Stretli ste sa už s pojmom Open Book Management? Ide o spôsob vedenia firmy založenej na dôvere a otvorenosti. Do jej chodu sú aktívne zapojení všetci zamestnanci. Vedia, čo firmu živí a ako môžu spoločne vytvárať zisk. Každý je tak zodpovedný za jej finančný úspech. Tieto princípy si osvojila aj americká spoločnosť Zingerman's, ktorá úspešne pôsobí v gastro segmente.
Príbeh Zingerman´s sa začal písať v Ann Arbor v Michigane otvorením malej prevádzky Zingerman´s Delicatessen. Za niekoľko rokov jej majitelia vybudovali úspešnú obchodnú skupinu pre gurmánske jedlá, ktorej sa darí dodnes. A to aj vďaka otvorenej firemnej kultúre.
Zingerman’s prvýkrát aplikovali prístup Open Book Management (OBM) v polovici 90. rokov 20. storočia. Inšpirovali sa dnes už klasickými knihami The Great Game of Business od Jacka Stacka a Bo Burlinghama a Open-Book Management od Johna Casea.
Stack a Burlingham zastávajú prístup, že podnikanie je hra, ktorá má svoje pravidlá. Zjednodušene vysvetlené, v rámci OBM každý jeden človek vo firme - od najnižších zamestnancov, až po finančných pracovníkov, viceprezidentov a generálnych riaditeľov - vidí “čísla” a ma na nich vplyv.
Firmu ťahajú všetci
V Zingerman's učia zamestnancov, že každý jeden zamestnanec je zodpovedný za kvalitu poskytovaných služieb, ktoré možno vždy zlepšovať. Spolu hodnotia jej výkon a spolu taktiež zdieľajú úspech. Presne to isté platí pre financie a každý zohráva hlavnú úlohu pri dosahovaní pozitívnych finančných výsledkov. Efektívne používanie OBM v Zingerman’s výrazne ovplyvnilo chod firmy a jej finančnú výkonnosť. Zamestnanci si tým vytvorili nielen lepší vzťah k podniku, ale dokážu lepšie narábať s financiami aj vo vlastnom živote.
V Zingerman´s budujú firemnú kultúru a finančný úspech založený na troch krokoch:
- Poznajte a naučte sa pravidlá
- Dosahujte výsledky
- Podeľte sa o svoj úspech
Pravidlá vo firme ovládajú všetci
Biznis je hra s pravidlami a čím lepšie im rozumiete, tým viac máte v biznise prehľad a väčšiu šancu uspieť. Pravidlá a profit sú preto dôležité pre celú organizáciu. Ak nedokážete zaplatiť zamestnancov, ľudia nebudú môcť platiť nájomné. A naopak, ak dokážete znížiť úrokové náklady, navýšiť bonusy, dať komunite viac a pomôcť ľuďom v núdzi, vyhráva každý. Profituje organizácia i jednotlivci.
Desať pravidiel financovania podľa Zingerman´s
- Začnite s inšpiratívnym plánom
Každú jar spoločnosť začína s ročným plánovaním ZAP (Zingerman´s Annual Planning). Zahŕňa tri mesiace analýz, v rámci ktorých si Zingerman´s stanovia, kam smerujú ako organizácia, čo v rámci nej budú robiť a aké kroky podnikne každé oddelenie či jednotlivec. Zamestnanci kreujú víziu, ako by mala firma vyzerať na konci plánovacieho obdobia.
Dobré plánovanie je rozhodujúce pre finančný úspech. Spísaním plánu sa dohaduje inšpiratívny, no stále uskutočniteľný a strategický rozumný prístup, aby sa spoločnosť dostala tam, kam sa dostať chce.
- Zisk je životne dôležitý
Keď požiadate zamestnancov, aby definovali a opísali, čo je zisk a kam smeruje, väčšina z nich má malú alebo žiadnu predstavu. Zamestnanci sú málokedy schopní poskytnúť definíciu zisku, nie to ešte vysvetliť, čo sa s ním deje.
