Docházkový systém pomáhá firmám zlepšovat a automatizovat procesy a zároveň šetří čas i nemalé finance. V minulosti ho často využívaly zejména velké podniky, ale poslední roky jej zavádějí i malé firmy a dělají správně. Pokud ho ještě ve své firmě nemáte, je čas nad ním uvažovat. Evidence docházky prostřednictvím online docházkového systému může být jednoduchá, automatizovaná a časově nenáročná.
Docházkový systém můžete mít také online
Cílem docházkového systému by nemělo být striktní sledování každého pohybu zaměstnanců, zda chodí do práce včas a kde se právě nacházejí. V dobře fungující moderní firmě jsou si lidé vědomi pravidel i své zodpovědnosti.
Hlavním důvodem zavedení programu pro evidenci docházky ve firmách je udržování produktivní a efektivní pracovní síly. I díky tomu víte, kolik hodin do měsíce vaši zaměstnanci odpracovali, zda má některý člen týmu přesčasy nebo je třeba rozdělit pracovní úkoly v rámci projektů jinak. Manažeři mají díky docházkovému systému přehled o příchodu či odchodu zaměstnanců z práce, vědí, kdy je člověk u lékaře nebo na služební cestě či se právě nachází na dovolené. Takový přehled o lidech nejednou pomáhá i manažerům v lepším projektovém managementu i organizování práce v týmu.
Jednu z takových možností nabízí také jednoduchý online docházkový systém od FLOWii, který je propojen s terminálem. V tomto případě stačí, aby měli vaši lidé k dispozici počítač, tablet nebo mobil a přístup na internet. Zaměstnanec se po příchodu do práce přihlásí do terminálu, klikne a je zaevidován v systému. Všechny informace o zaměstnancích tak máte na jednom místě a dokonce online.
Docházkový systém se dnes vyplatí zavádět i ve firmách, které zavedly home office neboli hybridní model práce.
Jak funguje FLOWii docházkový systém?
Zavést jednoduchý online docházkový systém má velký význam i v dobách, kdy mnohé firmy přešly na home office a hybridní model práce. Manažeři díky němu vidí, zda jsou zaměstnanci přítomni, jsou právě na polední pauze nebo se nacházejí mimo pracoviště. Mají přehled o svých lidech v reálném čase a vědí, jestli s nimi mohou počítat.
Systém zaznamenává příchody a odchody tak, jak byly ve skutečnosti. Pokud chce zaměstnanec zjistit skutečný počet odpracovaných hodin v aktuálním měsíci, ve FLOWii má o nich přehled. Ví, kolik hodin odpracoval na projektech nebo pracovních úkolech nebo kolik dovolené mu zbývá.
Může si přesně zaevidovat délku přestávky v práci nebo si vybrat mezi různými druhy absencí – ať už jde o návštěvu lékaře, PN, dovolené nebo jinou soukromou záležitost. Právě i o dovolené má systém data. Zaměstnanec si tak umí zkontrolovat, kolik dní dovolené mu ještě zbývá, a zda si ještě může nějakou naplánovat. Naplánovat si může také návštěvu lékaře či služební cestu.
Další funkcí, která usnadňuje procesy ve firmě, jsou také automatické přestávky nebo evidence obědů. Má-li například zaměstnanec oběd v pravidelném čase, jednoduše si ho nastaví do docházkového systému a před polední přestávkou se nemusí pokaždé odhlašovat.
Získejte všechny údaje v jednom reportu
Docházkový systém vám nabízí i jiné možnosti přizpůsobení, ať už jde o přístupová práva různých poboček nebo zaměstnanců. Všechny evidované údaje jsou také k dispozici pro export docházky do PDF nebo i v grafickém zpracování přímo v systému. Taková komunikace mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, popřípadě personálním oddělením, je mnohem efektivnější a umí ušetřit spoustu času.
PDF report může skvěle posloužit jako podklad pro mzdové oddělení. Mzdářka již nemusí kontrolovat, přepočítávat a exportovat různé tabulky, čímž často dochází k chybovosti. V přehledném reportu také manažer vidí, kolik hodin zaměstnanec odpracoval a zda má jeho zaměstnanec nějaké přesčasy. I díky tomu nedochází k neférovému odměňování zaměstnanců nebo jejich možnému vyhoření.
Využijte výhod docházkového systému
Zvyšujte produktivitu práce
Jelikož s online docházkovým systémem je proces evidence docházky jednoduchý a některé manuální činnosti se díky němu automatizují, produktivita práce lidí se tím zvyšuje. Každoměsíční reporting v PDF nebo v Excelu mzdové oddělení i manažeři získají na jeden klik a díky přehlednému systému dochází k menší chybovostí.
Šetřete zdroji
Zavedení jednoduchého docházkového systému pomáhá vaší firmě snížit náklady na pracovní sílu. Zaměstnanci nemusí manuálně zaznamenávat své příchody, odchody nebo polední přestávky. Tím se upřesní i evidence docházky. Již nemohou samovolně měnit čas příjezdu nebo odjezdu podle toho, jak jim to vyhovuje.
Navíc manuální shromažďování dat pro výpočet mzdy personálním oddělením je poměrně pracné, takže tím své firmě šetříte čas i finance. Docházku evidujete online, čímž snižujete výdaje na klasické papírové docházkové knihy.
Vaši zaměstnanci jsou spokojenější
V případě docházkového systému FLOWii můžete využívat přehledného a intuitivního uživatelského prostředí, v jehož rámci má zaměstnanec vždy přehled o svém odpracovaném čase i čerpání dovolené. Výhodou je i jednodušší komunikace v týmu, kdy zaměstnanec nemusí chodit osobně na personální oddělení nebo za nařízeným s propustkou. O změnách může zaměstnavatele informovat pomocí systému i z domu. FLOWii obsahuje také funkci naplánování si dovolené s online upozorněním nadřízeného.
Snižte počet absencí
Čím je společnost větší, tím je obtížnější dohlížet na docházku zaměstnanců. Nejlepší způsob její kontroly je pomocí jednoduchého řešení evidence docházky online. Docházka by měla být vždy řízena a absence kontrolována. V rámci reportu lze zvýraznit zaměstnance i s neobvyklou úrovní absence.
Propojte docházkový systém s jinými řešeními
Docházkový systém FLOWii můžete propojit i s jinými řešeními jako jsou CRM systém, projektový management, online fakturace nebo skladové hospodářství. Díky cloudovému online řešení je implementace docházkového systému pro firmu nenáročná a zároveň cenově snadno dostupná.
Zatímco u většiny konkurenčních řešení potřebujete vlastní servery, komplikovaný IT systém a drahé zařízení a čipy, snadná online evidence docházky přes FLOWii dokáže běžet na klasickém zařízení s připojením na internet. Elektronická evidence docházky přináší komfort práce, přehlednost, dostupnost údajů, přičemž naplánované pracovní změny slouží také jako podklady pro zpracování mezd, například proplácení svátků v případě, kdy měl pracovník pracovat.
