Vytvoření úspěšného projektového týmu závisí na mnoha faktorech. Ovlivňují ho cíle projektu, potřeby zákazníka a rozpočet, který máte v rámci projektu k dispozici. Víte, jak vytvořit dobrý projektový tým? Pomůžou vám následující kroky.
Jak vytvořit projektový tým?
1. Stanovte si jasná pravidla a cíle projektu
Předtím, než si vyberete členy týmu, si jasně stanovte cíle projektu a požadavky na tým, který jej bude realizovat. Nejúspěšnější projekty vedou projektoví manažeři, kteří dokážou stanovit základní pravidla a definovat očekávání od začátku. Ta by měla zahrnovat jasné hranice a kroky, které je třeba podniknout, pokud vyskytne problém nebo se projekt zasekne. Sepište základní pravidla a sdílejte je se svým projektovým týmem.
2. Určete odpovědnosti a úkoly
Mnoho projektů vyžaduje lidi z různých oddělení. Každý člen týmu by proto měl mít jasně definované odpovědnosti a úkoly. Projektový manažer by měl vytvořit organizační strukturu týmu, ze které bude jasné, kdo je vedoucím projektu, který má projekt na starosti, a kdo má další konkrétní povinnosti.
S řízením projektů a plánováním úkolů vám může pomoci také online projektový management nebo online plánovač úloh od FLOWii.
3. Vsaďte na lidi se zkušenostmi
Je důležité, aby členové vašeho týmu měli odpovídající zkušenosti a kvalifikaci pro konkrétní projekt. Zvažte také jejich týmové dovednosti a pracovní návyky.
4. Vytvořte týmovou kulturu a komunikujte
Je dobré, když jsou členové týmu hodnotově sladěni a mají jasně definované cíle. Vytvořte dobrou atmosféru, aby se všichni cítili pohodlně a otevřeně mezi sebou komunikovali. Komunikujte efektivně a mějte přístup ke všem informacím.
Protože práce na projektu spojuje více lidí v týmu, udržujte plynulou komunikaci. Toho můžete dosáhnout také vytvořením komunikačního plánu. Pořádejte pravidelné projektové schůzky a porady, sledujte konkrétní činnosti, podávejte zprávy, sdílejte zkušenosti a konstruktivně řešte, pokud projekt něco brzdí.
5. Sledujte výkonnost týmu a motivujte své lidi
Poskytujte zpětnou vazbu na práci jednotlivých členů a motivujte je. Sledujte, zda je třeba v některé oblasti něco zlepšit nebo zda některý z členů týmu nedělá něco nad rámec. Přidělujte pracovní úkoly tak, aby byly mezi členy rovnoměrně rozděleny. Sledujte čas, který zaměstnanci stráví plněním úkolů. Nezanedbávejte přesčasy. Odměňujte zaměstnance, kteří dělají něco navíc.
Kdo všechno by měl tvořit projektový tým?
- Vedoucí projektu – je zodpovědný za celkové řízení projektu a zajištění splnění jeho cílů. Přebírá odpovědnost za výsledky a úspěch projektu.
- Specialisté – členové týmu, kteří mají odborné znalosti a zkušenosti v oblastech, které jsou potřebné pro realizaci projektu. Pokud jde o projekt na tvorbu softwaru, členy projektového týmu by měli být programátoři, designéři, testeři a další.
- Projektový manažer – zodpovídá za řízení a koordinaci projektových činností, včetně dobře nastavené komunikace a koordinace jednotlivých členů týmu
- Klient – je odpovědný za poskytování informací, sdílení svých požadavků a poskytování zpětné vazby k projektu
- Manažer rizik – odpovídá za identifikaci a řízení rizik v projektu
- Manažer komunikace – koordinuje komunikaci mezi členy týmu, zákazníkem a dalšími zainteresovanými stranami v rámci projektu
- Administrativní pracovník – odpovídá za zajištění administrativní podpory projektu, například za správu dokumentace, sledování rozpočtu a další úkoly
Chcete úspěšně řídit projekt? Vyzkoušejte FLOWii
Pokud chcete úspěšně řídit projekt a projektový tým, můžete využít také online řízení projektů od FLOWii. Nejenže umožňuje snadné plánování projektů, ale dokonce stmeluje lidi v týmu, zlepšuje spolupráci a komunikaci, napomáhá efektivitě a snižuje zbytečný stres a chaos.
Řízení projektů ve FLOWii vám poskytne okamžitý přehled o stavu vašich projektů a zakázek. Vaši lidé mají všechny informace v jednom systému, ze kterého jim vyplývají jasná zadání, harmonogramy úkolů, přidělené odpovědnosti a důležité termíny. Pravidelně se opakující zakázky a projekty se stejným pracovním postupem mají dokonce své vlastní šablony. Pokud tedy děláte projekt, který má podobné pracovní postupy jako například v loňském roce, FLOWii vám je připomene.
Jak využívá projektové řízení firma BVK-PRO?
Projektové řízení využívá také firma BVK-PRO ze Šamorína, která poskytuje své služby v oblasti statiky staveb. „Po převzetí projektu nejprve určíme, kdo je za projekt zodpovědný a má na starosti i komunikaci s partnerem. Pro každý projekt jsou stanovena základní pravidla. V systému tak vidíme, kdo je za projekt zodpovědný, jaký je termín realizace projektu, jaký je náš rozpočet a zda je dodržován. K projektu pak přiřadíme jeden tým, který se jím zabývá,“ vysvětluje Ádám Varga.
BVK-PRO: Firma, která od začátku využívá FLOWii a má pořádek v procesech
V systému FLOWii evidují každou jednu zakázku, v níž má každý manažer přehled o pracovních úkolech členů týmu a může tak sledovat, zda jsou dokončeny včas a zda projekt pracuje podle plánu a dodržuje důležité termíny. Když je například úkol dokončen, dalším členům v týmu přichází notifikace a manažer může úkol zkontrolovat.
Projektový management můžete propojit i s CRM
Ve FLOWii můžete efektivně organizovat práci a zjednodušit řízení projektů pro celý tým. Zároveň jej můžete propojit s kalendářem a sledovat termíny na mobilním zařízení. Přidání nového úkolu, zakázky nebo projektu či jakákoli jiná změna nebo vypršení termínu vás upozorní přímo v systému nebo e-mailem. Nemusíte tak mít vše v hlavě. Veškerou komunikaci s klienty nebo dodavateli i plánované činnosti máte na jednom místě. Nemusíte je dohledávat v e-mailech. Totéž platí pro historii všech vašich aktivit.
Velkou výhodou je možnost propojení projektového řízení s CRM systémem, jehož prostřednictvím řídíte celý proces ve firmě od prvního kontaktu se zákazníkem až po vystavení online faktury. Díky CRM můžete mít lepší přehled o obchodních aktivitách, které vám přinášejí nové zakázky.
Petra Nagyová
