Projektový management je časově a kvalitativně náročná činnost. Během řízení projektů neustále aktualizujete tabulky, obklopují vás papírky, poznámky a pravidelně se účastníte na poradách. Množství z těchto činností vedou ke ztrátě času a vy si to uvědomujete.
Přehled softwarů na řízení projektů
Pokud zachováte přehled a pořádek v projektech, bude se vám pracovat lépe a zejména efektivněji. Tento stav dokážete docílit i pomocí správného softwarového nástroje pro řízení projektů. Softwary, které dnes nabízí trh, jsou natolik vyspělé, že vám poskytnou nejen přehled o všech informacích a postupech, ale množství z každodenních činností dokáží automatizovat.
V tomto článku vám vysvětlíme, co je to software pro správu projektů, řekneme jeho klíčové funkce, které je důležité zohlednit při výběru systému pro vaše podnikání, a samozřejmě vám poskytneme výběr nejlepších systémů na online projektové řízení na trhu.
Co je software pro správu projektů?
Project Management Software, nebo software na řízení projektů je informační systém používaný v širokém spektru průmyslových odvětví na plánování různého druhu projektů a zakázek. Umožňuje projektovému manažerovi a týmu kontrolovat řízení kvality, rozpočet, dokumentaci a mnoho jiného. Tento software slouží k usnadnění práce na daném projektu a podporuje spolupráci mezi účastníky projektu.
Co přesně má dělat dobrý software pro řízení projektů?
Při sledování a řízení projektů je třeba brát v úvahu kvantum věcí. Od sledování výsledků až po správu zdrojů, řízení rozpočtu a spolupráci s členy týmu. To platí i při výběru správného softwarového nástroje pro řízení projektů.
Zde je seznam 6 nejdůležitějších funkcí softwaru pro správu projektů, které vám pomohou při rozhodování.
- Přehled úloh - schopnost přiřadit a aktualizovat stav úloh.
- Harmonogram činností - mnoho nástrojů nabízí kalendáře, Ganttovy diagramy nebo fáze projektu, které vám pomohou pochopit, v jakém stavu se projekt nachází a kolik času potřebujete na jeho dokončení.
- Sdílení souborů - schopnost sdílet a organizovat klíčové projektové dokumenty.
- Komunikace - v projektovém managementu je to jeden z nejdůležitějších bodů, protože plynulý komunikační tok znamená rychlé a snadné řešení problémů.
- Reporting - je důležitý pro všechny členy týmu, pokud jde o aktualizaci projektu. Je to však důležité i pro projektové manažery, kteří se chtějí ujistit, že projekt postupuje a úkoly jsou prováděny správně.
- Finance – projekt by měl vykazovat ziskovost. Je důležité, abyste věděli naplánovat, sledovat a vyhodnocovat finanční stránku projektů.
21 nejlepších softwarů pro řízení projektů
S ohledem na tyto aspekty se podívejme na 21 nejlepších softwarů pro správu projektů, kterým důvěřují malé, střední ale i velké firmy po celém světě.
1. Basecamp
Basecamp je populární software pro správu projektů, který je široce používán v mnoha týmech na řízení projektů. Tento software nabízí například diskusní oblast, kde mohou uživatelé zanechávat komentáře. Na váš e-mail je navíc každý den zasílána rekapitulace projektů, na kterých váš tým pracuje. Uživatelé mohou přispívat do diskusí i prostřednictvím e-mailu. Jednou z nevýhod je nedostatečná možnost přizpůsobení. Například není možné přidat odhadované trvání úlohy, také není možné jednu úlohu přidělit více než jedné osobě.
2. Teamwork Projects
Teamwork Projects je vynikající software pro správu projektů pro pokročilé. Týmové projekty zahrnují všechny nástroje potřebné ke sledování vývoje projektu. Aplikace je dost flexibilní a obsahuje různé intuitivní funkce, jako jsou management úloh, zprávy, ukládání souborů, nástroje pro sledování času a další. Podpora ukládání souborů je přístupná na serverech DropBox, Disk Google a Box.com.
3. ProofHub
ProofHub je online aplikace na řízení projektů, která klade důraz na jednoduchost. Tento software pro správu projektů je určen především pro malé a rostoucí podniky. Projekty jsou přidělovány skupinám a klientům, kteří jsou schopni diskutovat, sdílet a upravovat data. Proofhub také nabízí vytvoření vlastních profilů pro uživatele na vytváření Ganttových diagramů. ProofHub poskytuje správu úloh, pracovní toky a tabule, Ganttův diagram, sledování času, diskuse, chat, kalendář, správu souborů, poznámky a upozornění v aplikaci.
