I úspěšná zisková firma se rok od roku může změnit na průměrnou nebo dokonce ztrátovou. Lukáš Ivan, spoluzakladatel společnosti FLOWii, již řešil různé případy, kdy firma musela přehodnotit své procesy a postavit se znovu na nohy. Je načase, aby firmy začaly brát digitalizaci vážně. „Majitele a manažery firem upozorňujeme, aby se podívali na chod firmy zevnitř. Pokud se nepodívají interně na své finance, nezefektivní obchodní procesy nebo nezrychlí dodávku svého zboží a služeb, budou jen těžko konkurovat ostatním,“ říká v rozhovoru. Přečtěte si, jak firmám pomáhají také řešení z cloudového systému FLOWii.
Jaké výzvy dnes řeší firmy?
Firmy se na nás obracejí s různými potřebami. Některé chtějí jen vyřešit jednoduché věci, jako je online fakturace nebo zavedení docházky a času. Jiné potřebují řešit cashflow nebo zefektivnit podnikání a přehledněji evidovat obchodní případy. A pak jsou firmy, které jsou připraveny na komplexní byznys management.
Výhodou FLOWii je, že je to cloudový systém, který nabízí kompletní nebo samostatná online řešení pro řízení podniku. I díky jeho používání může být podnikání mnohem jednodušší a přinášet hmatatelné výsledky.
Co se děje tehdy, když se firma točí v jednom kruhu? Ví, že má problém, ale nedokáže jej identifikovat?
To se stává často. Ne všechny firmy dokážou rozeznat své potřeby. Myslí si, že potřebují řešit obchod, ale nakonec se ukáže, že mají úplně jiný problém.
Firma se rozhodne pro digitalizaci, ale myslí si, že potřebuje digitalizovat pouze jednu část. Při společné konzultaci však zjistíme, že nedisponuje nástrojem pro evidenci zakázek a nemá ho ani propojený s online fakturací. Pokud by například propojila fakturaci se zakázkami, mohla by lépe měřit výnosnost jednotlivých zakázek.
V případě, že se rozhodne zavést systém FLOWii do svého provozu pro komplexní řízení firmy, jeho výhodou je rychlejší digitalizace. Ve firmách často objevíme nepokryté části, které je důležité digitalizovat, aby se to projevilo v jejich podnikání a číslech.
FLOWii kromě CRM, ERP a konkrétních řešení jako je docházkový systém nebo online fakturace, nabízí také své konzultanty. V čem spočívá tato výhoda?
Náš tým tvoří zkušení lidé, kteří mají bohaté zkušenosti s digitalizací a zaváděním procesů ve firmách. Dokážou přesně detekovat, jaká jsou bolestivá místa ve firmě, a okamžitě navrhnou řešení. FLOWii je pouze nástroj, ale za analýzou stojí naši lidé.
Cílem je, aby firmy plynule prošly digitalizací, mohly díky ní zefektivnit a zrychlit své firemní procesy a dopracovat se ke strategickým rozhodnutím a viditelným výsledkům.
Díky zkušenostem, které máme, dokážeme identifikovat jejich potřeby. Často se jich ptáme, co jim funguje nebo nefunguje. V rámci analýzy provedeme diagnostiku firmy a poté přistoupíme k implementaci, která je nejdůležitější a klíčová. Je to tzv. terapie prostřednictvím nástroje FLOWii.
Mohl byste uvést příklad?
Jednou nás oslovil klient s požadavkem, že potřebuje CRM systém. A opravdu ho potřeboval. Během společných setkání jsme však zjistili, že ve firmě toho chybí více. Neměli přehled o stavu skladu. Aniž by věděli, kde mají jaké zboží, jen těžko mohou používat CRM.
Pokud obchodník neví, jaký druh produktu může zákazníkovi nabídnout a co všechno má na skladě, jen stěží může něco úspěšně prodávat. Dokáže to jedině díky přístupu ke skladovému hospodářství.
Někdy pomůže firmě zefektivnit cash management nebo nasadit zakázkový modul, o kterém si původně myslela, že ho vůbec nepotřebuje. Než však firmě něco navrhneme, potřebujeme pochopit, jak funguje a jak má nastavené procesy.
Přidaná hodnota FLOWii je tedy mnohem větší než jen v nabízeném CRM systému. Spočívá v naší schopnosti diagnostikovat a nastavit správné postupy. Na problémy a výzvy, které řeší, tedy nasazujeme náš vlastní nástroj.
