Trh dnes nabízí různé typy informačních softwarů. Neobejdou se bez nich už ani malé či střední firmy. Vždyť i malá výrobní firma běžně potřebuje evidenci skladu nebo vlastní e-shop. Konzultant Viktor Senko z IT společnosti Krab.sk upozorňuje na to, že než se firma definitivně rozhodne pro informační systém, měla by si předem nadefinovat své potřeby a požadavky a konzultovat je s odborníky.
Podle čeho si vybrat software? Zaměřte se na potřeby firmy
Při výběru vhodného softwaru se často stává, že firma si nedokáže zanalyzovat, jaké konkrétní potřeby má nový systém řešit. Dodavatelská firma jí sice odprezentuje software a ukáže jí, co všechno dokáže, ale neříká o jeho limitech.
„Může se například stát, že software nepodporuje propojení s dalšími aplikacemi nebo nemá API rozhraní. Firma možná potřebuje sklad a mít přehled o skladových zásobách nebo jej propojit s e-shopem. V takovém případě je třeba se ptát na mnohá konkrétní řešení přímo dodavatele,“ vysvětluje Viktor Senko, ze společnosti Krab.sk, která pomáhá mnoha firmám hledat nejvhodnější softwarová řešení na trhu.
Pro lepší výběr softwaru pomáhá úvodní analýza
Firmy by se podle slov odborníka neměly přizpůsobovat softwaru, ale měly by najít takový, který se umí co nejlépe přizpůsobit fungování ve firmě. Mnoho zákazníků se dívá na to, zda je software moderní a kolik zajímavých řešení nabízí, ale nakonec se ukáže, že je ani nepotřebují.
„Úvodní analýza potřeb je často důkazem toho, že firmy potřebují systém na něco úplně jiného. Například vedoucí manažer chce mít přehled o cashflow, počtu odpracovaných hodin zaměstnanců nebo sledovat docházku. Každá firma má jiné potřeby a právě proto nelze jednoznačně říci, který systém je nejlepší,“ říká Viktor Senko.
Firmám zároveň doporučuje, aby si ideálně našli externího partnera, který je provede úvodní analýzou potřeb a případnou implementací softwaru. „Vždy je dobré, pokud vás ERP consultingem provede odborník, který vám umí poradit ve výběru vhodných informačních technologií. A tedy někdo, kdo se umí dobře ptát, jak vám funguje obchod, jak se vypočítávají mzdy, jak sledujete docházku a zároveň dokáže najít prostor pro zlepšení. To dokáže jen někdo, kdo už dělal ve firmách podobnou implementaci,“ dodává.
Vybíráme software, už máme analýzu a co potom?
Úvodní analýza za pomoci konzultanta pomůže firmě zadefinovat reálné a konkrétní požadavky a vytvořit zadání pro výběr vhodného informačního systému. „Zákazník díky ní ví, co skutečně hledá. Nenechá se ovlivnit dodavatelem, ale umí mu jasně definovat, co potřebuje a případně klást otázky, co software dokáže a ne,“ radí Viktor Senko.
Ideální je, pokud firma využívá jeden software, ale může se stát, že nakonec sáhne po kombinaci více. Podle IT odborníka je to v pořádku. Může se stát, že v jeden software nabízí výborné řešení pro plánování úkolů a další pro účetnictví. Ale i zde je důležité, aby měla firma správně sestavený mix různých softwarů, které jsou propojeny a fungují v symbióze.
Nejhorší je, pokud už firma dělala s jedním systémem, se kterým lidé nebyli spokojeni a vyměnila ho za další, přičemž obchodníci začali pracovat ve třetím. „V takovém případě je to velmi kontraproduktivní, finančně nákladné a firma ztrácí čas,“ upozorňuje IT odborník. Firma se tak dostává do šedé zóny, kdy se stane rukojmím vlastních rozhodnutí.
Mnohé firmy si ani neuvědomují, že už nějaký software používají – ať je to docházkový systém, software pro účetnictví, e-mailing nebo plánovač úloh. Některé podnikové systémy jako ERP nebo CRM však nabízejí ucelenější přehled o firmě prostřednictvím reálných dat.
Výběr vhodného softwaru nebo případná změna a jeho zavedení ve firmě nejsou jednoduchou záležitostí. Firmy by na to měly myslet a poradit se, dokud není pozdě. Pomoc konzultanta se může sejít iv tomto případě. „Jinak se může stát, že zaměstnanec začne vymýšlet, že mu chybí nějaké políčko, které je naprosto zbytečné. Zrovna byl na to zvyklý ve starém systému. Při implementaci je důležité se vyvarovat jakýchkoli procesních chyb,“ konstatuje.
Sumář – na co má firma myslet při výběru softwaru?
Shrňme si pár důležitých pravidel:
- Software nevybírejte ve firmě sami. Ideální, pokud se poradíte s konzultantem, který vás provede vašimi potřebami a odkonzultuje s vámi jednotlivé oblasti firmy
- Před výběrem vhodného systému, společně připravte úvodní analýzu skutečných potřeb, nespoléhejte se na reklamu a jednoduchá doporučení
- Připravte si dotazy a ptejte se dodavatele na konkrétní řešení, definujte jasně zadání
- Definujte své plány ve firmě i do budoucna, aby byl vybraný software schopen plnit vaše potřeby is vyhlídkou na další roky.
- Pamatujte na to, že implementace softwaru může trvat i půl roku nebo rok. Proto rozhodnutí o zavedení a výběru vhodného podnikového systému neodkládejte nadlouho
- Optimální je, je-li konzultant přítomen při implementacích jednotlivých modulů a nápomocný i při návrzích možných budoucích řešení
Tento článek vznikl ve spolupráci se společností Krab.sk, která se zaměřuje na poskytování komplexních IT služeb a řešení pro firmy. Tvoří ji IT odborníci, kteří jsou schopni navrhovat vylepšení a softwarová řešení, se kterými mohou lidé ve firmách pracovat efektivněji, rychleji a bezpečněji.
