Výběr vhodného podnikového softwaru není vždy jednoduchá záležitost. Podnikatelé na jedné straně vítají nárůst výkonnosti, efektivity a úsporu času, kterou jim přináší, na druhé straně nejednou nenávidí funkcionality, které nefungují podle jejich očekávání a narušují tak pracovní prostředí. Jaký je rozdíl mezi balíkovým řešením a vlastním řešením softwaru?
Mnohé průzkumy mezi firmami ukázaly, že více než polovina implementací podnikového softwaru selhala, protože neuspokojila jejich skutečné potřeby a nedokázala přispět k růstu společnosti. Lidé tak byli nuceni svá řešení doplňovat o různé jiné systémy, pomáhat si s excelovskými tabulkami a sešity a kompenzovat nedostatky původního softwaru. Podívali jsme se proto na to, jaké jsou výhody a nevýhody softwaru vyvinutého na míru a komerčního CRM.
Jaké jsou výhody softwaru vyvinutého na míru
Vývoj softwaru na míru spočívá v jedinečnosti vašeho byznys modelu. Podnikání by se nemělo přizpůsobovat omezením softwaru - právě naopak, software by měl být navržen a napsán přesně na míru vašeho byznysu. Software na míru tedy odmítá variantu která je "lékem na všechno" - balíkový software, který uspokojuje 70% potřeb, většiny zákazníků.
Vlastníte ho
Při "softwaru na míru" by aplikace a zdrojový kód měla být vlastnictvím jejího konečného uživatele. Ujistěte se, zda ve smlouvě o vývoji softwaru s vaším developerem stojí klauzule, že skutečným vlastníkem softwaru jste opravdu vy.
Rozhodujete o změnách a přizpůsobení se potřebám firmy
Dobře navržené softwarové řešení umožňuje rychlou implementaci změn a adaptaci nových modulů, které urychlí růst vašeho byznysu. Neméně důležité je i určení priorit, které změny softwaru jsou skutečně nezbytné a které lze označit za sekundární.
Máte možnost výběru
Pokud je vaše řešení "kódu" v konvenčních nástrojích jako například Microsoft Visual Studio, mate možnost výběru - buď se rozhodnete pro někoho z množství externích konzultantů, nebo si můžete najmout vlastních programátorů přímo do pohodlí své firmy. Nejste tak limitováni omezeným množstvím vysoce specializovaných a hlavně finančně náročných IT specialistů.
Úspora nákladů za školení a tréninky
Zaškolení zaměstnanců do užívání softwaru šitého na míru je v porovnání s balíkovým řešením výrazně méně časově náročné. Proč?
- Nová aplikace podporuje procesy a aktivity, které jsou již zaměstnancům dobře známé.
- Řešení na míru používá jazyk, který je specifický vašemu byznysu.
- Nová aplikace zahrnuje pouze to co skutečně potřebujete, vyhýbá se přebytku nepotřebných funkcionalit a modulů. Přebytek funkcionalit se projevuje v situacích, kdy během práce plýtváte časem procházením nepotřebných položek v menu a nikdy nenajdete to co skutečně potřebujete.
- Zbavte se ročních poplatků. Softwarové řešení na míru je vaším výlučným vlastnictvím, nikomu neplatíte žádné licenční poplatky za uživatelů / zaměstnanců a neplatíte ani poplatky za roční údržbu.
Proč se tedy většina společností obává vývoje vlastního softwaru?
Ne každá společnost je ve svých počátcích připravena realizovat významné investice do vývoje vlastního softwaru. Pro dokonalé řešení na míru, si připravte dostatek volného času na vypracování plánu, definujte si jasnou vizi a požadavky. Stejně definujte svá očekávání designérům a vývojářům. Správu samotného projektu sestává také ze zodpovězení otázek, které se vyskytnou v procesu vývoje, z testování či z podávání zpětné vazby ve vztahu k vývojovému týmu. Také nezapomeňte na vlastní tréninkový a školicí program. Pokud vám všechny uvedené "povinnosti" připadají spíše přítěží, důkladně zvažte již hotovou formu komerčního softwaru, připraveného vašich okamžité použití.
Výhody komerčního softwaru
Kategorie komerčních softwarů, často nazývaných také jako "balíkové softwary", zahrnují různé aplikace od známého Microsoft Word a Excel, přes komplexní online CRM systémy, jakým je například FLOWii, až po robustní byznys řešení, tzv. ERP (Enterprise Resource Planning - plánování podnikových zdrojů), které zahrnuje například výrobu, účetnictví a podporu prodeje.
Nechte to na odborníky
Komerční software vám nabízí vymoženosti, které byly vyvinuty experty s rozsáhlými zkušenostmi ve spolupráci se stejnými nebo podobnými firmami jako ta vaše, majíce stejné nebo podobné potřeby jako ty vaše. Například komerční program vám mimo jiné umožňuje vytvoření hlavní knihy či generování účetní závěrky přesně podle standardů v daném státě. Specialisté také určují pravidla užívání systému, jednotlivé módy, hlavní menu, reporty či design hlavní obrazovky.
