum dodania je v tomto prípade dátumom, kedy sa zrealizoval účtovný prípad. Často je potom dátum dodania rovnaký ako dátum vystavenia.

QR kód umožňuje uhradiť faktúry jednoducho, rýchlo a načas

Dátum splatnosti – dátum, ktorý hovorí o časovom horizonte, dokedy má byť faktúra uhradená zákazníkom alebo vaším obchodným partnerom

Pre prehľadnosť sa odporúča uvádzať oba dátumy – t. j. dátum vystavenia a rovnako aj dátum dodania. A to aj v prípade, ak sú rovnaké. Na základe dátumu dodania totiž účtovník vie aj spätne určiť obdobie, do ktorého faktúra daňovo aj účtovne patrí.

Zároveň platí, že každý podnikateľ, ktorý nie je platcom DPH, si musí sledovať vlastné obchody za účelom prípadnej povinnej registrácie za platiteľa DPH.

Najlepšie je, ak budete svoje faktúry počas roka vystavovať rovnako. Dodržíte tým účtovnú zásadu a pravidelnosť a pomôžete tým aj vášmu účtovníkovi.

Ako vyzerá online faktúra vo FLOWii

V akých termínoch musíte vystaviť faktúru?

Ak nie ste platcami DPH, faktúru by ste mali vystaviť bez zbytočného odkladu čo najskôr.

V prípade, že ste platcami DPH, faktúru vystavujete nasledovne:

• najneskôr do 15 dní od dodania tovaru a služby v SR
• do 15 dní od prijatia preddavku, a ak bol preddavok prijatý v prvej polovici mesiaca, potom vystavíte faktúru do konca mesiaca, v ktorom bol preddavok prijatý
• do 15 dní od skončenia mesiaca, v ktorom firma dodala tovar do EÚ oslobodený od DPH
• do 15 dní od skončenia mesiaca, v ktorom firma poskytla službu do EÚ, pričom službu zdaňuje odberateľ
• do 15 dní od skončenia mesiaca, v ktorom dodal viac dodávok (tzv. súhrnná faktúra)

A ešte niečo k skratkám IČO, DIČ

IČO - skratka znamená identifikačné číslo firmy alebo organizácie. Dostávajú ho podnikatelia - živnostníci a obchodné spoločnosti, ale aj verejné organizácie (školy, obce) i neziskové organizácie, občianske združenia a nadácie.

DIČ - skratka pre daňové identifikačné číslo pre daň z príjmu. Slúži daňovému úradu na identifikáciu daňového subjektu, ktorý je registrovaný pre platenie dane z príjmu. DIČ vydáva podnikateľom daňový úrad automaticky do 30 dní od vzniku podnikateľského oprávnenia. Každý podnikateľ by mal daňové identifikačné číslo pre daň z príjmu uvádzať na svojich účtovných dokladoch.

DIČ musí mať každý, kto má príjmy z podnikania a. Najčastejšie podnikatelia, ale aj iné osoby. Ak napríklad prenajímate byt a nepodnikáte, získavate príjem, ktorý sa považuje za príjem z podnikania. DIČ musí mať aj občianske združenie, ktoré sa rozhodne podnikať.

IČ DPH - táto skratka sa odlišuje od DIČ.  Ide síce tiež o daňové identifikačné číslo, ale pre daň z pridanej hodnoty. Toto číslo slúži najmä podnikateľom na overenie, že ich obchodný partner je registrovaný platca DPH. Aj preto musia uvádzať IČ DPH na všetkých účtovných a daňových dokladoch.