Řízení projektů online se může zdát náročné. Zejména pokud lidé v týmu nemají možnost se osobně setkávat. Online projektový management vyžaduje intenzivnější komunikací, dodržování termínů a konstruktivní řešení problémů, aby se předešlo zpoždění projektu. Se skvělým týmem lidí, efektivní komunikací a dobrým softwarem na projektový management však každý projekt lze dotáhnout do úspěšného konce.
Máte jednotný software pro projektový management?
Pokud lidé pracují na společném projektu mimo kancelář, manažeři se často musí spoléhat na odpovědnost a samostatnost jednotlivých členů týmu. Projektový management online vyžaduje nejen intenzivnější komunikaci, ale také provádění pracovních úkolů včas a dodržování termínů. Bez vhodně zvoleného softwaru může být online řízení projektu mnohem náročnější a dopadnout fiaskem.
Řiďte projekt úspěšně – na co všechno se na začátku připravit
Než se pustíte do realizace online projektů, navrhněte rozpočet, vyskládejte svůj tým, rozvrhněte pracovní úkoly, nastavte harmonogram a vyčleňte potřebné zdroje. Při rozjetí každého projektu je důležité, aby členové týmu disponovali všemi vstupními informacemi a potřebnými podklady. Dbejte na otevřenou, transparentní a efektivní komunikaci. Je důležité, aby členové týmu měli všechny relevantní informace na jednom místě.
Data a informace na cloudu jsou dnes důležité
Jakým způsobem řídíte ve vaší firmě projektový management online? Využíváte cloudovou centralizovanou platformu nebo více různých aplikací? Aniž byste shromažďovali potřebná data na jedné platformě, je přímo nemožné úspěšně řídit projekt. V takovém případě bude výsledkem spíše chaos.
Ideální je, pokud má firma jeden komplexní online software, který nabízí různá řešení. Pro online projektový management je důležité, aby byly všechny informace rychle dostupné pro každého a nejlépe na jednom místě. Jinak jejich dohledání může trvat hodiny, čímž komplikujete práci vašeho týmu a v důsledku toho se stupňuje jeho frustrace vedoucí k demotivaci.
K tomu, aby lidé mohli svou práci dělat dobře i online, potřebují efektivní nástroje a platformu, která jim pomůže dosahovat výsledků. V opačném případě stráví zbytečně mnoho času manuálním dohledáváním dokumentů, vyplňováním excelovských tabulek a jinými aktivitami, které budou bránit dokončení pracovních úkolů na čas.
FLOWii - jeden software, mnoho řešení
Pokud ve firmě uvažujete nad softwarem, jehož prostřednictvím byste mohli řídit projekty online, můžete otestovat i aplikaci FLOWii. Nejlepší je, pokud investujete do softwaru, ve kterém najdete vše v jednom.
Prostřednictvím aplikace FLOWii můžete řídit projekt od začátku až po jeho dokončení. Ať už potřebujete mít přehled o jednotlivých úkolech nebo termínech, komunikovat s kolegy nebo řešit interní zprávy, projektové řízení s FLOWii vám poskytuje okamžitý přehled o stavu vašeho projektu. Ve FLOWii můžete využívat chat i e-maily.
Zaměstnanci už více nemusí pátrat po informacích, pracuje se jim snadněji a efektivněji. Ve FLOWii můžete přiřazovat pracovní úkoly a sledovat, jak se projekt vyvíjí. Navíc máte pod kontrolou i rozpočet projektu a jednotlivé výdaje, ba dokonce je vám k dispozici i fakturace online.
Manažujte efektivně, komunikace s týmem je klíčová
I když disponujete nejlepším cloudovým softwarem pro řízení projektů, který je základem k úspěšnému dotažení, důležitou roli hraje komunikace v týmu. Nastavte si pravidelné online schůzky a jednotlivé priority a cíle, ať už na denní nebo týdenní bázi. Dejte prostor vašim zaměstnancům a pracovníkům, buďte otevření jejich zpětné vazbě, řešte s nimi vzniklé výzvy a problémy.
Nezatěžujte svůj tým spoustou dlouhých mailů. Pokud jich začne být příliš mnoho, lidé v týmu je postupně začnou ignorovat. Myslete na efektivní komunikaci. Pokud i píšete emaily, pište je stručně a zdůrazňujte v nich důležité informace důležité pro vývoj celého projektu. Posílejte je zejména členům týmu, kterých se týkají. V případě rychlé komunikace nebo neodkladné otázky vám jako dobrá alternativa poslouží chat.
Dejte lidem správné nástroje, řiďte projekt hravě
Jasné zadání, plán úkolů, přidělená zodpovědnost a termín – to vše mají vaši lidé na jednom místě. Každý ví, co dělá a navzájem se informují. Projektový management online nikdy nebyl jednodušší a přehlednější. Projekt je jen tak úspěšný jako úspěšný je tým, který na něm pracuje. Pokud řídíte projekt, dejte svým lidem vědět, co dělají dobře a co mohou zlepšovat. Komunikujte s nimi a propojujte je. Zejména – dejte jim správné nástroje, díky nimž budou moci pracovat efektivně as radostí a vidět za sebou relevantní výsledky. Nakonec to dělají pro firmu, ve které chtějí být přínosem.
Petra Nagyová
