Potřebujete vystavit zálohovou fakturu a nejste si jisti, jak na to? Nebo jste ji právě obdrželi a nevíte, zda je vše v pořádku? V tomto článku vám vysvětlíme vše podstatné o zálohové faktuře. Ukážeme vám také praktické příklady a připravili jsme vzory zálohových faktur ke stažení.
Co je zálohová faktura a proč ji používat?
Zálohová faktura je dokument sloužící jako výzva k platbě předem dohodnuté částky za materiál, nebo zboží. Nejedná se o daňový doklad – jde pouze o podklad k platbě. Představte si ji jako "předběžnou" fakturu, která vám zajistí platbu před dodáním zboží či služby.
Kdy se vám zálohová faktura může hodit?
Když realizujete větší zakázku, u které potřebujete jistotu platby. Také pokud potřebujete finance na nákup materiálu (zboží) předem. Zálohová faktura může být také pojistkou, která minimalizuje riziko nezaplacení za zboží po jeho dodání. Například pokud jste truhlář a vyrábíte kuchyňskou linku na míru. Doporučujeme vystavit zálohovou fakturu za nákup zboží předem, aby se nestalo, že kuchyňskou linku vyrobíte, dodáte, namontujete, a zákazník vám za ni nezaplatí.
Povinné náležitosti zálohové faktury
Zálohová faktura není daňový doklad, proto nemusí obsahovat všechny náležitosti běžné faktury.
Nicméně by měla obsahovat:
- Označení "Zálohová faktura"
- Údaje o dodavateli a odběrateli (název firmy/osoby, adresa, IČO, DIČ, IČ DPH, pokud jste plátce DPH)
- Datum vystavení
- Datum splatnosti
- Fakturovanou částku a předmět fakturace
- Způsob platby
- Variabilní symbol
Nezapomeňte uvést, že se nejedná o daňový doklad.
Vzor zálohové faktury (Excel, Word) najdete zde:
Jak správně pracovat se zálohovou fakturou?
Pro plátce DPH
Pokud jste plátce DPH, musíte po obdržení platby do 15 dní vystavit daňový doklad o přijaté platbě. Tento doklad musí obsahovat všechny náležitosti daňového dokladu, včetně rozpadu DPH.
Příklad:
Vystavíte zálohovou fakturu na 120 000 Kč včetně DPH. Po jejím uhrazení vystavíte daňový doklad na zálohu: 100 000 Kč (základ) + 20 000 Kč (DPH 21 %). Při konečné fakturaci tuto zálohu odečtete.
Pro neplátce DPH
Neplátci DPH nemusejí vystavovat daňový doklad k přijaté platbě. Stačí, když po dodání služby nebo zboží vystaví konečnou fakturu, kde zálohu odečtou.
Nejčastější otázky o zálohových fakturách
Musí být zálohová faktura zaplacena celá najednou? Ne, můžete si dohodnout i platbu na splátky. Vše záleží na dohodě mezi dodavatelem a odběratelem.
Co když zákazník nezaplatí zálohovou fakturu? V takovém případě nejste povinni dodat zboží nebo službu. Právě v tom spočívá výhoda zálohové faktury – chrání vás před neplatiči.
Jaká je lhůta splatnosti zálohové faktury? Lhůtu splatnosti si určujete sami – zákon ji nestanovuje. Běžně se používá 7–14 dní, ale může být i kratší nebo delší podle dohody.
Jak vám může FLOWii pomoci se zálohovými fakturami?
V systému FLOWii můžete snadno vytvářet zálohové faktury a sledovat jejich úhrady.
Ve FLOWii můžete:
- Vytvořit zálohovou fakturu
- Jednoduché propojení mezi dokumenty (zálohová faktura → daňový doklad → vyúčtovací faktura)
- Nastavit automatické upozornění na neuhrazené faktury
- Exportovat faktury do účetních programů
- Generovat QR kódy pro rychlé platby
- Tyto funkce jsou k dispozici zcela zdarma.
Praktický návod: Jak vystavit zálohovou fakturu ve FLOWii
- Založte si účet ve FLOWii (zdarma a během několika minut)
- Nastavte si fakturační šablony (cenník, vzhled faktury, logo firmy)
- Vytvořte zálohovou fakturu v evidenci Fakturace pomocí funkce "Nový doklad - Zálohová faktura"
- Podrobný video návod najdete zde: Jak vystavit fakturu ve FLOWii.
