Zdá se vám, že trávíte ve firmě více času nad hledáváním dokumentů a zapisováním dat do tabulek? Reportujete, vystavujete faktury, pořizujete zápisy a najednou je polovina pracovního dne pryč? A co kdybyste digitalizovali s FLOWii?
Všechny faktury, cenové nabídky, zálohové faktury či objednávky můžete mít pohromadě v jednom systému, a to dokonce online. Proč byste měli znovu zakládat nový šanon na své dokumenty, když práce s nimi může být ještě jednodušší. Zkuste digitalizovat s FLOWii a vše potřebné budete mít uložené v jednom systému. Výhodou je, že v něm můžete vystavovat faktury online a různé další dokumenty, po kterých můžete kdykoli sáhnout, a dokonce je posílat svým zákazníkům a obchodním partnerům prostřednictvím e-mailingu.
Proč je digitalizace důležitá a jak vám může pomoci CRM systém?
Digitalizace firmy a obchodu je dnes již nutností. Umožňuje mít všechna data v jednom online systému. Stačí vám připojení k internetu a ve FLOWii máte přístup k jakýmkoli dokumentům, nebo si můžete prověřit důležité informace potřebné pro vaše úspěšné podnikání.
Co všechno můžete mít uloženo v systému FLOWii:
- Běžnou komunikaci se zákazníky – díky CRM systému si můžete sledovat, kdy jste naposledy komunikovali se zákazníkem, co od vás potřeboval, jakým způsobem jste vyřešili jeho problém a zda je čas jej znovu kontaktovat – vaše zákaznická podpora nikdy neměla lepší nástroj pro shromažďování důležité zpětné vazby od zákazníků.
- Vaši obchodníci se snadno připraví na další obchodní schůzku i díky komunikaci, kterou vidí v systému a obchodům, které již uzavřeli nebo teprve čekají na dotažení.
- Plánovač úloh s FLOWii vám připomene všechny důležité pracovní úkoly nebo schůzky.
- V systému FLOWii díky online fakturaci vystavujete faktury, zálohové faktury, objednávky, cenové nabídky online, a dokonce je máte uložené v jednom systému.
Digitalizace usnadňuje práci zaměstnancům i manažerům. Díky ní máte přehled o všem, co se ve firmě děje. Vaši zákazníci to samozřejmě pocítí a ocení, protože nic neocení víc, než když znáte jejich potřeby a problémy. Představte si, že zákazník si chce koupit některý z vašich produktů nebo využít vaší služby. Na základě předchozí nebo poslední komunikace přesně víte, co potřeboval a jak jste mu pomohli. Pro lepší vztahy se zákazníky pomáhá právě CRM systém, ve kterém si můžete zapisovat všechna důležitá data a informace vyplývající z kontaktu s nimi. Využije je nejen vaše obchodní, ale také marketingové oddělení.
Jak by firma měla digitalizovat?
Jednoduše si stačí vybrat vhodný software, který vám bude vyhovovat. Výhoda FLOWii spočívá v tom, že systém skládá z různých modulů, jako je online projektový management, online fakturace, příjmy a výdaje, docházkový systém, CRM, mini ERP nebo e-mailing. Můžete si je vyskládat podle toho, jaké máte ve firmě potřeby. Případně začněte pouze s jedním řešením a následně si přidáte další.
Vyzkoušejte následující kroky, které vás přiblíží k větší efektivitě ve firmě
1) Podívejte se na to, jak ve firmě pracujete
Jak řešíte konkrétní kroky v obchodním procesu nebo při komunikaci se zákazníky? Jak máte nastavenou vaši zákaznickou podporu a kam zapisujete zpětnou vazbu od zákazníků nebo obchodních partnerů? Kam ukládáte všechna vaše data? Nastavte si procesy tak, aby se záznamy, které ukládáte do systému, zbytečně neduplikovaly.
Ve FLOWii vám rádi poskytneme konzultace, které vám pomohou lépe nastavit vaše podnikání nebo vidět vaše slepá místa. Pokud si zrovna vybíráte nebo chcete vybrat správný software, nejprve se vždy přesvědčte, co vám nabízejí a co z toho skutečně ve firmě potřebujete.
