Pro mnohé zkušené podnikatele je měření času práce stejně důležité jako vedení účetnictví nebo projektový management. Poskytuje jim zásadní přehled o byznysu, využívají ho při tvorbě reálnějších rozpočtů i rozvržení práce na projektech, díky čemuž mohou být jednotliví zaměstnanci efektivnější a firmy produktivnější a ziskovější.
Jak zjistíte, zda na konkrétním projektu vyděláváte nebo ztrácíte, případně zda stíháte naplánované termíny na čas a zda váš tým pracuje správným tempem? Sledování času umožňuje podnikatelům činit rozumná rozhodnutí. Výsledky měření vám hodně řeknou o ceně vaší práce a pomohou vám v plánování.
Mezi platy, benefity, odvody za zaměstnance a dalšími výdaji potřebuje firma počítat se všemi náklady na práci. Sledováním času zaměstnanců umí identifikovat skryté náklady a nevýkonné projekty. Díky tomu se umí vyhnout platbám za přesčasy nebo zpoždění projektů.
To, co mnohé firmy brzdí v tom, aby sledovaly čas svých zaměstnanců, je strach z reakce. Někteří zaměstnanci to mohou vnímat jako přílišnou snahu o kontrolu. I proto by firma měla lidem komunikovat důvody, proč se měření času na jednotlivých úkolech nebo projektech vyplatí.
Fakturujete klientům na základě hodinové sazby?
Pokud za své služby fakturujete klientům na základě hodinové sazby, sledování času je nezbytné. Jak jinak budete vědět, kolik jim máte účtovat za odvedenou práci? Pokud váš odpracovaný čas pouze odhadujete, svou práci tím můžete podhodnotit, čím si vykážete méně peněz. Nebo zakázku nadhodnotíte, co zase může poškodit váš vztah s odběratelem a partnery.
Sledujte, zda jsou vaše projekty ziskové
I když neúčtujete na základě hodinové sazby, sledování času stráveného na pracovní úloze je důležité. Faktem je, že i když podnikáte v oblasti služeb, prodáváte určité časové bloky za konkrétní cenu bez ohledu na to, jak strukturujete své ceny.
Každý projekt trvá jistý počet hodin a každá hodina představuje náklady pro vaši firmu, na základě čehož platíte lidem, kteří na něm pracují. Aby se vaše firma udržela, cena, kterou účtujete klientovi, musí být vyšší než náklady. Ty zjistíte na základě toho, že víte, kolik hodin váš tým odpracoval na daném projektu.
Bez měření času práce si mnoho firem ani neuvědomí, že některé z jejích projektů jsou neprofitabilní. Pokud by ho sledovali, velmi rychle by zjistili, zda se stále drží na úrovni rozpočtu, dokud projekt probíhá nebo zda odpracované hodiny utrácejí dříve, než se původně plánovalo. V takovém případě je třeba si sednout s týmem a nastavit úkoly tak, abyste se nedostali mimo plánovaný rozpočet a nebyli ve ztrátě.
FLOWii systém nabízí plánovač úloh, díky kterému lze naplánovat jednotlivé úkoly velmi podrobně. Získáte tak přehled o dění ve firmě a dodržíte stanovené termíny.
V plánovači můžete zadat stručný název a popis úlohy, co konkrétně je třeba provést. Zároveň vyplníte termín, předpokládané trvání úkolu, hodnotu, prioritu nebo ji přiřadíte zodpovědnému zaměstnanci, obchodnímu partnerovi či konkrétní zakázce.
FLOWii vás dokonce upozorní, kdy je úkol hotov. Umožní vám přidat komentář či úkol vrátit a to vše bez e-mailů a telefonátů.
Také si můžete vytvořit export odpracovaného času na projektu nebo dokonce i z jednotlivých odpracovaných intervalů v roli přímo do Excelu.
Měření času pomáhá lépe nastavit ceny
Pokud se vaše firma teprve rozjíždí, projekty zřejmě naceňujete podle odhadů. To vyžaduje neustálé hledání balancu mezi nastavováním konkurenčních cen a získávání a udržení klientů, abyste vydělali.
Nastavení cen vyžaduje také znalost, kolik práce bude vyžadovat daný projekt. Pokud ho neodhadnete správně, váš tým se může v projektu zaseknout na něčem, co mu zabere spoustu času, čímž ztrácíte ze zisku.
