Potrebujete vystaviť zálohovú faktúru a nie ste si istí ako na to? Alebo ste ju práve dostali a neviete, či je všetko v poriadku? V tomto článku vám vysvetlíme všetko podstatné o zálohovej faktúre (resp. preddavková faktúra) - od jej vystavenia až po zaúčtovanie. Ukážeme vám aj praktické príklady. V článku sme pripravili aj vzory zálohovej faktúry na stiahnutie.
Čo je zálohová faktúra a prečo ju používať?
Zálohová faktúra (nazývaná aj preddavková faktúra) je v podstate výzva na zaplatenie vopred dohodnutej sumy za poskytnutý materiál, resp. tovar. Nie je to daňový doklad - je to len podklad pre platbu zálohy. Predstavte si ju ako "predbežnú" faktúru, ktorá vám zabezpečí platbu ešte predtým ako dodáte tovar vášmu zákazníkovi.
Pozn. k obrázku: Vzor zálohovej faktúry
Kedy sa vám zálohová faktúra môže hodiť?
Keď realizujete väčšiu zákazku, pri ktorej potrebujete istotu platby. Taktiež, ak potrebujete financie na nákup materiálu (tovaru) vopred. Zálohová faktúra môže byť aj poistkou, ktorá minimalizuje riziko nezaplatenia za tovar po jeho dodaní. Napríklad, ak ste stolár a vyrábate kuchynskú linku na mieru. Odporúčame vystaviť zálohovú faktúru za kúpu tovaru vopred, aby sa nestalo, že kuchynskú linku vyrobíte, dodáte, namontujete, a zákazník vám za ňu nezaplatí.
Povinné (zákonné) náležitosti zálohovej faktúry
Na rozdiel od bežnej faktúry, zálohová faktúra nemusí obsahovať všetky náležitosti daňového dokladu. Čo by však určite nemalo na zálohovej (preddavkovej) faktúre chýbať:
- Označenie "Zálohová faktúra" alebo "Preddavková faktúra"
- Údaje o dodávateľovi a odberateľovi (Názov firmy/osoby, fakturačná adresa, IČO, DIČ, IČ DPH ak je platiteľom DPH)
- Dátum vystavenia
- Dátum splatnosti
- Fakturovaná suma a predmet fakturácie
- Spôsob úhrady
- Variabilný symbol
Nezabudnite na zálohovú faktúru napísať, že nejde o daňový doklad.
Vzor zálohovej faktúry (Excel, Word, Google Docs) nájdete tu:
- Vzor zálohovej faktúry na stiahnutie - Excel
- Vzor zálohovej faktúry na stiahnutie - Word
- Vzor faktúr na stiahnutie - Google Docs
Ako správne pracovať so zálohovou faktúrou?
Pre platiteľov DPH
Ak ste platiteľom DPH, musíte po prijatí platby zálohy vystaviť do 15 dní faktúru o prijatej platbe (tzv. zúčtovaciu faktúru). Tá už musí obsahovať všetky náležitosti daňového dokladu vrátane rozpisu DPH.
Príklad: Vystavíte zálohovú faktúru na 1200 € s DPH. Po jej zaplatení vystavíte zúčtovaciu faktúru, kde uvediete základ dane (1000 €) a DPH (200 €). Pri konečnom vyúčtovaní potom odpočítate zaplatenú zálohu.
Pripravili sme celý postup, ako krok po kroku vystaviť zálohovú faktúru (preddavkovú faktúru), daňový doklad k prijatej zálohe a zúčtovaciu faktúru. Postup nájdete tu: Ako vystaviť zúčtovaciu faktúru k zálohovej (preddavkovej) faktúre.
Pre neplatiteľov DPH
Pre neplatiteľov DPH je situácia jednoduchšia. Po prijatí zálohy nemusia vystavovať zúčtovaciu faktúru. Stačí po dodaní tovaru alebo služby vystaviť konečnú vyúčtovaciu faktúru, kde odpočítajú zaplatenú zálohu.
Najčastejšie otázky o zálohových faktúrach
- Musí byť zálohová faktúra zaplatená celá naraz? Nie, môžete si dohodnúť aj platbu na splátky. Všetko závisí od dohody medzi dodávateľom a odberateľom.
- Čo ak zákazník nezaplatí zálohovú faktúru? V takom prípade nie ste povinní dodať tovar alebo službu. Práve v tom spočíva výhoda zálohovej faktúry - chráni vás pred neplatičmi.
- Aká je lehota splatnosti zálohovej faktúry? Lehotu splatnosti si určujete sami - zákon ju nestanovuje. Bežne sa používa 7-14 dní, ale môže byť aj kratšia alebo dlhšia podľa dohody.
Ako vám môže FLOWii pomôcť so zálohovými faktúrami?
Vo FLOWii môžete jednoducho vystavovať zálohové (preddavkové) faktúry aj sledovať ich úhrady.
Vo FLOWii môžete:
- Vytvoriť zálohovú faktúru
- Zo zálohovej faktúry jedným kliknutím vytvoriť daňový doklad k prijatej zálohe
- Z daňového dokladu k prijatej zálohe jedným kliknutím vytvoriť vyúčtovaciu faktúru, v ktorej odpočíta zálohu
- Nastaviť automatické upozornenia na prekročenie dátumu splatnosti faktúr
Navyše máte všetky doklady prehľadne na jednom mieste a môžete ich jednoducho exportovať do účtovníctva. Tieto funkcie sú v balíku ZADARMO.
Praktický návod: Ako vystaviť zálohovú faktúru vo FLOWii
Vystavenie zálohovej faktúry nemusí byť komplikované. Tu je jednoduchý postup, ako na to:
1. Začíname s FLOWii
Najprv si vytvorte účet vo FLOWii - je to zadarmo a zaberie vám to len pár minút. Získate tak prístup k kompletnému systému na správu vašej firmy.
2. Základné nastavenia
Pred vystavením prvej faktúry si pripravte:
- Cenník tovarov a služieb, ktoré ponúkate
- Vzhľad faktúry podľa vašich predstáv
- Logo firmy, pečiatku a podpis pre profesionálny vzhľad
3. Pokročilé funkcie
FLOWii ponúka množstvo užitočných funkcií:
- Funkcia "Z dokladu vystav..." pre rýchle vytváranie nadväzných dokladov
- Priame odosielanie dokladov emailom
- Evidencia úhrad priamo na faktúre
- Prepojenie s bankovým účtom pre automatické párovanie platieb
4. Automatizácia procesov
Ušetrite čas s pokročilými funkciami:
- Nastaviteľné emailové šablóny pre profesionálnu komunikáciu
- Generovanie QR kódov pre rýchlejšie platby
- Export faktúr do účtovných programov
Pre lepšie pochopenie celého procesu sme pre vás pripravili aj video návod ako vystaviť faktúru. Pri vystavovaní dokladu vo FLOWii vyberte možnosť "Nový doklad - Preddavková faktúra"