Co potřebujete dělat nebo nastavit jinak? Žádný systém by neměl sloužit k tomu, aby zahltil zaměstnance nebo jim komplikoval práci. Naopak by jim měl pomáhat v plnění každodenním pracovních úkolů.
2) Nastavte si procesy a systém tak, abyste nedělali práci navíc
Nejlépe jsou na tom firmy, které mají nastavené procesy nebo je již mají zaběhnuté. Podobnou zkušenost má i Milan Paprčka, jednatel firmy CBS.
„Nastavení systému mi trvalo rok. Začalo to organizační strukturou firmy, tvořením směrnic a pracovních postupů. Sepsal jsem pracovní postupy, aby každý věděl, jaké má pravomoci a odpovědnosti a kdo je jeho nadřízený. Aby se nestalo, že přijímá pokyny od kohokoli,“ vysvětluje.
Vedle toho hledal vhodný firemní systém, který by přinesl větší efektivitu. „Zpočátku jsme používali Trello, ale to bylo vhodné spíše pro menší projekty. Potřebovali jsme systém, ve kterém bychom mohli řešit evidenci zakázek a obchodních případů, online fakturaci, firemní finance a sledování příjmů či výdajů, plánování úkolů,“ vyjmenovává Milan Paprčka, jehož firma používá FLOWii.
CRM systémy jsou dnes různé. Je však důležité, abyste své CRM měli nastavené správně. Právě v tom vám mohou pomoci dobře zmapované a nastavené procesy.
3, FLOWii jako skvělý nástroj pro marketéry i obchodníky
Každý dobrý obchodník chce dělat obraty. Denně se setkává se stálými i novými zákazníky a je důležité, aby měl u sebe důležité informace. Objednávky, cenové nabídky, sledování poslední komunikace s klientem - to vše může mít díky systému FLOWii na dosah ruky.
Ať už je obchodník na služební cestě nebo na obchodní schůzce, FLOWii mu výrazně usnadní práci:
- Potřebné dokumenty, jako jsou poslední faktury, objednávky, cenové nabídky má vždy u sebe.
- Ve FLOWii má k dispozici kalendář, do kterého si může zapisovat termín příští schůzky. Ten je dokonce propojen i s Google kalendářem.
- Online si může v CRM prohlédnout poslední komunikaci se zákazníkem nebo obchodním partnerem.
- V systému si může poznamenat, co důležitého se na schůzce se zákazníkem řešilo.
Digitalizace zefektivňuje evidenci dat a poskytuje dokonalý přehled o chodu firmy. Je také důležitá pro udržení klientů. Pokud nemáte digitalizované procesy, má váš obchodník přístup k historii komunikace se zákazníkem pouze prostřednictvím e-mailů, diáře nebo v Excelu, což je nepřehledné.
4, Přístup k datům odkudkoli
Představte si, že byste firmu řídili z mobilu. FLOWii funguje online i na tabletu nebo na mobilu. Vůbec nezáleží na tom, zda jste v kanceláři nebo u počítače. Na své si přijdou zejména obchodníci nebo zaměstnanci, kteří se pohybují často v terénu a věnují se zakázkám nebo zákazníkům. Nemůže se stát, že ztratíte přístup. Ve FLOWii máte všechna data bezpečně uložena.
5, Dbejte na bezpečnost dat a ptejte se na ni
Data jsou to nejcennější, a proto myslíme na jejich bezpečnost. Na trhu je dnes mnoho moderních online aplikací a softwarových řešení, která poskytují přístup k firemním datům odkudkoli. I díky tomu, že jsou uloženy v cloudu, zaměstnanci nemusí nutně sedět v kanceláři, firma dokáže fungovat flexibilněji a v případě jakýchkoli nečekaných krizí je firma schopna pokračovat dál. Důvodů, proč se firmě vyplatí být v cloudu a využívat různá online řešení pro podnikání, je mnohem víc.
Firmy samozřejmě zajímá, jak jsou jejich data chráněna, zálohována a na jakých serverech se nacházejí. Vždy je dobré si vybrat dodavatele, který vynakládá maximální úsilí na zabezpečení vašich dat. Ve FLOWii je chráníme několika způsoby.
