Milan Paprčka je zakladatelem, majitelem společností CBS spol, s.r.o., VKÚ Harmanec, s.r.o. a českých firem CBS Nakladatelství s.r.o. a SHOCart spol. s r.o. Jeho vydavatelská činnost začala výrobou ručně malovaných panoramatických map, které zachycují přírodní a člověkem vytvořené krásy slovenských a českých regionů. Později přibyly i speciální edice knih. Na svém kontě má různé tituly. Například knižní sérii Česko z nebe, která působivými fotografiemi ukazuje kouzelná místa Česka z ptačí perspektivy. Milan Paprčka si prošel různými lekcemi v byznysu, ale ze všeho nejvíc si zamiloval létání a svou vášeň propojil nakonec i s prací. Přečtěte si inspirativní rozhovor o podnikání, zavádění změn ve firmě a jak ji pomáhá podnikový software FLOWii.
Příběh firmy, která se rozhodla pro FLOWii
V čem spočívá core vašeho byznysu?
Zpočátku jsme se zaměřovali zejména na ručně malované mapy. Na kontě jich máme asi 500. V současnosti jich už děláme méně, ale stále se věnujeme turistickým. Orientujeme se také na vlastní edice knih. Naším cílem je přinášet prostřednictvím našich produktů jedinečný pohled na zemi. Takto jsme už vydali například edici knih jako Slovensko z nebe nebo Česko z nebe, které jsou plné originálních leteckých fotografií. Rovněž Kouzelné Slovensko a Kouzelné Česko s fotografiemi od lokálních fotografů.
Momentálně se těším na knihu v edici Rok vinaře, ve které fotografové během celého roku zachycovali záběry související s tradicí vinařství na Moravě. Chystáme i knihu Kouzelné Krkonoše a Kouzelné sakrální památky Slovenska. Vyrábíme taky srovnávací historické mapy Uherska, Českého království či Moravy. Děláme z nich i výseky menších regionů a následně je porovnáváme v historickém kontextu, čímž lidé mohou vidět, co všechno se za 200 let změnilo. Mojí vášní je také letecké fotografování a filmování pro účely cestovního ruchu. Je toho docela dost, co děláme.
Jak začal váš podnikatelský příběh?
Můj podnikatelský příběh začal, když mi bylo 18 let. Byl jsem po maturitě a nepřijali mě na vysokou školu. Koncem 90. let nebylo na Slovensku mnoho pracovních příležitostí. Zaměstnal jsem se jako obchodní dealer. Začal jsem dělat podomní prodej hudebních CD nosičů.
Zjistil jsem, že se na tom dá dobře vydělat a že mi nedělá problém, když mě lidé odmítají. Vydržel jsem prodávat pět let. Dokonce jsem měl dvě firmy v Košicích a v Nitře s vlastním týmem prodejců. Mnozí lidé se sice na tento druh práce dívali přes prsty, ale pravdou je, že už jako 18 letý jsem dokázal vydělat víc než moji rodiče dohromady. Celou moji prodejní kariéru nakonec přerušila povinná vojenská služba. Narukoval jsem a můj tým prodejců se rozpadl.
Jak pokračoval váš příběh dál?
Začal jsem přemýšlet, co dál. Při návštěvách obcí jsem natrefil na malované mapy, které vydávala jedna firma. V té době jich existovalo více. Kolem každé mapy byla nějaká reklama. Říkal jsem si, že jsem přece lepší obchodník. Měl jsem za sebou pět let tvrdého tréninku. Připravil jsem si byznys plán. Oslovil jsem malíře Mira Pazderu z Banské Bystrice, který maloval mapy lyžařských středisek a připravil mi první mapu. Našel jsem si grafické studio, které navrhlo, jak by mohla naše příští mapa vypadat. V té době jsem neuměl zapnout ani počítač. V červenci 2002 jsem podepsal první objednávku pro jednu obec. Je tomu již 20 let. Od té doby začala i naše vydavatelská činnost a Miro s námi spolupracuje dodnes.
Nebyly začátky byznysu s malovanými mapami náročné?
Zpočátku to bylo poněkud náročné. Udělal jsem si prvních šest projektů, ale pak jsem si uvědomil, že to nemusím dělat sám. Začala mi pomáhat máma, která také uměla velmi dobře jednat s lidmi. K ní se přidala kamarádka a z obou jsem udělal obchodní zástupce. Fungoval jsem jako obchodník, rozvozce, fakturant, finanční manažer i sekretářka.
