Vybíráte pro svou firmu CRM a nevíte, podle čeho se rozhodnout? Předpokládáme, že jedním z hlavních důvodů, proč chcete zavést informační systém pro řízení podniku, je získat přehled a řád nad každodenním děním ve firmě. Systém CRM vám může významně pomoci při rozhodování na základě přesných dat, snížit chybovost při řízení projektů, zvýšit produktivitu zaměstnanců a umožnit sledování cashflow. Díky všem těmto parametrům pak můžete posoudit, zda váš byznys roste a je ziskový.
Při výběru vhodného CRM se snažte vybírat na základě otázek, které jsme pro vás připravili. Zkuste se nad nimi hlouběji zamyslet a odpovědi si společně ve firmě sepište. Pokud na některou z nich odpovíte „ne“, nepřeskakujte ji. Zastavte se a přemýšlejte.
Vybíráme CRM – jaké jsou cíle, potřeby a vize naší firmy?
A teď se podívejme na konkrétní otázky, které vám mohou pomoci získat lepší představu o tom, jaké by měly být vaše požadavky na budoucí informační systém.
- Jaká je prodejní strategie našeho podniku?
Zahrňte jak krátkodobou, tak dlouhodobou strategii. - Jaká je organizační struktura řízení naší firmy?
- Jaké jsou naše hlavní požadavky na dobrý CRM?
Jaké jsou vaše současné a možné budoucí požadavky na informační systém? - Jaké jsou individuální požadavky našich zaměstnanců na informační systém?
Definujte požadavky na CRM z pohledu majitelů firmy i z pohledu klíčových lidí ve firmě. - Jaké produkty nebo služby chceme v budoucnu uvést na trh?
- Máme ve firmě zavedeny podnikové procesy? Máme sepsaná interní pravidla a dodržují je i naši zaměstnanci?
- Známe všechny postupy při poskytování našich výrobků a služeb zákazníkům?
Proč jsou tyto otázky důležité? Představte si, že jste čtyřčlenná rodina a potřebujete nové auto. Na základě čeho si ho vyberete? Než si koupíte nový vůz, musíte vědět, koho budete převážet, kam budete s rodinou jezdit, zda potřebujete větší a rychlejší auto, nebo vám postačí vůz střední třídy. A samozřejmě si ho určitě budete chtít vyzkoušet na zkušební jízdě. Ale to není všechno. Pokud si již kupujete nový vůz, chcete, aby sloužil všem, kteří s ním budou jezdit, stejně a pohodlně.
Stejný princip platí i při výběru informačního systému, a tedy i vašeho nového CRM, který budou využívat především vaši zaměstnanci. Vaši zaměstnanci by měli být se softwarem ztotožněni, protože pokud jim CRM nebude pomáhat při práci, odmítnou ho používat.
Totéž se samozřejmě může stát i při implementaci sebelepšího řešení, ale vždy na to můžete své lidi připravit. V ideálním případě byste s nimi měli před implementací CRM otestovat a hledat způsoby, jakými může zlepšit jejich práci a vést k její efektivitě a ušetřit jim čas, který mohou využít pro jiné, důležitější pracovní úkoly.
CRM a vaši zaměstnanci – zjistěte, jaké jsou jejich potřeby
Výběr vhodného informačního systému vždy prodiskutujte zejména s klíčovými zaměstnanci a zjistěte jejich potřeby a očekávání. Jak jsme již zmínili, někteří lidé se často staví ke změnám negativně. Pokud však zvolíte vhodný nástroj, nakonec zjistí, že práce s ním může být příjemná a v konečném důsledku jim usnadní práci.
Najděte ve vaší firmě lidi, kteří chápou podstatu změn a růstu a dokáží pro ně nadchnout ostatní. Takoví kolegové vám mohou při zavádění a adaptaci na nový software značně pomoci.
Před samotným zavedením CRM nezapomeňte provést důkladné testování a školení. Obojí je nezbytnou součástí procesu implementace. Zejména sledujte, jaké změny mohou nastat ve vašich firemních procesech. Vidíte výhody systému? V čem vám může jednoznačně usnadnit práci nebo vnést do vaší firmy větší řád a přehlednost?
Nejlepší CRM neexistuje, ale vaši zaměstnanci mohou jeho výběr ovlivnit
Mnoho majitelů a manažerů firem očekává od zavedení informačního systému konkrétní výsledky. Je pravda, že dobrý software pro řízení podniku dokáže zpracovat, vyhodnotit a automatizovat spoustu vašich činností a také vám ušetří nemalé finanční prostředky. Na jeho zavedení ve vaší firmě byste se však měli důkladně připravit.
Pokud si CRM systém před nasazením dobře otestujete a bude v souladu s vašimi krátkodobými i dlouhodobými cíli, potřebami a směřováním, jste na dobré cestě. Na druhou stranu je třeba také říci, že existují i firmy, kde zavedení informačního systému neprobíhá podle očekávání.
Pokud chcete své zaměstnance přimět k používání CRM, zaměřte se na několik důležitých bodů:
- CRM by měl být intuitivní a řešit potřeby lidí.
Je důležité, aby lidé se systémem CRM rádi pracovali a nevnímali ho jako přítěž, ale jako přínos. CRM je tu od toho, aby vašim lidem usnadňoval práci, ne aby jim komplikoval život.
- Zajistěte správnou implementaci a školení
Lidé by měli vědět, jak s CRM správně pracovat. FLOWii vám také zdarma poskytne online příručku a online prezentaci systému CRM. Informační systém a jeho řešení zavádějte postupně.
- Nastavte procesy a komunikační plán
Jak budete CRM ve firmě využívat, k jakým datům budou mít zaměstnanci přístup a jak bude postupovat například obchodní oddělení? Kdo může aktualizovat databázi kontaktů? Vypracujte směrnici a komunikační plán. Pracovní postupy musí být jednoduché a jasné.
- Motivujte lidi, aby pracovali se systémem
Proč se jim vyplatí s CRM pracovat, jaké jsou jeho benefity? Sepište je a vyjmenujte, aby pochopili jeho výhody.
Mnoho firem již zavedením informačního systému FLOWii mnoho získalo. Kromě přehlednosti a pořádku v každodenních činnostech zaznamenaly také trvalý růst.