Měření času vykonané práce řeší problém i díky tomu, že máte k dispozici archiv předchozích projektů. Na základě nich víte, jak dlouho vám trvalo dokončení každého z nich a určit výši nákladů pro vaši firmu. Umíte si vyhodnotit, zda jste na nich vydělali nebo ztratili.
Časová data vám také ukazují, kolik obvykle stojí různé typy projektů. Podle nich například víte, kolik vás stojí vytvoření aplikace nebo redesignu webu. Pokud budete dělat na dalším podobném projektu, předchozí zkušenost můžete využít při stanovení jeho základní ceny. Důležité je, abyste si čas pohlídali i v procesu realizace.
Dobrý způsob, jak pomoci týmu
Měření času práce poskytuje přehled, jak tým pracuje a zda někdo z týmu překračuje kapacity. V takovém případě můžete některým pracovníkům ubrat z pracovních úkolů, čímž předcházíte jejich vyhoření. Zároveň si zaměstnanci zaznamenávají přesčasy, které by měly být férově odměněny.
Pokud lidé v práci pochopí, že časový rozvrh slouží také k udržení zdravé rovnováhy mezi jejich pracovním a soukromým životem, budou ho vnímat více pozitivně a budou rádi spolupracovat.
Měření času zaměstnanců je proto přínosné i pro větší společnosti, které přímo neposkytují služby klientům, avšak jednotlivým oddělením signalizuje, zda mají příliš mnoho práce nebo zda potřebují nového člověka do týmu.
Zároveň získáváte přehled, jak dlouho trvá vašemu týmu splnění úkolů, přičemž manažeři mohou lépe nastavit budoucí projekty a kapacitu lidí.
Zlepšete způsob práce
Kolik hodin denně strávíte pracovními setkáními? Diskutujete v práci častěji o malicherných problémech než nad řešením priorit? Bez časových dat nemůžete vědět, nakolik jste produktivní.
Výkazy práce vám hodně prozradí, kteří zaměstnanci jsou výkonní a zaslouží si za odvedenou práci odměnu nebo kdo v týmu by měl pracovat efektivněji. Lidé bývají často překvapeni, co jim pracovní výkazy říkají o jejich pracovních návycích. Mnozí i díky nim odhalí, jak jsou neefektivní. Někteří si uvědomí, že příliš často přepínají z jednoho úkolu na druhý a nevyhrazují si dostatek času na soustředěnou práci, čímž si svůj pracovní den mohou lépe zorganizovat.
Nastavte interní procesy tak, abyste neplýtvali pracovní dobou vašich zaměstnanců. Máte-li mnoho porad, snižte jejich periodicitu nebo povinnost některých lidí účastnit se každého setkání.
Dělejte přesnější odhady
Žádný klient nebo odběratel služeb nemá rád, pokud slibujete a nestihnete splnit dohodnutý termín. Pokud podle měření víte, jak dlouho bude trvat váš projekt, můžete tak lépe plánovat pracovní úkoly týmu a podle toho obsadit lidí na jednotlivých projektech.
Pomozte si s výkazy práce
Zažili jste už situaci, kdy se vás někdo zeptal, proč práce na projektu trvala tak dlouho? Čas jsou peníze a mnozí se chtějí ujistit, že byly smysluplně využity. Stačí vám dobrá aplikace pro měření času, která vašim lidem vygeneruje pracovní výkaz s konkrétními aktivitami, na kterých dělali.
Pokud pracujete ve společnosti, která podléhá auditu, výkazy vám poskytnou přehled, na čem všem jste pracovali během roku. Zároveň můžete pomocí dobrého softwaru exportovat a sdílet výkazy členům představenstva, investorům nebo partnerům.
Ať už vaši lidé pracují v kanceláři nebo na home office, FLOWii vám umožňuje sledovat čas zaměstnanců na jednotlivých úkolech. Podle přehledu v systému víte, které dny a kolik hodin na daném úkolu váš člověk pracoval, zda byl skutečně produktivní nebo zda nepřesáhl předpokládaný čas na úkolu a nastavovat procesy tak, aby byli vaši zaměstnanci rovnoměrně vytíženi.
Petra Nagyová