Po přestěhování se do Banské Bystrice jsem se rozhodl, že už nebudu fungovat jako živnostník, ale založím si eseročku. Tak vznikla společnost CBS a přijal jsem první dva lidi. Na inzerát se mi přihlásili šikovní obchodníci. Protože sám jsem byl zkušený obchodník, přirozeně jsem si do týmu přitáhl podobné typy lidí. Firma se naplno rozjela a v roce 2010 jsem už měl pod sebou 40 lidí.
Změny, které nastartovaly růst firmy
Jak jste zvládali rychlý růst firmy?
Všichni dělali všechno a nikdo pořádně nic. Pracoval jsem od rána do večera, přestal jsem to zvládat. Neměl jsem dovolenou, žádné volno. Mnozí podnikatelé to asi znají. Stačí, že se vypnou na jeden den a začnou se sypat věci. Řekl jsem si, že přece nepodnikám kvůli tomuto. Začal jsem přece podnikat pro svobodu, kterou jsem vlastně ani neměl.
Uvažoval jsem nad tím, že s podnikáním skončím. Našel jsem však školu managementu HCA Slovakia, která provádí školení pro podnikatele. Jeden seminář byl zaměřen na téma produktivity a tam se mi rozjasnilo. Uvědomil jsem si, co všechno dělám špatně a co bych měl změnit. Rok 2012 byl těžký, protože jsem se nejen rozváděl, ale začal jsem dělat velké změny ve firmě. Ne každému se to líbilo a někteří lidé, někteří dobrovolně, jiní s mojí „pomocí“, firmu opustili.
Které kroky jste musel podniknout na zavedení změn ve firmě?
Celé jsem to rozházel asi tak, jako když uklízíte ve skříni. Trvalo mi rok, než jsem nastavil systém. Začalo to organizační strukturou firmy, tvořením směrnic i pracovních postupů. Měl jsem perfektně sepsané postupy, aby každý věděl, jaké má pravomoci, odpovědnosti a kdo je jeho nařízen, aby se nestalo, že přijímá pokyny od kohokoli.
V roce 2016 jsme už otevřeli i českou firmu ve Zlíně, takže práce bylo dost. Začali se dít docela zázračné věci. Tím, že jsme začali mít profesionální přístup, se k nám najednou hlásili profesionálové. Naše firma to jednoduše začala vyzařovat. Zjistil jsem, že se mi s nimi dělá mnohem lépe. Předal som jim celé oddělení a později i obchodní či výrobní divizi, přibyli i ředitelé.
Konečně jste měli na koho delegovat další důležitou agendu.
Nejprve jsem se to musel naučit. Pro podnikatele je to důležitá schopnost. Nové nastavení firmy nám však pomohlo. Uvědomil jsem si, že úkoly nelze zadávat ústně. V opačném případě je to hra na telefon a pokyny lze snadno změnit, avšak těžko odkontrolovat. Nebylo to ideální ani přes maily.
Hledali jsme proto ideální firemní systém. Nejprve jsme využívali Trello, které se spíše hodí pro menší projekty. My jsme však ve firmě potřebovali sloučit do jednoho systému evidenci zakázek a obchodních případů, fakturaci, finance či plánovač úkolů. Dali jsme si tedy vyrobit firemní systém na míru. Nebyl to však podnikový systém od velkého dodavatele, takže nás ani tak moc nestál. No za tolik, kolik to stálo, stál v podstatě i celý systém. Vyvíjel se asi rok, další rok jsme s ním pracovali a uvědomili jsme si, že s ním máme ještě víc práce. Hledali jsme další vhodný podnikový systém a nakonec jsme našli FLOWii.
Jak CBS využívá docházkový systém s FLOWii
Jak vám FLOWii pomáhá ve firmě? Která řešení podnikového softwaru využíváte?
