Trh dnes ponúka rôzne typy informačných softvérov. Nezaobídu sa bez nich už ani malé či stredné firmy. Veď aj malá výrobná firma bežne potrebuje evidenciu skladu alebo vlastný e-shop. Konzultant Viktor Senko z IT spoločnosti Krab.sk upozorňuje na to, že kým sa firma definitívne rozhodne pre informačný systém, mala by si vopred zadefinovať svoje potreby a požiadavky a konzultovať ich s odborníkmi.
Podľa čoho si vybrať softvér? Zamerajte sa na potreby firmy
Pri výbere vhodného softvéru sa často stáva, že firma si nedokáže zanalyzovať sama, aké konkrétne potreby má nový systém riešiť. Dodávateľská firma jej síce odprezentuje softvér a ukáže jej, čo všetko dokáže, ale často nehovorí, aké sú jeho limity.
„Môže sa napríklad stať, že softvér nepodporuje prepojenie s ďalšími aplikáciami alebo nemá API rozhranie. Firma možno potrebuje sklad a mať prehľad o skladových zásobách alebo ho prepojiť s e-shopom. V takom prípade sa treba pýtať na mnohé konkrétne riešenia priamo dodávateľa,“ vysvetľuje Viktor Senko, konateľ spoločnosti Krab.sk, ktorá pomáha mnohým firmám hľadať najvhodnejšie softvérové riešenia na trhu.
Pre lepší výber softvéru pomáha úvodná analýza
Firmy by sa podľa slov odborníka nemali prispôsobovať softvéru, ale mali by nájsť taký, ktorý sa vie čo najlepšie prispôsobiť fungovaniu vo firme. Veľa zákazníkov sa pozerá na to, či je softvér moderný a koľko zaujímavých riešení ponúka, no napokon sa ukáže, že ich ani nepotrebujú.
„Úvodná analýza potrieb je často dôkazom toho, že firmy potrebujú systém na niečo úplne iné. Napríklad konateľ alebo vedúci manažér chce mať prehľad o cashflow, počte odpracovaných hodín zamestnancov alebo sledovať dochádzku. Každá firma má iné potreby a práve preto nemožno jednoznačne povedať, ktorý systém je najlepší,“ hovorí Viktor Senko.
Firmám zároveň odporúča, aby si ideálne našli externého partnera, ktorý ich prevedie úvodnou analýzou potrieb a prípadnou implementáciou softvéru. „Vždy je dobré, ak vás ERP consultingom prevedie odborník, ktorý vám vie poradiť vo výbere vhodných informačných technológií. A teda niekto, kto sa vie dobre pýtať, ako vám funguje obchod, ako sa vypočítavajú mzdy, ako sledujete dochádzku a zároveň dokáže nájsť priestor na zlepšenia. To dokáže iba niekto, kto už robil vo firmách podobnú implementáciu,“ dodáva.
Vyberáme softvér, už máme analýzu a čo potom?
Úvodná analýza za pomoci konzultanta pomôže firme zadefinovať reálne a konkrétne požiadavky a vytvoriť zadanie pre výber vhodného informačného systému. „Zákazník vďaka nej vie, čo skutočne hľadá. Nenechá sa ovplyvniť dodávateľom, ale vie mu jasne zadefinovať, čo potrebuje a prípadne klásť otázky, čo softvér dokáže a nie,“ radí Viktor Senko.
Ideálne je, ak firma využíva jeden softvér, no môže sa stať, že napokon siahne po kombinácii viacerých. Podľa IT odborníka je to v poriadku. Môže sa stať, že v jeden softvér ponúka výborné riešenie na plánovanie úloh a ďalší na účtovníctvo. No aj tu je dôležité, aby mala firma správne zostavený mix rôznych softvérov, ktoré sú prepojené a fungujú v symbióze.
Najhoršie je, ak už firma robila s jedným systémom, s ktorým ľudia neboli spokojní a vymenila ho za ďalší, pričom obchodníci začali pracovať v treťom. „V takom prípade je to veľmi kontraproduktívne, finančne nákladné a firma stráca čas,“ upozorňuje IT odborník. Firma sa tak dostáva do šedej zóny, kedy sa stane rukojemníkom vlastných rozhodnutí.
Mnohé firmy si ani neuvedomujú, že už nejaký softvér používajú – či je to dochádzkový systém, softvér na účtovníctvo, e-mailing alebo plánovač úloh. Niektoré podnikové systémy ako ERP alebo CRM však ponúkajú ucelenejší prehľad o firme prostredníctvo reálnych dát.
Výber vhodného softvéru alebo prípadná zmena a jeho zavedenie vo firme nie sú jednoduchou záležitosťou. Firmy by na to mali myslieť a poradiť sa, kým nie je neskoro. Pomoc konzultanta sa môže zísť aj v tomto prípade. „Inak sa môže stať, že zamestnanec začne vymýšľať, že mu chýba nejaké políčko, ktoré je úplne zbytočné. Akurát bol na to zvyknutý v starom systéme. Pri implementácii je dôležité sa vyvarovať akýchkoľvek procesných chýb,“ konštatuje.
Sumár - na čo má firma myslieť pri výbere softvéru?
Zhrňme si pár dôležitých pravidiel:
- Softvér nevyberajte vo firme sami. Ideálne, ak sa poradíte s konzultantom, ktorý vás prevedie vašimi potrebami a odkonzultuje s vami jednotlivé oblasti firmy
- Pred výberom vhodného systému, spoločne pripravte úvodnú analýzu skutočných potrieb, nespoliehajte sa na reklamu a jednoduché odporúčania
- Pripravte si otázky a pýtajte sa dodávateľa na konkrétne riešenia, zadefinujte jasne zadanie
- Zadefinujte si svoje plány vo firme aj do budúcnosti, aby bol vybraný softvér schoplný plniť vaše potreby aj s vyhliadkou na ďalšie roky.
- Pamätajte na to, že implementácia softvéru môže trvať aj pol roka alebo rok. Preto rozhodnutie o zavedení a výbere vhodného podnikového systému neodkladajte nadlho
- Optimálne je, ak je konzultant prítomný pri implementáciách jednotlivých modulov a nápomocný aj pri návrhoch možných budúcich riešení
Tento článok vznikol v spolupráci so spoločnosťou Krab.sk, ktorá sa zameriava na poskytovanie komplexných IT služieb a riešení pre firmy. Tvoria ju IT odborníci, ktorí sú schopní navrhovať vylepšenia a softvérové riešenia, s ktorými môžu ľudia vo firmách pracovať efektívnejšie, rýchlejšie a bezpečnejšie.