4. Zoho Projects
Zoho projects je rozsáhlý software pro správu projektů s přímým rozhraním. Tento software pokrývá oblasti jako jsou projektové plánování, Ganttovy diagramy, nástroje na tvorbu zpráv. Může být také integrován s nástroji jako Google Apps a DropBox.
5. Nifty
Nifty je nástroj pro správu projektů, který zkracuje vývojové cykly projektu a zvyšuje produktivitu týmu kombinací všech důležitých funkcí projektového řízení do jediného softwaru. Software společnosti Nifty umožňuje spravovat úlohy prostřednictvím přehledu kanban nebo databázového seznamu. Má zabudovaný kalendář, který lze integrovat s Googlem. Také je dostupné sdílení souborů. Nifty má integraci s GitHub, díky které je Nifty skutečně jedinečný tím, že podporuje spolupráci mezi jednotlivými útvary a to nenabízí žádný jiný software.
6. Trello
Trello se na rozdíl od ostatních softwarů na řízení projektů liší v tom, že jde o nástroj, který plně využívá grafické rozhraní online kanban. To znamená, že vizualizuje celý projekt pouze v jednom zobrazení a jednotlivé úkoly se vnořují do sloupců, mezi nimiž se podle aktuálního stavu přesouvají. Trello umožňuje vytvářet tzv. karty a pohybovat jimi jakoby po "šachovnici". Tyto karty mohou zobrazovat například konverzace nebo seznamy úkolů, které lze umístit na nástěnku, čímž se zpřístupní všem určeným uživatelům.
7. JIRA
JIRA je populární software pro správu projektů, který se stará hlavně o agilní týmy pro vývoj softwaru. V rámci softwaru mohou tyto týmy vytvářet přizpůsobitelné kanály kanban a využívat agilní přehledy (v reálném čase). Uživatelé mohou také sledovat chyby, prohlížet všechny nevyřešené problémy a sledovat čas strávený provedením na úlohách. JIRA se dodává se sadou rozhraní API, které uživatelům umožňují připojení k mnohým softwarem třetích stran.
8. Asana
Software pro správu projektů Asana nabízí úkoly, projekty, konverzace a informační panely pro jednoduchost práce. Mnoho spokojených uživatelů tvrdí, že nejšikovnější funkcí, kterou tento nástroj nabízí, je schopnost přidávat pole zákazníků a sledovat pouze to, co je pro vás důležité. Software také nabízí týmové stránky, kde jsou sdíleny nápady a konverzace, a také "Smart Box", kde členové týmu dostávají pouze důležité aktualizace projektu. Může být integrován s velkým počtem dalších systémů včetně Google Drive, DropBox, Github, MailChimp a podobně.
9. MeisterTask
Jednoduchá, ale výkonná struktura kanban MeisterTask usnadňuje plynulé řízení projektů. Díky své široké škále možností spolupráce je tento inteligentní a intuitivní nástroj pro správu úloh oblíbenou online volbou pro týmy, které oceňují čistý vizuální design a pěkné uživatelské rozhraní.
Díky funkcím, jako je sledování, využívání zmínek a plánování úloh, je spolupráce s kolegy přes homeoffice ale i v kanceláři jednoduchá a příjemná. MeisterTask obsahuje prvotřídní agendu: osobní tabuli, na kterou je možné připojovat a organizovat úlohy z libovolného projektu.
10. Monday.com
Začněte s Monday.com vytvořením svého osobního pracovního toku. Pomocí tohoto pracovního toku můžete vizualizovat a zvýraznit prvky, jako je například správa času, text nebo umístění. S tímto nástrojem můžete pracovat s celým svým týmem a ušetřit čas, který byste běžně ztrácely ukládáním důležitých dokumentů a zaznamenáváním konverzací.
11. Wrike
Wrike je cloudový software vhodný pro správu projektů. Tento nástroj pomáhá uživatelům sledovat každodenní operace a zajišťuje, aby byl projekt dokončen v rámci stanovených požadavků a do výšky předem stanovených nákladů. Při nastavování úkolů může být Wrike integrován s dalšími internetovými nástroji, jako je Google Apps, Microsoft Excel, Dropbox a mnoho dalších. Aplikace Wrike také poskytuje možnost transformovat e-maily na úkoly. Tato integrace e-mailů také umožňuje uživatelům vytvářet, přidělovat nebo upravovat dokumenty ze svých e-mailových účtů.