Mnohí odpovedajú: "Časť zisku sa vracia späť do podnikania". Keď sa opýtate, čo znamená „späť do podnikania“, uvádzajú napríklad školenia alebo dávanie komunite. Ale, aj keď ziskovosť môže zvýšiť ochotu firmy robiť viac školení alebo zvýšiť dary, každý účtovník vie, že to sú výdavky, nie zisk.
Začnime jednoduchou formálnou definíciou: Tržby – Výdavky = Zisk
Do určitej miery si každá spoločnosť definuje, koľko a kam sa dostane v jej vlastnom finančnom svete. Vo výkaze ziskov a strát Zingermanov možno nájsť nielen platby za zásoby, či sociálne zabezpečenie, ale aj nájomné a všetky ostatné výdavky.
Zaujímavým bodom je pochopenie toho, kam smeruje zisk. V prípade Zingerman´s to znamená päť oblastí:
a) Kapitálové nákupy
b) Splácanie istiny za pôžičky: Splácanie peňazí, ktoré si požičali od bánk alebo investorov
c) Platenie daní
d) Návrat akcionárom: Toto je návratnosť pre tých ľudí, ktorí investovali do podnikania
e) Sporenie: Väčšie úspory prispievajú k zvýšeniu účtovnej hodnoty
Ďalej sú to výplaty, ktoré, hoci nie sú súčasťou zisku, sú s ním často spojené:
- Vyplatené bonusy založené na zisku
- Platby do komunitnej zbierky, fondu dostupného pre tých, ktorí to v organizácii potrebujú
- Desať percent zo zisku za predchádzajúci rok sa posiela komunite prostredníctvom neziskových príspevkov
Čo sa stane, ak to personál v prvej línii pochopí? Pozrime sa na skvelý príklad.
Umývačka riadu v reštaurácii Zingerman’s Roadhouse poukázala na to, že dve tretiny kociek cukru podávaných ku káve sa často vracali späť do kuchyne a vyhodili sa do koša. Ako nezabalené sa nedali znova použiť. Prešli preto na zabalené balíčky. Koľko to stálo? V bežný deň podávali okolo 150 šálok kávy. Náklady na jednu šálku kávy tak znížili o päť centov, čo je 7,50 USD na deň alebo približne 2 700 USD ročne. A to bol len jeden nápad vnímavého zamestnanca, ktorý pracoval na nižšej pozícii.
Zamestnanci sa učia o svete podnikania, kde sa za ziskom skrýva príbeh. Keď je firma zisková, má finančnú stabilitu a robia sa tak efektívnejšie rozhodnutia. Byť ziskový zvyšuje schopnosť požičiavať si od bánk. Väčší profit umožňuje navýšiť prostriedky, ktoré idú komunite. Tento fakt je pre mnohých zamestnancov veľkou motiváciou na zvýšenie ziskovosti.
- Nepodceňujte hotovosť
Málokto chápe rozdiel medzi ziskovosťou a hotovosťou. Hoci spolu súvisia, často sú odlišné. Podnikanie môže byť ziskové, ale neznamená to, že máte automaticky aj hotovosť. Alebo môžete mať veľa peňazí, ale podnik nefunguje ziskovo.
Prečo by o tom mal vedieť zamestnanec v prvej línii? Pretože robí rozhodnutia, ktoré zásadne ovplyvňujú aj vaše finančné výsledky. Ak nerozumie, čo znamená zisk a prečo potrebujete hotovosť, robí zlé rozhodnutia.
