Práca z domu, tvz. home office už nie je len témou, o ktorej sa občas rozpráva ako o benefite firiem pre svojich zamestnancov. V posledných rokoch sa stala trendom a mnohí zamestnávatelia ju čoraz častejšie uprednostňujú. Manažéri sú tak nútení myslieť na nové stratégie a postupy riadenia zamestnancov.
Trend práce z domu umocnila aj pandémia, kedy mnohí zamestnanci firiem nemohli chodiť do svojich kancelárií a a boli nútení pracovať online. V súvislosti s tým nejeden manažér musel riešiť výzvu, ako riadiť projekty online. Porady online, kontrola úloh tímu a každodenné manažovanie pracovného času zamestnancov a projektov - to je iba zlomok pracovných úloh, na ktoré musí myslieť každý dobrý manažér. Navyše, aj uplynulá doba ukázala, že home office potrebuje svoje jasné pravidlá.
Každá firma je individuálna, rovnako aj požiadavky ľudí v tíme. Aj preto neexistuje na prácu z domu jednotné pravidlá. Ideálne je, ak ich prispôsobíte potrebám vašich zamestnancov a zladíte tak, aby nikoho nedemotivovali alebo neviedli k zbytočnému vyhoreniu členov tímu.
Práca z domu pravdepodobne už nikdy nezmizne z našich životov a nebude už len „výhodou“ moderných firiem. Je tiež dokázané, že nová generácia pracujúcich ľudí ju bude vyžadovať už ako podmienku. Generácia Z, ktorá sa narodila v polovici 90. rokov 20. storočia výsostne preferuje prácu z domu. Spoločnosť Gartner uvádza, že do roku 2030 sa tieto preferencie zvýšia ešte o zhruba 30%.
Každý projektový manažér by mal byť pripravený aj na nové trendy, ktoré sú v spojitosti s prácou z domu nezastaviteľné.
3 najčastejšie výzvy manažérov pre riadenie projektov online
Viete, akým najčastejším výzvam čelia vedúci pracovníci a manažéri v oblasti riadenia virtuálnych projektov?
- Neefektívna komunikácia – môže spôsobiť, že zamestnanci alebo tímy budú dezorientované, čo vedie k ich demotivácii
- Nejasné očakávania tímu - manažéri spoločností neraz nevyjadrujú jasne, čo očakávajú od svojich zamestnancov pri výkone práce
- Nedostatočné sledovanie výkonu – monitoring výkonnosti tímov a ľudí, ktorí pracujú na diaľku, by mal byť presný a spoľahlivý
Výzva č. 1: Vylaďte neefektívnu komunikáciu
Samotná komunikácia je pre tím, ktorý pracuje na projektoch online výzvou. Ľudia v tíme pri práci na diaľku nemajú možnosť často a efektívne komunikovať so svojimi manažérmi alebo kolegami ako tím ľudí, ktorí sa nachádzajúci priamo v kancelárii.
Zamestnanci, ktorí pracujú online, tak môžu mať pocit „odpojenia“, čo má za následok aj možné riziko nedostatočného výkonu. Môže sa tiež stať, že prehliadnete dôležité informácie týkajúce sa projektu, čo vôbec nemusí byť zapríčinené zlým prístupom zamestnancov.
Uľahčite komunikáciu zamestnancov vytvorením transparentného prostredia pre šírenie informácií a poskytnite im správne komunikačné nástroje. Jedno z riešení pre efektívnu komunikáciu a lepšiu organizáciu úloh ponúka aj systém FLOWii.
Vytvorte prístup k transparentným informáciám
Riadenie tímu online si vyžaduje dvojnásobné úsilie o udržanie efektívnej komunikácie. Aj preto by ste mali čo najčastejšie komunikovať s členmi tímu a povzbudzovať ich. Ak sa na vás ľudia obrátia so svojimi problémami, neignorujte ich. Postavte sa voči nim konštruktívne a nachádzajte spoločné riešenia.