12. Workfront
Workfront je uživatelský software pro správu projektů, který nabízí přizpůsobitelné řídicí panely projektu, přehledy v reálném čase a jasné informace o všech probíhajících úkolech a činnostech. Nabízí také nástroje pro plánování kapacit a stanovení priorit projektu a zároveň upozorňuje týmy na probíhající práce. Workfront lze integrovat do dalších systémů, jako jsou Adobe Creative Cloud, Disk Google a Microsoft Outlook.
13. Hubstaff
Hubstaff je vynikající nástroj založený na agilní metodologii. S Hubstaffom se můžete soustředit na upřednostňování úkolů, automatizované stand-upy a snadné sdílení komentářů a stavu projektu se svými členy týmu.
14. LiquidPlanner
15. Clickup
Clickup je ideální pro správu procesů a úkolů. Můžete přizpůsobit svůj pracovní tok, přiřadit úlohy a přidat různé podtypy pro úlohy. Pokud pracujete s Agile, tento nástroj vám bude vyhovovat. Spravujte zdroje, kontrolujte zatížení svého týmu a spolupracujte i s ostatními týmy.
16. TeamGantt
TeamGantt je software pro správu projektů, který vyhovuje zejména menším podnikům. Do dvou hodin hravě zvládnete všechna nastavení, které TeamGantt nabízí. Software umožňuje uživatelům pozvat kolegy do Ganttova diagramu, který po udělení přístupu dokáží také upravovat. Jedinými slabými místy TeamGanttu je komunikace a spolupráce v aplikaci.
17. Backlog
Backlog je nástroj, který usnadňuje řízení projektu a spolupráci na projektu několika týmem. Můžete rozumně spravovat projekty a úlohy a pro každý tým existují speciální funkce. Týmy, které jsou zaměřeny na prodej mohou sledovat potenciální zákazníky.
18. Celoxis
Celoxis patří mezi nejlepší softwarové programy pro řízení podniků na celém světě. Tento software je jednoduchý, má responzivní rozhraní, které obsahuje přehled projektů podle Ganttova diagramu a množství různých finančních nástrojů, které mohou pomoci sledovat příjmy projektu. Celoxis poskytuje online verzi nebo mohou uživatelé data provozovat sami na vlastních serverech. Tento software má spoustu skvělých funkcí, ale v čem skutečně vyniká, je vytváření přehledů pomocí pokročilého nástroje pro vytváření statistik, podrobných grafů, časově formulovaných údajů a flexibilních přehledů.
19. Plutio
Plutio je platforma pro správu firem, která zahrnuje vše v jednom. Pomáhá spravovat a vytvářet projekty, úkoly a odesílat faktury. Díky Plutio sledujete svůj čas odkudkoliv a vizualizujte časové informace všech lidí v tzv. "Výkonném časovém listu". S programem Plutio budete mít přehled o téměř všem.
20. ProjectManager.com
Předposledním softwarem je ProjectManager.com. Tento vysoce oceněný nástroj má několik užitečných funkcí včetně správy úloh a pracovních výkazů, které lze vzdáleně aktualizovat. Tento nástroj pro správu projektů také nabízí svým uživatelům Ganttovy diagramy, funkce plánování projektu a informační panel v reálném čase.
21. FLOWii
FLOWii je slovenský software pro řízení projektů a zakázek. Je jednoduchým a intuitivním řešením pro firmy, které czaměřeny projektově nebo chtějí manažovať byznys systematicky a strategicky.
Tato cloudová aplikace nabízí rozsáhlé možnosti řízení a správy zakázek. Je výjimečná tím, že se skládá z více na sebe navazujících řešení jako jsou CRM, mini ERP systém, ale i řízení zakázek, management pracovních úkolů, online fakturace, finance, skladové hospodářství a jednoduchý docházkový systém. Systém FLOWii nebo kterýkoli modul si dokážete aktivovat nebo deaktivovat podle vašich aktuálních potřeb a také k nim nastavit příslušná uživatelská oprávnění. FLOWii nabízí svá řešení i zákaznickou podporu ve slovenském, českém, maďarském i anglickém jazyce a momentálně se pracuje na novém webovém rozhraní softwaru i nové mobilní aplikaci FLOWii.
Výběr softwaru - jak na to?
Při výběru správného softwaru je důležité brát v úvahu faktory, jako je velikost vašeho podniku, počet uživatelů, počet funkcí, které chcete využívat a zejména jasně definované krátkodobé i dlouhodobé cíle. Každopádně, využívání project management softwaru vám, a také vašemu týmu zaručeně usnadní podnikání.
Patrik Škulavík