S FLOWii pracujeme již od 2016. V té době jsme ke společnosti CBS přibrali i společnost VKÚ Harmanec. Měli jsme dvě eseročky, ale nechtěli jsme je sjednotit pod jeden název. Značka VKÚ Harmanec byla mezi lidmi známa již desítky let. Obě firmy potřebovaly samostatnou fakturaci i účetnictví, ale chtěli jsme je mít evidované v jednom podnikovém systému a sloučené v našich firemních procesech. Měli jsme štěstí, že ve FLOWii nám v té době vyšli vstříc a pomohli nám s touto specifickou implementací.
Naše firma využívá téměř všech modulů, které FLOWii nabízí. Dokonce jsme si vytvořili krátké video manuály, aby všichni věděli, jak se ve FLOWii evidují zakázky, jak funguje docházkový systém, jak používáme plánovač úloh a další řešení. Na každé z nich máme krátký podrobný video postup.
Díky podnikovému systému tak máme přehled o zaměstnancích firmy. Víme, na jaký pracovní úvazek u nás pracují a jaké mají pravomoci. Přes FLOWii evidujeme také docházku zaměstnanců prostřednictvím tabletů. Zaměstnanec po příchodu do práce nebo odchodu z práce pouze zadá svůj kód a systém jej zaeviduje. Pokud zaměstnanci dělají z domova, stačí, když se přihlásí do FLOWii přes počítač. Vedoucí předtím zapisoval docházku do docházkové knihy, přičemž vše bylo třeba přepisovat manuálně. Takto si člověk docházku pouze odklikne online a personalista ji na konci měsíce zkontroluje a vypočítá mzdu.
Takže práce z domova, tzn. home office, vám nevadí?
Práci z domu jsme zavedli již před pandemií a během ní jsme ji využívali častěji. Jsem rád, že nám to nesnížilo produktivitu v práci. Na druhé straně nám tzv. home office pomáhá a zároveň i našim zaměstnancům ve snižování nákladů. Jsou dny, kdy máme porady nebo schůzky s grafikem a musíme být v práci. Není to tak, že by v naší firmě nebyl nikdo.
Vždy musí být někdo v grafickém studiu. Je také třeba, aby někdo zapnul počítače, aby se lidé mohli připojit přes VPN a nerušeně pracovali z domu. Já sám jsem vděčný, že jsem zjistil, kolik setkání můžu vyřešit online a nemusím přitom tahat lidi na jedno místo. Případně, pokud jsem právě na cestách, můžu se připojit odkudkoli a vybavit svou agendu. FLOWii mi v tom také pomáhá.
Řízení zakázek s online projektovým managementem
K čemu všechno ještě využíváte FLOWii?
Naše firma má svoji pevnou organizační strukturu. Je to taková pavučina, kterou evidujeme i v systému FLOWii. Na samém vrchu je ředitel firmy. Pod ním jsou vedoucí, kteří mají pod sebou svůj tým lidí. Každý má sepsané své kompetence. Zároveň jsme sepsali pracovní postupy, které jsou přiřazeny k danému středisku. To znamená, že pokud k nám nastoupí nový zaměstnanec, ví, co má dělat.
Ve FLOWii jsme si sepsali i jednotlivé směrnice. Grafik například podle nich ví, jak má postupovat při tom kterém projektu. Velice nám pomáhají přehledy a statistiky, evidence obchodních případů a možnost sledovat cash-flow.
Ke každé zakázce, kterou evidujeme v systému, se nám automaticky přiřazují příjmy. Vystavíme-li fakturu, odchází ke konkrétnímu zákazníkovi a také se přiřadí ke konkrétní zakázce. Podobně jako informace o úhradě. Ve FLOWii si umíme vysledovat ekonomiku zakázek.
Jakým způsobem řešíte projektový management a řízení zakázek ve FLOWii?
Pokud chystáme nový regionální projekt (knihu či mapu), tento založíme jako interní zakázku. Náš obchodník ještě ve výrobním procesu zaeviduje každou objednávku jako úspěšný obchodní případ. Naše kolegyně ji pro jistotu zkontroluje a každou objednávku založí jako podzakázku této interní zakázky. Na ní samozřejmě dělají více lidí – redaktoři, grafici, textaři, překladatelé či jazykový korektor. Každý má v projektu svůj konkrétní úkol a odpovědnost. Projektový management navíc řídíme online.