Jedna z najlepších zamestnankýň v Zingerman´s sa v praxi naučila, čo znamená “Cash is King” (Hotovosť je kráľ). Zatiaľ čo sa jej prevádzke darilo z hľadiska predaja a zisku, s hotovosťou bola na hrane, pretože pohľadávky boli vysoké. Účtovník ju upozornil, že ak chcú zaplatiť účty, bude musieť odložiť akékoľvek ďalšie nákupy na sklad. Uvedomila si, že má bokom odloženú kopu potvrdení platieb kreditnou kartou. Tak veľmi sa sústredila na poskytovanie služieb zákazníkom, že platby nestíhala spracovať. Všetko, čo potrebovala urobiť, bolo okamžite ich prejsť a nie ich odkladať. Po vyškolení si našla 30 minút na ich dokončenie a následne vložila tisíce dolárov potrebnej hotovosti na prevádzkový účet.
- Budovanie hodnoty je základ
Je to pravdepodobne najmenej využívané pravidlo v každodennej prevádzke podnikov. Vytváranie hodnoty vo finančnom zmysle je niečo, na čo zamestnanci len zriedka myslia. Týka sa toho, čo sa v súvahe zobrazuje ako „nerozdelený zisk“. Čiže matematický výpočet, ktorý kombinuje hodnotu kapitálových nákupov, spolu s dlhodobými úsporami vyplývajúcimi zo ziskov.
Bez toho, aby sme sa dostali do odpisovania, táto položka súvahy je hodnotou, ktorú vlastníci nahromadili počas rokov. Pre ľudí, ktorí investujú, je dôležité, aby videli finančné výhry. Len málo ľudí v prvej línii premýšľa o tom, prečo by mali vybudovať účtovnú hodnotu v podniku.
Existujú však na to dôvody:
a) Zdravšie súvahy uľahčujú požičiavanie, pretože banky len zriedka požičiavajú hocikomu, kto potrebuje peniaze.
b) Ponechanie zisku je spôsob, ako zamestnancom, komunite a banke ukazujeme, že budujeme udržateľný podnik, ktorý má prostriedky na to, aby tu bol dlhodobo.
c) Ak majitelia nezaznamenajú žiadnu návratnosť svojich investícií, vyberú svoje peniaze z podnikania. Ak ich stiahnu, podnik nebude životaschopný, čo znamená, že nebudú žiadne pracovné miesta.
- DOR sú číslo jeden
DOR (Department Operating Report) v spoločnosti Zingerman´s predstavuje akúsi „výsledkovú tabuľku“. Na organizačnej úrovni má najväčšiu váhu, pretože z nej sa každý môže dozvedieť, ako sa firme darí. Ide o finančný dokument, ktorý je dôležitejší než výkazy ziskov a strát, súvahy alebo výkazy peňažných tokov. Je ľahšie čitateľný a oveľa kratší, než bežné finančné výkazy. Uvádza kritické, nefinančné, ako aj finančné opatrenia; sleduje kvalitu jedla, služieb a ďalšie kľúčové otázky ako sú hygiena, spokojnosť zamestnancov a veľa ďalších. Ukazuje dôležité čísla, ktoré sú nevyhnutné pre prevádzku, ale nezobrazujú sa vo finančnom výkaze. Klasickým príkladom je priemer kontrol v reštaurácii.
DOR obsahuje aj prognózy, vďaka ktorým možno predpovedať, či sa podniku a jednotlivým oddeleniam darí a aké sú trendy. Navyše odľahčuje administratívu, všetci k nej majú prístup, môžu sa z nej poučiť a dosiahnuť zmenu.
- Porozumenie vzájomného prepojenia
Základným problémom v mnohých organizáciách je, že jednotlivci vychádzajú z mylného predpokladu, že pracujú sami. Avšak, každý jeden má svojou činnosťou vplyv na firmu a ľudí v nej. Zamestnanci sa väčšinou tejto predstavte na začiatku bránia. Majú obavy, že ak objednajú viac z nejakej položky a minú tak o 2 000 USD viac než bolo nutné, ostatní kupujúci budú mať o 2 000 USD menej na míňanie.