Spousta firem se digitalizaci stále brání, proč?
Mnohé firmy se brání zavedení nových procesů a nástrojů, protože nevědí, jak to mají udělat. Také si o tom něco přečtou a vědí, že už včera bylo pozdě, ale zavést digitalizaci do praxe je už náročnější. I samotní zaměstnanci jsou často zvyklí na jeden způsob práce a každá změna jim může připadat komplikovaná. Jsme schopni nasadit systém ve firmě se 70 zaměstnanci a několika středisky s obratem několik milionů, a to během několika týdnů.
Někdy se stane, že zaměstnanci začnou pracovat s CRM nebo jiným programem, protože jim to někdo shora nařídil. Pak je třeba lidem vysvětlit, proč je důležité nový nástroj používat a jak reálně pomůže nejen jim, ale i chodu celé firmy.
Jaké jsou výhody FLOWii pro firmy a jejich zaměstnance?
Představte si, že najednou máte veškeré informace o firemních financích, zakázkách, projektech nebo zákaznících na jednom místě. Víte, jak se vám daří v obchodech, co se vám povedlo a co ještě musíte dotáhnout, v jakém stavu je váš projekt nebo zakázka nebo kdo chybí v práci. To vše FLOWii nabízí.
Další výhodou je, že tato data máte k dispozici i z mobilního telefonu. Pokud je váš obchodník právě na obchodní schůzce a zákazník se ho ptá na dostupnost vámi nabízených produktů, otevře si FLOWii v mobilu a okamžitě dokáže odpovědět, zda jsou dostupné na skladě nebo je třeba je objednat. Zavedením vhodných nástrojů pak firma vždy vydělává více peněz.
Jak mohou firmy využívat dílčí řešení od FLOWii, pokud se například ještě nerozhodly pro komplexní systém pro řízení podniku?
Máme samozřejmě i řešení, která lze implementovat téměř na počkání. Patří mezi ně například online fakturace, jednoduchá evidence docházky zaměstnanců nebo plánovač úkolů. Firma je spustí samostatně, díky našim online návodům si nastuduje, jak fungují, a pak je může používat do 10 minut.
Někdy ve firmě vše funguje. To znamená, že má zavedené CRM a potřebuje pouze modernější fakturaci, protože fakturační program, který používá, již nevyhovuje jejím současným požadavkům. V takovém případě ji nepřesvědčujeme, aby zaváděla i další řešení, protože je prostě nepotřebuje.
Které známé firmy používají FLOWii?
Pro manažery je důležité mít přehled o stavu projektů, finančních nákladech a důležitých termínech. Z firem mohu zmínit například úspěšnou statickou firmu BVK-PRO ze Šamorína, která používá FLOWii téměř od svého vzniku.
Firma nás oslovila ještě v době, kdy evidovala zakázky v Excelu, ale tento systém evidence dat jí přestal vyhovovat. Od jednoduchých projektů se začala zabývat složitějšími, a tak začala využívat FLOWii CRM systém, ve kterém dnes eviduje stovky projektů v oblasti statiky staveb a mnohé dokonce i v zahraničí. I díky tomu manažeři firmy vědí, kdo má jaké úkoly, zda se dodržují termíny a kdo je za co v rámci projektu zodpovědný. FLOWii jí také poskytuje přehled o aktuálním stavu projektů a analytické nástroje pro vyhodnocování jejich úspěšnosti.
BVK-PRO: Firma, která od začátku využívá FLOWii a má pořádek v procesech
Prešovská firma SKLO-KALI využívá CRM, evidenci zakázek i docházkový systém. Důvodem byla snaha o lepší management byznysu. Původně se rozhodovala mezi třemi systémy. S jednou firmou dokonce vyvíjeli vlastní systém, ale neúspěšně. Nakonec se rozhodli pro FLOWii.
Ve firmě pracují projektovým způsobem. Jakmile zákazník odsouhlasí cenovou nabídku, vytvoří v systému zakázku a evidují celou její historii. Systém FLOWii jim tedy pomáhá řídit projekty a zakázky.
Co produkt, který je třeba vyrobit na míru a dle požadavků zákazníka, to samostatná zakázka, na kterou se váže konkrétní cenová nabídka nebo objednávka, online faktura a další doklady. Ve FLOWii tak vidí i všechny vystavené doklady spojené se zakázkou a další plánované události, které je třeba v souvislosti s ní vyřešit.
Jak dnes vypadá moderní firma?