Sdílejte náklady a ušetřete
Náklady na programování a vývoj sdílíte se všemi společnostmi, které jsou vlastníky licence na vámi vybraný komerční software. Podívejte se na výběr některých fixních a variabilních nákladů které takto uspoříte.
Pro rozsáhlé řešení jako jsou ERP systémy, kalkulujte kromě kupní ceny softwaru i s následujícími dodatečnými náklady:
- Servisní poplatky: utratíte na ně 150% až 200% z pořizovací ceny softwaru. Jedná se hlavně o instalační, školicí poplatky, případně náklady za exportování dat.
- Roční náklady: Množství zprostředkovatelů a prodejců softwaru účtuje 15% až 30% z pořizovací ceny softwaru ve formě takzvaných "udržovacích poplatků".
- Poplatky za uživatelů: Tzv. licenční poplatky, které platíte v případě rozšíření současného řešení o dalšího nového uživatele resp. zaměstnance. Čím víc rostete, tím více platíte.
- Úprava softwaru na míru: Pokud by vás napadlo upravit váš zakoupený balík o nějaké další vymoženosti na míru vašich požadavků, připravte si rozpočet na hodinové sazby programátorů, kteří jsou autorizovaní pro práci výhradně s vaším softwarem. Připravte se také na čas, který bude třeba vynaložit na návrh řešení, management projektu, jeho implementaci i testování hotové verze. Nezapomeňte se zeptat i ostatních kolegů, či společností, které se rozhodly doplnit svůj základní balík o další funkcionality, zda jim moduly řádně fungovaly a zda úpravu hodnotí jako efektivní.
Zakupte a spusťte svůj nový software hned teď
Nemusíte čekat dokud vývojáři navrhnou, vyvinou, otestují a implementují vaše nové softwarové řešení. Můžete si ho koupit a začít používat hned teď. Přestože budete muset investovat určitý čas a energii do průzkumu a vyhodnocení nabízených "balíkových možností" ve vztahu s vašimi potřebami, výsledek by měl přinést kandidáta, který bude nejlepší možností po uživatelské i nákladové stránce.
Užívejte dostupné veřejné vzdělávání
Pokud jste uživatelem komerčního řešení, máte v případě potřeby možnost "skočit si" do vašeho oblíbeného knihkupectví a zakoupit literaturu či příručku týkající se vašeho softwaru. Moderní společnosti nabízejí i způsob vzdělávání a tréninků na dálku - prostřednictvím širokého spektra e-learningových možností.
Závěrem lze konstatovat, že komerčně prodávané softwarová řešení vykazují vysokou pravděpodobnost uspokojení vaší potřeby. Samozřejmě tato výhoda platí jen za podmínky, že vaše podnikání a procesy jsou podobné velké většině ostatních podnikatelů / uživatelů. Ve většině si komerční software vyberou zejména firmy od jednoho až po 50 zaměstnanců. V opačném případě doporučujeme popřemýšlet nad náročným řešením vyhotoveným přesně na míru vašich požadavků.
Výhody a nevýhody jednotlivých řešení
Balíčkové řešení
Riziko - Otestován a osvědčený produkt
Kvalifikovaný tým - Nejsou potřební odborníci na analýzu, návrh a vývoj softwaru
Čas - Minimální čas na implementaci. Postačuje několik dní či týdnů
Cena - Úvodní náklady jsou nízké
Provozní náklady/cena - Zahrnuto v ceně balíkového řešení. Provozní náklady nese poskytovatel softwaru. Cena za balíčkové řešení se platí jednorázově, měsíčně nebo ročně
Požadavky a funkce - Nemusí splňovat všechny požadavky
Podpora - Záleží od dodavatele. Většina dodavatelů poskytuje rozsáhlé formy podpory a školení
Dokumentace - Očekává se vysoce kvalitní a přehledná dokumentace k používání softwaru
Flexibilita - Další související aplikace jsou obvykle snadno dostupné
Zastarávání - Vylepšení a aktualizace jsou zajišťovány výrobcem
Majetek - Není v majetku vaší firmy, ale náklady na něj si můžete uplatnit
Vlastní řešení
Riziko - Nový produkt nese větší riziko
Kvalifikovaný tým - Potřebné značné odborné znalosti v oblasti analýzy, návrhu a vývoje
Čas - Je potřeba více času na dokončení, analýzy, design a vývoj (v průměru 1-3 roky)
Cena - Úvodní náklady jsou vysoké
Provozní náklady/cena - V závislosti na povaze softwaru a jeho komplikovanosti. Investice může být pravidelná podle nutnosti programování nových funkcionalit
Požadavky a funkce - Navržen tak, aby vyhověl všech požadavkům
Podpora - Podpora a školení jsou k dispozici prostřednictvím projektového týmu
Dokumentace - Kvalita dokumentace závisí na schopnosti konkrétních členů projektového týmu
Flexibilita - Další aplikace musí být vyvinuté na zakázku
Zastarávání - Vylepšení musí být vyvinuté na zakázku
Majetek - Je v majetku firmy a může zvýšit hodnotu podniku
