Informační systémy
Informační systém (crm, erp) je nástroj, který pomáhá dosahovat firemní cíle. Pomáhá nám při každodenních činnostech, ať už jsme v práci nebo doma. Software a technologie jsou všude kolem nás. Už si to ani neuvědomujeme a dokonce množství z nich je zdarma.
Jak vybrat nejlepší online informační systém pro vaši firmu? Připravili jsme pro vás několik doporučení. Vývoji cloudového informačního systému FLOWii, který kombinuje prvky CRM a ERP se věnujeme od roku 2013. Aktuálně FLOWii využívá více než 2000 firem v ČR, SR a HU. Přiznáme se vám, že ne všechny implementace dopadnou podle očekávání majitelů firem. Proč? Dozvíte se v následujících řádcích.
Cíle, potřeby a směřování firmy
Jedním z hlavních cílů zavedení informačního systému je získat přehled a pořádek nad každodenním děním ve firmě. Zlepšit rozhodovací proces na základě přesných dat, snížit chybovost a tím počet reklamací, zvýšit produktivitu zaměstnanců a tím například i ziskovost.
Pokud zavádíte informační systém a na některou z následujících otázek odpovíte ne, zastavte se, popřemýšlejte, otázku vypracujte a až potom pokračujte při výběru správného informačního systému! 🙂
- Víte jaká je strategie prodeje vašeho podniku? Krátkodobá i dlouhodobá.
- Víte jaké jsou hlavní požadavky na informační systém? Nyní i do budoucna.
- Víte jaké jsou individuální požadavky na informační systém? Definujte je z pohledu majitele firmy, tak z pohledu klíčových osob ve firmě.
- Víte jaké jsou předpokládané budoucí produkty vašeho podniku?
- Víte jaké jsou vaše současné podnikové procesy?
- Víte vy jakož i zaměstnanci jaká je organizační struktura řízení podniku?
- Víte vy jakož i zúčastněné osoby, jaký je technologický postup, materiálové a komunikační toky při poskytování konkrétních služeb a zboží? Jaké jsou předpoklady do budoucna?
Ano víme ... Pokud bychom dělali vždy všechno dokonale, asi bychom tento článek nenapsali a vy byste si ho nyní nečetli. Jsou to ale velmi důležité otázky, které, pokud si zodpovíte, získáte přesnější představu o tom, jaké požadavky byste měli mít na váš budoucí informační systém.
Je to podobné jako když jdete stavět vysněný dům. Musíte mít jasnou představu o tom, jak by měl vypadat, jaký by měl být použitý materiál, jaký by měl být velký pozemek, detaily interiéru a exteriéru, kolik lidí v něm bude bydlet a jaký chcete mít ráno výhled z ložnice. Pokud konkrétní představu nemáte, stavební firma vám dům postaví, ale nakonec se v něm nemusíte cítit dobře, prodáte ho a začnete stavět dům znovu.
Zaměstnanci a zavedení informačního systému
Se softwarem by měli být lidé ztotožněni. Pokud lidem nebude pomáhat při jejich práci, odsoudí ho a nebudou jej používat tak jak si představujete. Právě proto je množství softwarů zavržené už v prvních dnech používání.
Klíčoví zaměstnanci
Při výběru správného informačního systému se poraďte s klíčovými zaměstnanci. Zjistěte jejich potřeby a očekávání.
Školení
Školení jsou nezbytnou součástí zavedení nového informačního systému. Jaké změny v procesech nastanou? Prezentujte výhody a školení rozdělte podle organizační struktury a pracovní náplně.
Testování
Váš budoucí informační software si důkladně otestujte. K testovacímu prostředí by měli mít přístup všichni klíčoví zaměstnanci.
Zavedení
Ve větších firmách doporučujeme zavádět informační systém postupně.
Komunikační plán
Vypracujte směrnici a komunikační plán. Pracovní postupy musí být jednoduché a jasné.
Očekávaný přínos vs realita
Množství majitelů firem očekává od zavedení informačního systému konkrétní výsledky. Ano, software dokáže zpracovávat, vyhodnocovat a automatizovat řadu činností a dokáže vám ušetřit nemalé finanční prostředky. Na jeho zavedení musíte být důkladně připraven. Proto platí zlaté pravidlo: "Těžko na cvičišti. Lehce na bojišti. "
Pokud si informační systém před jeho nasazením důkladně otestujete a bude v souladu s krátkodobými a dlouhodobými cíli, potřebami a směrováním firmy, tak jste na správné cestě k vytouženému přínosu softwaru do vaší organizace.
Bohužel jsou i firmy, ve kterých zavedení informačního systému neproběhne podle očekávání. Vybrali jsme několik důvodů:
- Informační systém je komplikovaný. Lidé s ním nechtějí pracovat, protože ho vnímají jako přítěž a nikoliv benefit.
- Nesprávná implementace a zaškolení. Lidé nevědí jak s ním pracovat správně (FLOWii má vlastní online příručku a poskytuje školení i online prezentace zdarma).
- Firma nemá nastavené procesy a komunikační plán.
- Nízká motivace lidí pracovat se systémem.
- Obecně nízká zdatnost lidí v oblasti IT.
Podívejte se jak FLOWii informační systém používá náš zákazník, který má 20 zaměstnanců a ročně úspěšně dokončí více než 1000 zakázek.
Vyzkoušejte FLOWii crm a mini erp systém na 30 dní zcela ZDARMA už dnes nebo si objednejte bezplatnou prezentaci.