Diskutujte s kolegami a o ich silných a slabých stránkach. Na základe znalostí o vašich ľuďoch im môžete priradiť adekvátny projekt.
Posilnite svoj tím správnymi nástrojmi
V súčasnom digitálnom svete sú ľudia zahltení množstvom e-mailov. Hoci sa e-maily bežne používajú v rámci tímovej komunikácie, skúste sa poobzerať aj po iných nástrojoch ako je napríklad softvér na webové konferencie, softvér na online zdieľanie projektov a zákaziek alebo iné komunikačné nástroje na rýchle zasielanie správ, ktoré vám pomôžu posilniť tímovú komunikáciu.
Konferenčné hovory prostredníctvom Zoom, Skype alebo Google Meet zasa pomôžu vašim kolegom dohodnúť stretnutia online a diskutovať o rôznych projektoch.
Výzva č. 2 – Vyjasnite si očakávania tímu
Keďže samotná komunikácia na diaľku predstavuje výzvu, manažéri sa často snažia preniesť svoje očakávania do tímov online cestou. S nejasným definovaním cieľov však ide ruka v ruke aj pracovná neefektivita.
Ak chcete, aby váš tím zodpovedne vykonával svoju prácu, stanovte si dopredu pravidlá. Konzultujte vopred vaše očakávania a organizujte pravidelné porady, aby ste mali možnosť motivovať váš tím konkrétnymi úlohami a zodpovednosťou.
Pravidelne informujte svojich zamestnancov o ich povinnostiach. Hovorte jasne, čo od členov vášho tímu očakávate. To zahŕňa opätovné zdôraznenie jednotlivých zodpovedností a úloh, pričom každá z nich je rozhodujúca pre dosiahnutie dlhodobých obchodných cieľov i krátkodobých výsledkov.
Na začiatku nového projektu si jasne naplánujte harmonogram a načrtnite si objem práce každého zamestnanca, ktorú musí odviesť. Aj stretnutia s vaším tímom, ktorý sa chystá vykonávať prácu z domu, sú kľúčom k úspechu. Uistite sa, že sú stotožnení so svojou úlohou v danom projekte a majú jasno v tom, čo majú robiť.
Používajte osvedčené postupy pri práci z domu. Je nesmierne dôležité vášmu tímu poskytnúť jasné inštrukcie. V prípade vzniknutých problémov a konfliktov sa jasne pýtajte, aby ste dostali odpovede a eliminovali možné nedorozumenia v tíme.
Výzva č. 3 - Nedostatočné sledovanie výkonu
V prípade, že váš tím pracuje z domu, sa ľahko môže stať, že stratíte prehľad o pracovnom výkone práce vašich ľudí. To čo vidíte, resp. čo vidí väčšina manažérov je už dokončená práca alebo projekt. Môže sa stať, že kolegovia nestihnú dokončiť projekt v žiadanom termíne, v dôsledku čoho môže byť výsledkom nekvalitný projekt.
Sústavné kontrolovanie zamestnancov však tiež nie je najvhodnejším riešením, pretože to v nich vyvoláva nedôveru a môže viesť k demotivácii.
Podstatné je, aby manažéri primerane sledovali výkonnosť tímu a zamestnancom ponúkali pravidelnú konštruktívnu spätnú väzbu.
Povzbudzujte váš tím a podporujte ho
Pre maximálnu výkonnosť tímu je dôležité vybudovanie dôvery a komunikácia o priebehu projektu. Vždy informujte váš tím, či je na správnej ceste k úspešnému dokončeniu projektu. Nechajte rozprávať svojich ľudí, aby opísali problémy, ktorým každodenne čelia pri riešení projektu a aké zlepšenia navrhujú.
Jedným zo spôsobov, ako posilniť dôveru v tíme, je oceniť každú malú výhru. Všímajte si vašich ľudí, oceňte ich snahu a prácu a verejne zdieľajte ich úspechy. Poskytnite im konštruktívnu spätnú väzbu a oni vám to nahradia motiváciou a lepším výkonom.