Nie je jednoduché prebrať zodpovednosť, že ak výrazne zvýšia svoju predpoveď predaja, kupujúci si objedná viac produktov, aby naplnil dopyt. Že ak príjmu ďalších zamestnancov, zvýšia sa mzdové náklady, tiež sa zvýšia náklady na benefity, čo by mohlo znížiť zisk. A že ak znížia prognózy predaja a náklady na prácu budú spracované ako percento z predaja, budú mať menej peňazí na to, aby zamestnancom poskytli hodiny s ktorými počítali.
Preto je potrebné klásť si dôležité otázky. Napríklad:
- Keď sa predpokladá nárast predaja, budeme mať dostatok produktov? Potrebujeme mať viac zamestnancov?
- Prispôsobili sme sa tomu, čo sa môže stať, ak vyčerpáme zásoby?
Toto pravidlo funguje. Aj keď mu málokto venuje veľkú pozornosť, je jedno z najdôležitejších.
- Dolár dnes stojí viac ako zajtra
Hoci tento koncept je pre podnikateľov a účtovníkov samozrejmosťou, zamestnanci si to väčšinou neuvedomujú. Preto to v Zingerman´s vysvetľujú a učia ľudí o pohľadávkach a nákladoch na zvýšenie zásob, ako funguje úrok a čo sa stane, keď sa požičajú peniaze z banky. Spolupracujú na výpočte, aby si určili, či je lepšie využiť zľavu pri predčasnej platbe faktúry alebo sa zľavy vzdajú vďaka faktúre s dlhšou splatnosťou.
- Pravidlo 80/20
Kedysi bývalo zvykom, že na finančnej porade sa čítalo z účtovnej uzávierky. Skupina počúvala, ľudia argumentovali, prečo boli čísla také, aké boli, ale nič sa neudialo a stretnutia sa končili bez výstupu. Namiesto toho, aby sa trávil čas prehodnocovaním a bilancovaním. Pravidlo 80/20 hovorí, že 80 percent času sa firma pozerá dopredu a vytvára prognózy a iba 20 percent času venuje zhrnutiu. Pravidlo 80/20 robí financie zábavnými a zmysluplnými.
Myslieť dopredu znamená myslieť pozitívne. Máte šancu zmeniť to, čo teraz robíte, aby ste sa dostali tam, kam chcete? Zingerman´s tak získavajú čas na koordináciu medzi firmou a jej dodávateľmi. Pozeranie sa dopredu namiesto toho, aby sa len podávali správy o tom, kde už firma bola, jej umožňuje sa vybrať dobrým smerom a vložiť energiu do produktívnych úprav.
- Hovorte rovnakým jazykom
Keď v Zingerman´s začali využívať OBM, zistili, že ľudia majú rozdielne definície dôležitých pojmov. Bežne si mýlili predaj (kde smeruje produkt do rúk klienta) s rezerváciou (záväzkom klienta, že predaj sa uskutoční v budúcnosti) a potvrdením (kde skutočne dostaneme peniaze). Všetky sú dôležité, ale nie sú rovnaké a ich zámena môže akejkoľvek organizácii spôsobiť problémy
Vytvorili si preto slovníky pojmov, ktoré dokumentujú, čo sa rozumie pod každým kľúčovým pojmom. Pokiaľ ide o financie, všetci musia hovoriť rovnakým jazykom.
- Úspech začína tu
Toto pravidlo je základom. Každý v tíme musí vedieť, že je zodpovedný za úspech. Nielen čakať, že niekto naštartuje všetkých. V praxi to znamená, že či už je človek zamestnaný na plný alebo čiastočný úväzok, starší, alebo mladší, vysoko, alebo nízko v organizačnej štruktúre, všetci sú zodpovední za dosiahnutie finančných plánov.
Poznať a naučiť sa týchto desať pravidiel je rovnako dôležité ako súčet všetkých ostatných krokov v podnikaní. Čím viac všetci zamestnanci chápu pravidlá, tým viac vedia, ako ovplyvniť výsledky. Čím viac vedia, ako výsledky ovplyvňujú ich a kolegov, firmu a komunitu, tým viac spoločne vyhrávajú.
Text spracoval Daniel Staník
