Mnohé firmy dnes využívajú rôzne nástroje, ktoré uľahčujú projektový manažment a umožňujú plánovanie úloh. Plánovač úloh a rôzne systémy na organizovanie práce napokon firme prinášajú rôzne výhody. Jednak poskytujú prehľad o pracovných úlohách v tíme a deadlinoch, umožňujú sledovanie času i efektívny workflow. Asana či Trello sú obľúbené platformy na plánovanie úloh a projektov po celom svete, v našich podmienkach zase môžete vyskúšať obľúbený online systém FLOWii.
Aké sú kľúčové benefity softvéru na plánovanie úloh?
-
Majte prehľad o pracovných úlohách v tíme
Jednou z najväčších výhod používania softvéru na plánovanie úloh je možnosť bezproblémovej spolupráce v rámci tímu, ale aj s externými pracovníkmi. Všetci ľudia v tíme, či už pracujú z kancelárie alebo na diaľku, vidia, na akých úlohách pracujú ich kolegovia, ako sa vyvíja projekt a podľa potreby môžu pripomienkovať jednotlivé úlohy alebo dokončenú úlohu reportovať nadriadenému či kolegovi v tíme, ktorý od nej závisí.
-
Mnohé softvéry umožňujú sledovanie času
Pre mnohé tímy je v rámci projektu dôležité sledovanie času stráveného na pracovných úlohách. Jednak kvôli reportovaniu klientom a jednak z hľadiska produktivity práce. Aj to je dôvod, prečo manažéri radi využívajú aplikácie na riadenie projektov, ktoré umožňujú aj meranie času. Ak je časovač súčasťou softvéru pre projektový manažment, je to len výhoda. Používanie viacerých aplikácií v rámci jedného projektu môže v tíme spôsobiť zbytočný chaos.
-
Efektívnejšie delegovanie úloh
Delegovanie je jedna z dôležitých zručností, ktorú by mal mať každý dobrý projektový manažér. Používanie softvéru na plánovanie úloh a ich kontrolu v tomto prípade výrazne pomáha každému lídrovi. Nielenže mu umožňuje prideľovať úlohy jednotlivým členom tímu, ale aj meniť ich prioritu a sledovať, ako sa projekt vyvíja. Podľa vyťaženosti môže zároveň alokovať pracovné úlohy ďalším kolegom alebo sledovať, či sa pracovné úlohy stíhajú dokončiť v stanovenom termíne.
Softvéry na plánovanie úloh, ktoré využívajú známe firmy
Takmer každá úspešná firma používa softvér na plánovanie úloh alebo viaceré nástroje projektového manažmentu. Netflix používa ProofHub, Uber používa Asanu, Sony zase používa Podio.
Vo FLOWii sme sa pozreli na tri známe online nástroje na riadenie projektov, ktoré s obľubou používajú firmy.
-
Asana
Asana je popredná online platforma, ktorá pomáha manažovať tímovú prácu, projekty a pracovné úlohy. Využívajú ju tímy vo viac ako 60-tisíc organizáciách v 195 krajinách sveta. Asana pomáha tímom organizovať a riadiť všetku ich prácu - od malých projektov až po strategické iniciatívy a využívajú aj také firmy ako Deloitte, The New York Times, Uber, Airbnb a ďalšie.
Nástroj na efektívnejšie riadenie projektov pomáha určiť si priority v pracovných úlohách, sústrediť sa a získať viac času na úlohy, ktoré sú najdôležitejšie. Asana efektívne organizuje aj zoznam úloh. Umožňuje vytvárať veľké, škálovateľné úlohy a rozdeľovať ich na sekcie a podpoložky, ktoré potom možno usporiadať do dosiek a zoznamov. Asana je výhodná v tom, že podporuje integráciu s nástrojmi ako sú Slack, Dropbox a Google kalendár.
-
Trello
Trello je obľúbený online nástroj projektového manažmentu, ktorý je obľúbený na celom svete. Jeho výhodou je, že je jednoduchý, bezplatný, flexibilný. Vďaka svojmu dizajnu sa v ňom vie ktokoľvek intuitívne pohybovať medzi svojimi pracovnými úlohami a prioritami. Výhodou je, že ho môžu rovnako využívať aj externí pracovníci v tíme, čím majú prehľad o celom projekte. Trello navyše umožňuje podávanie správ o priebehu projektu klientom, prípadne prehľad o vývoji projektu.
Pomocou jednotlivých kariet si v Trello môžete organizovať svoju prácu a riadiť projekty v reálnom čase. Každá karta môže mať pridelené štítky, kontrolné zoznamy a dôležité termíny. Ak sa blíži deadline, Trello vás na to upozorní. Jednotlivé úlohy zároveň môžete komentovať a prideľovať jednotlivým členom tímu. Medzi firmy, ktoré využívajú Trello patria Adobe, Kickstarter, Google a ďalšie.
-
Wrike
Wrike je cloudový softvér na riadenie projektov a spoluprácu, ktorý možno škálovať naprieč tímami v akomkoľvek podnikaní. Firmy ho môžu používať na zjednodušenie plánovania, zefektívnenie práce a tiež na spoluprácu s externými partnermi. Využíva ho Google, Jaguar, Land Rover, Mars, L'oreal a ďalšie známe spoločnosti.
Wrike zobrazuje stav pracovných úloh v reálnom čase pre všetky projekty tímu. Zároveň pomáha ľuďom v tíme diskutovať o projektoch a rôznych detailoch. Môžete v ňom označiť obrázky a videá, aby ste poskytli ľuďom konkrétnu spätnú väzbu.
Počuli ste už o efektívnom online systéme FLOWii?
Ak hľadáte slovenský, český alebo maďarský systém na projektový manažment alebo plánovanie úloh, jedným z nich je aj cloudový softvér FLOWii.
Plánovač úloh a pripomienkovač umožňuje podnikateľom a manažérom jednoducho plánovať a organizovať pracovné úlohy pre zamestnancov, ale aj firmu ako celok online. Vďaka nemu môžete mať v projektoch a zákazkách ihneď poriadok a aktuálny prehľad o tom, či zamestnanci stíhajú všetky dôležité termíny. FLOWii využívajú aj známe firmy ako INVELT, Profirol, Absynth, Gentlejam a mnohé ďalšie. Navyše si FLOWii a jeho riešenia môžete vyskúšať na 30 dní zadarmo.
Automatické upozornenia, prepojenie s Google alebo Outlook kalendárom, kontrola pracovných úloh, meranie času na jednotlivých úlohách, možnosť odosielanie správ členom tímu alebo chat - to je len zlomok možností, ktoré FLOWii ponúka.
Plánovač úloh môžete využívať samostatne v rámci práce na projekte alebo ho dokonca prepojiť s CRM systémom, bez ktorého sa dnes nezaobíde žiadna moderná firma. Vďaka plánovaču získate lepší prehľad o dianí vo firme a dodržíte dôležité termíny.
FLOWii ponúka rôzne nástroje, vďaka ktorým môžete riadiť svoj biznis ako celok. Priradením úlohy zákazke alebo konkrétnemu obchodnému prípadu získavate o aktivitách komplexnejší prehľad.
Lucia Baníková
