Schopnosť nastaviť si priority je kľúčová a nevyhnutná pre každého projektového manažéra i zamestnancov. Je jednou z najväčších výziev, s ktorou sa každodenne stretávame v práci a od ktorej závisí, nakoľko budú projekty úspešné. Môžete mať ten najlepší softvér na riadenie projektov, avšak napokon je to vždy manažér, ktorý zadáva úlohy do systému. Naučte sa prioritizovať úlohy a stíhajte deadliny.
Veľké a komplexné projekty potrebujú jasne nastavené priority. Najmä vtedy, ak sa každá úloha hlási o pozornosť ako najdôležitejšia. Aj keď je projekt dobre naplánovaný, zvyčajne vždy vyskočí nečakaná úloha, ktorej bude treba dať prednosť. Dobré projektové riadenie si preto vyžaduje prax i skúsenosti s time manažmentom.
Niekedy sa môžu všetky pracovné úlohy na zozname javiť ako prvoradé, čo je frustrujúce. Napriek tomu ich možno prioritizovať. Preto je dôležité, aby ste vedeli rozlišovať medzi top kritickými a nízkymi prioritami.
Vyskúšajte pár tipov, ako stíhať termíny včas.
1. Urobte si zoznam všetkých úloh
Spíšte všetky úlohy, o ktorých si viete predstaviť, že ich stíhate počas dňa. Nezaoberajte sa tým, koľko ich je. Jednoducho napíšte svoj zoznam, aby ste si mohli rozumne zadeliť čas.
Ak sa vám nedarí držať pracovné úlohy na jednom mieste, vyskúšajte softvér na riadenie projektov a v rámci neho si nastavte priority. Pomôcť si môžete aj plánovačom v systéme FLOWii, vďaka ktorému získate prehľad, v akom stave sú naplánované úlohy a ktorý člen tímu na čom pracuje. Pripomienkovač vás zároveň upozorní, kedy je úloha hotová a umožní vám pridať komentár alebo úlohu vrátiť bez zbytočného mailovania alebo telefonátov.
2. Identifikujte urgentné vs. dôležité
Ak už máte spísaný zoznam úloh, vyberte z nich tie, ktoré potrebujú okamžitú pozornosť. Hovoríme napríklad o práci, ktorá ak nebude dokončená na konci dňa alebo v stanovenom termíne, môže mať pre váš biznis negatívne dôsledky (stratený klient, strata dôvery obchodného partnera, nespokojný zákazník).
Priorizujte vždy na začiatku dňa. Čím skôr, tým lepšie. Ak je to možné, neodkladajte najdôležitejšie úlohy na neskôr. Inak riskujete, že kvôli zaneprázdnenosti s inými úlohami alebo nečakanej urgentnej práci či situácii, ich nestihnete. Priorizovanie založené na urgencii navyše zmierňuje stres, keď sa nenávratne blíži deadline. V opačnom prípade zvyšujete nielen svoju pracovnú záťaž, ale aj tímu, ktorý je na vás naviazaný. Pravidelným opakovaním chýb v time manažmente budete mať tiež blízko k vyhoreniu.
Vždy sa uistite, či niektorý z vašich kolegov v tíme nezávisí od vami dodanej úlohy. Ak nestíhate, kontaktujte ho alebo požiadajte niekoho, aby vám pomohol s jej dokončením.
3. Akú hodnotu majú vaše úlohy?
Ak sa neviete rozhodnúť, ktorá z úloh má top prioritu, skúste sa na na ňu pozrieť z hľadiska toho, čo má pre vašu firmu práve najvyššiu hodnotu.
Sú niektoré typy úloh kritické? Zamerajte sa napríklad na klientske projekty pred internými procesmi.
Odpovedanie zákazníkom má vždy prioritu pred pred písaním školiacich materiálov. Vyriešenie technickej podpory zase vedie pred konfinguráciou databázy.
Ďalším spôsobom, ako posúdiť hodnotu najdôležitejších úloh, je pozrieť sa na to, koľkých ľudí v tíme ovplyvňuje vaša práca.
Ešte pár užitočných bodov na posúdenie hodnoty a dôležitosti vašich úloh:
- Kritické priority sú citlivé na čas a majú vysokú hodnotu. Patria sem úlohy, ktoré riešia krízy alebo dôležité termíny klientov.
- Úlohy vysokej hodnoty, ktoré nie sú časovo náročné, by sa mali považovať za vysoké priority. Sú to úlohy, ktoré zahŕňajú myslenie, plánovanie a spoluprácu.
- Medzi stredné priority patria meetingy, e-mailová komunikácia a organizovanie projektov.
- Projekty a úlohy s nízkou prioritou sú tie, ktoré nie sú časovo náročné a nemajú veľkú hodnotu. Tieto priority môžete posunúť na neskôr počas týždňa alebo ich úplne zrušiť.
4. Usporiadajte svoje úlohy podľa odhadovaného úsilia
Ak máte úlohy, ktoré sú prepojené a majú prioritné postavenie, začnite s tou, ktorá si bude vyžadovať najviac úsilia na dokončenie.
Odborníci na produktivitu navrhujú začať najskôr s dlhšou úlohou. Ak však máte pocit, že sa nemôžete sústrediť na komplexnejšie projekty skôr, než dokončíte kratšiu úlohu, urobte tak. Možno vás skôr motivuje, ak si zo zoznamu vyškrtnete najprv malé úlohy.
5. Buďte flexibilní a adaptabilní
Priority v biznise a v práci sa často menia a najčastejšie, keď to najmenej očakávame. Pri plnení úloh a ich prioritizácii preto počítajte aj s nečakanými zmenami, ktoré môžu byť urgentné.
Plne sa sústreďte na úlohy, ktoré ste odhodlaní dokončiť. Každopádne predvídajte, že v procese budú prichádzať ďalšie projektové požiadavky.
Buďte realistickí. Pravdepodobne nedostanete všetky pracovné úlohy na svoj zoznam a nestihnete ich dokončiť za jeden deň. Potom, čo ich prioritizujete a budete poznať ich predpokladaný odhad, zvyšné úlohy vyškrtnite zo zoznamu.
Fokusujte sa na priority, ktoré musíte dokončiť počas dňa. Akonáhle vyčistíte svoj zoznam prioritných úloh, zamerajte sa na najdôležitejšie, ktoré vám prinesú pocit zadosťučinenia a spokojnosti.
Petra Nagyová
