Mnohé firmy dnes využívají různé nástroje, které usnadňují projektový management a umožňují plánování úkolů. Plánovač úloh a různé systémy pro organizování práce pak firmě přinášejí různé výhody. Jednak poskytují přehled o pracovních úkolech v týmu a deadlinech a zároveň umožňují sledování času i efektivní workflow. Ásana či Trello jsou oblíbené platformy pro plánování úkolů a projektů po celém světě, v našich podmínkách zase můžete vyzkoušet oblíbený online systém FLOWii.
Jaké jsou klíčové benefity softwaru pro plánování úkolů?
-
Mějte přehled o pracovních úkolech v týmu
Jednou z největších výhod používání je možnost bezproblémové spolupráce v rámci týmu, ale také s externími pracovníky. Všichni lidé v týmu, ať už pracují z kanceláře nebo na dálku, vidí, na jakých úkolech pracují jejich kolegové, jak se vyvíjí projekt a podle potřeby mohou připomínkovat jednotlivé úkoly nebo dokončený úkol reportovat nadřízenému či kolegovi v týmu, který na ní závisí.
-
Mnohé softwary umožňují sledování času
Pro mnohé týmy je v rámci projektu důležité sledování času stráveného na pracovních úkolech. Jednak kvůli reportování klientům a jednak z hlediska produktivity práce. I to je důvod, proč manažeři rádi využívají aplikace pro řízení projektů, které umožňují i měření času. Pokud je časovač součástí softwaru pro projektový management, je to jen výhoda. Používání více aplikací v rámci jednoho projektu může v týmu způsobit zbytečný chaos.
-
Efektivnější delegování úkolů
Delegování je jedna z důležitých dovedností, kterou by měl mít každý dobrý projektový manažer. Používání softwaru pro plánování úkolů a jejich kontrolu v tomto případě výrazně pomáhá každému lídrovi. Nejenže mu umožňuje přidělovat úkoly jednotlivým členům týmu, ale také měnit jejich prioritu a sledovat, jak se projekt vyvíjí. Podle vytíženosti může zároveň alokovat pracovní úkoly dalším kolegům nebo sledovat, zda se pracovní úkoly stíhají dokončit ve stanoveném termínu.
Software pro plánování úkolů, které využívají známé firmy
Téměř každá úspěšná firma používá software pro plánování úloh nebo více nástrojů projektového managementu. Netflix používá ProofHub, Uber používá Asanu, Sony zase používá Podio.
Ve FLOWii jsme se podívali na tři známé online nástroje pro řízení projektů, které s oblibou používají firmy.
-
Asana
Asana je přední online platforma, která pomáhá manažovat týmovou práci, projekty a pracovní úkoly. Využívají ji týmy ve více než 60 tisíc organizacích ve 195 zemích světa. Asana pomáhá týmům organizovat a řídit veškerou jejich práci - od malých projektů až po strategické iniciativy a využívají také firmy jako Deloitte, The New York Times, Uber, Airbnb a další.
Nástroj pro efektivnější řízení projektů pomáhá určit si priority v pracovních úkolech, soustředit se a získat více času na úkoly, které jsou nejdůležitější. Asana efektivně organizuje také seznam úkolů. Umožňuje vytvářet velké, škálovatelné úkoly a rozdělovat je na sekce a podpoložky, které pak lze uspořádat do desek a seznamů. Asana je výhodná v tom, že podporuje integraci s nástroji jako jsou Slack, Dropbox a Google kalendář.
-
Trello
Trello je online nástroj projektového managementu, který je oblíbený po celém světě. Jeho výhodou je, že je jednoduchý, bezplatný, flexibilní. Díky svému “user-friendly designu” se v něm umí kdokoli intuitivně pohybovat mezi svými pracovními úkoly a prioritami. Výhodou je, že jej mohou rovněž využívat i externí pracovníci v týmu, čímž mají přehled o celém projektu. Trello navíc umožňuje podávání zpráv o průběhu projektu klientům, popřípadě přehled o vývoji projektu.
Pomocí jednotlivých karet si v Trello můžete organizovat svoji práci a řídit projekty v reálném čase. Každá karta může mít přiděleny štítky, kontrolní seznamy a důležité termíny. Pokud se blíží deadline, Trello vás na to upozorní. Jednotlivé úkoly zároveň můžete komentovat a přidělovat jednotlivým členům týmu. Mezi firmy, které využívají Trello patří Adobe, Kickstarter, Google a další.
-
Wrike
Wrike je cloudový software pro řízení projektů a spolupráci, který lze škálovat napříč týmy v jakémkoli podnikání. Firmy jej mohou používat ke zjednodušení plánování, zefektivnění práce a také ke spolupráci s externími partnery. Využívá jej Google, Jaguar, Land Rover, Mars, L'oreal a další známé společnosti.
Wrike zobrazuje stav pracovních úkolů v reálném čase pro všechny projekty týmu. Zároveň pomáhá lidem v týmu diskutovat o projektech a různých detailech. Můžete v něm označit obrázky a videa, abyste poskytli lidem konkrétní zpětnou vazbu.
Slyšeli jste už o efektivním online systému FLOWii?
Pokud hledáte slovenský, český nebo maďarský systém pro projektový management nebo plánování úkolů, jedním z nich je i cloudový software FLOWii.
Plánovač úloh a připomínkovač umožňuje podnikatelům a manažerům snadno plánovat a organizovat pracovní úkoly pro zaměstnance, ale i firmu jako celek online. Díky němu můžete mít v projektech a zakázkách ihned pořádek a aktuální přehled o tom, zda zaměstnanci stíhají všechny důležité termíny. FLOWii využívají také známé firmy jako INVELT, Profirol, Absynth, Gentlejam a mnohé další. Navíc si FLOWii a jeho řešení můžete vyzkoušet na 30 dní zdarma.
Automatická upozornění, propojení s Google nebo Outlook kalendářem, kontrola pracovních úkolů, měření času na jednotlivých úkolech, možnost odesílání zpráv členům týmu nebo chat – to je jen zlomek možností, které FLOWii nabízí.
Plánovač úloh můžete využívat samostatně v rámci práce na projektu nebo jej dokonce propojit s CRM systémem, bez kterého se dnes neobejde žádná moderní firma. Díky plánovači získáte lepší přehled o dění ve firmě a dodržíte důležité termíny.
FLOWii nabízí různé nástroje, díky kterým můžete řídit svůj byznys jako celek. Přiřazením úlohy zakázce nebo konkrétnímu obchodnímu případu získáváte o aktivitách komplexnější přehled.
Lucia Baníková