Podnikatelem se dnes může stát každý. V posledních letech vzniklo mnoho firem, čímž se trh značně saturuje. Vznikem různých firem se trh nejen nasycuje, ale konkurence je větší než kdykoli předtím. I proto je důležité, aby byly řízeny strategicky.
Pokud někdo nechá firmu na volnoběh, nemůže odvádět kvalitní práci. Pak nevytváří zisk a tím pádem ani do ničeho neinvestuje. Pokud firmy neinvestují, zůstávají na stejné úrovni a ničím se od sebe neliší. Navíc není zcela správné, aby si navzájem konkurovaly cenou. Ještě horší je, když začnou nabízet slevy, protože jedna sleva generuje další slevu. Tím se dostávají do cenové spirály.
Co tedy firmám doporučujete?
Je nejvyšší čas, aby zefektivnily své procesy pomocí digitálních nástrojů. Majitele a manažery firem upozorňujeme na to, aby se na fungování firmy podívali zevnitř. Pokud se nepodívají interně na své finance, nezefektivní obchodní procesy nebo nezrychlí dodávku svého zboží a služeb, jen těžko budou schopni konkurovat dalším firmám na trhu.
Někdy se i super zisková firma může z roku na rok stát průměrnou nebo až ztrátovou. Z naší praxe známe reálné příklady, kdy se to stalo a bylo třeba pomoci. Pokud chce dnes firma uspět a chce být úspěšná, bude se muset stát moderní digitální firmou, která má správně nastavené a zavedené procesy a které lidé poctivě při práci dodržují.
Dnes už žádná firma nepřežije, nebude-li se chovat adekvátně ke svému zákazníkovi. Musí si umět vyhodnotit, jak k němu přistupovat a jak často se mu připomínat, k čemuž jí mohou pomoci i získaná data. Důležitou roli zde bude hrát business intelligence, která ruku v ruce s digitalizovanými procesy umožní podniku odlišit se v moři konkurence. Nemluvím pouze o sexy e-commerce, ale i tradičnějších odvětvích. Digitalizace se zkrátka dotkne všech.
Co si má firma představit pod Business Inteligence? V čem jí pomáhá?
Nástroje business inteligence umožňují firmám zvyšovat prodej, snižovat náklady, odhalovat rezervy a dosahovat vyšších zisků. Toto označení zahrnuje metody a software, jejichž cílem je získávat, zpracovat, analyzovat a prezentovat data.
Business inteligence je tedy proces získávání, analýzy a vizualizace dat, který poskytuje firmě relevantní informace. Na základě těchto dat pak management činí strategická rozhodnutí a ovlivňuje obchodní výkonnost firmy.
Vezměme si příklad restaurace, která se může na základě zkušeností svých zákazníků, výkonnosti a vytíženosti své pobočky a názorů svých číšníků a kuchařů rozhodnout, která jídla by měla z jídelního lístku vyřadit a která do něj opět zařadit.
Firmy si také často řeknou, že budou digitalizovat, ale následně digitalizaci odkládají. Co byste jim doporučili?
Jeden malý krok je více než žádný, který neuděláte ani zítra. Musíte se k tomu prostě odhodlat. V mnoha firmách slýchám, že s digitalizací chtěli začít před rokem nebo dvěma a teď už opravdu musí. Tehdy jim říkám: Pokud víte, že chcete a musíte, pak vám to někde říká váš obchodní instinkt. Naslouchejte mu a udělejte alespoň malý krok.
Ať už digitalizace bude vyžadovat malou nebo velkou implementaci, která bude trvat pár dní až půl roku, nechť to nechají na nás. Díky týmu zkušených lidí, které ve FLOWii máme, se vše podaří. Mnohé závisí na potřebě firmy a implementaci vždy rozfázujeme. Začínáme od těch nejdůležitějších částí firmy, které nepočkají.
Pokud mi docházejí výdaje a firma je pár týdnů před krachem, implementační tým FLOWii dá nejdříve do pořádku evidenci příjmů a výdajů a cashflow, následně chod firmy a teprve potom bude někde řešit e-mailing. Začneme s prioritami, které jsou pro ni v danou chvíli důležité a které přinesou rychlý a okamžitý finanční a časový efekt. Takže rozfázujeme konkrétní kroky podle toho, jak to stav firmy vyžaduje. Do implementace zapojíme i zaměstnance a pak vše doladíme. I zde je však důležité, aby lidé po implementaci FLOWii v nově nastavených procesech pokračovali a nástroj používali. V opačném případě to nebude mít žádný efekt.