Projektový management s FLOWii
Kromě toho máme často zakázky, které mají podobný postup, takže si pomáháme vzorovou zakázkou. V ní máme přesně nastaven postup úkolů. Nikdy se nic nedělá duplicitně a všechno má svou posloupnost. Jsou zakázky, které v procesu obsahují desítky malých kroků a člověk si je jednoduše nezapamatuje. To znamená, že od grafika jde text ke kontrole dalším, znovu se vrací s připomínkami k zapracování nebo jde ke kontrole zákazníkovi. Jsou to tedy tak malé postupy pro vytvoření konkrétního produktu, čímž víme být efektivní a produktivní.
Jak byste definovali vaši cílovou skupinu?
Na začátku to byli starostové obcí, později přibyli školy a podnikatelé. Naše cílová skupina je různá. Do edice o sakrálních památkách se začaly zapojovat i farní úřady, protože sakrální památka je v podstatě i kultúrní památkou.
Ono to celé funguje tak, že pokud chcete například udělat knihu Banská Bystrica z nebe, musíme se podívat do databáze, kolik máme nafocených fotografií a co všechno je ještě třeba dofotit. Náš regionální projektový manažer v rámci čtyřměsíční kampaně oběhne region a oslovuje různé instituce, aby knihy prodal ještě před jejich vydáním. Často si je kupují obce nebo školy jako dary pro své návštěvy. Navíc jsou takto knihy levnější než v prodejně. Kromě toho, že mají k dispozici krásné knihy, je o nich v nich i zmínka. V databázi máme tisíce různých fotografií a snad neexistuje obec, která by je od nás neměla. Rovněž se věnujeme leteckým snímkům a fotíme regiony shora. Děláme šikmé snímky.
Kdy vám skrsl nápad na letecké fotografie?
V době, kdy jsme se orientovali na malované mapy, nám docházely regiony. Chtěli jsme se proto zaměřit na města, jenže na to, aby je bylo možné namalovat, malíř potřeboval vidět budovy shora – ne kolmo, ale zešikma. Potřebovali jsme nafotit celé město pod jedním úhlem v jednotlivých pásech, abychom mu odkryli ulice a usnadnili malování.
Pronajal jsem si tedy letadlo s pilotem v Očové s tím, že nafotím pár záběrů. Jak jsme však vzlétli, zalíbilo se mi to. Nikdy předtím jsem neseděl v letadle a to mi bylo 27 let. Natolik se mi to zalíbilo, až jsem se začal orientovat na tento typ projektů. Nakonec bylo práce tolik, že jsem se rozhodl koupit starší letadlo. Přihlásil jsem ho do pilotní školy a začal jsem si na něm dělat výcvik.
V současnosti mám obchodní profesionální piloty, dvě certifikovaná letadla a jednu ultralehkou gyrokoptéru. Je to něco mezi vrtulníkem a letadlem a dokážu ji dokonce zaparkovat na dvoře firmy, případně s ní odjet po cestě a natankovat. Je to v podstatě něco jako létající auto. Kdykoli si s ní odběhnu za vesnici, vyštartuju z polní cesty a odletím do Česka. Minule jsem si takto odletěl do Chorvatska. Nesmírně mi to pomáhá v efektivitě a šetření času.
Co byste doporučili podnikatelům a majitelům firem, kteří se snaží dělat úspěšný byznys?
Podnikání se neučí na školách, je to však povolání jako každé jiné. Pokud chci být dobrý chirurg, musím se to naučit. Stejný přístup by měl mít každý podnikatel, chce-li být skutečný profesionál. Neměl by dělat metodou pokus – omyl, ale měl by se především vzdělávat a učit se od úspěšných lidí, kteří sami podnikají. Profesor na univerzitě vás podnikání nenaučí, jedině jiný podnikatel. Netřeba věřit všemu, ale je třeba se o tom přesvědčit a pokud to dává smysl, je nejlepší to aplikovat.
Dnes existuje mnoho různých kurzů, ale problémem je, že mnozí podnikatelé ani neuvedou do praxe to, co se naučí. Často nemají odvahu prosadit změny mezi lidmi, protože lidé přirozeně nemají rádi změny. Všechno se však mění a změna je přirozenou součástí vývoje. Potřebuje ji každá firma. Šéf nemá dělat populární rozhodnutí, která se líbí lidem, ale která přinesou zásadní změny ve prospěch dobra lidí a to někdy i proti jejich vůli.
