Správa dokumentů potřebných k účetnictví může být někdy náročné. Jaké nástroje vám mohou usnadnit celý fakturační proces a jak si s jejich pomocí udělat pořádek v účetních dokladech? Podívejme se na možnosti, které máte a jednotlivé benefity.
Chaos v dokladech přináší komplikace
Způsob, jakým uchováváte své účetní doklady ve firmě, má obrovský vliv i na vaši schopnost plánovat dopředu. Pokud je obtížné získat účetní doklady nebo se ztratí, může to způsobit vážné problémy i v případě budoucího auditu.
Zároveň máte omezenou schopnost vytvářet podrobné analýzy nákladů a plánovat rozpočty. Hlavní prioritou každého finančního oddělení ve firmě by proto měla být efektivní správa účetních dokladů a jejich následné uchování v souladu s právními a regulačními požadavky.
Účetní se mohou často cítit pod tlakem kvůli neustále narůstajícím hromadám dokumentů a zejména pokud je zpracovávají manuálně. Mnohé firmy proto využívají software pro online fakturaci a správu důležitých dokumentů, které usnadňují procesy a zároveň snižují chybovost.
Vyzkoušejte si online fakturaci od FLOWii
Jedním z řešení, která vám mohou pomoci ve správě účetních dokladů, je online fakturace pomocí automatizovaného softwaru FLOWii. Jeho používání může výrazně usnadnit procesy ve vaší organizaci.
Poznejte výhody online fakturace
- Rychlejší platby
Pokaždé, když je faktura zpracována manuálně, proces platby vyžaduje určitou dobu, přičemž před uskutečněním plateb prochází několika procesy.
Software pro online fakturaci naopak urychluje proces platby, čímž faktury a upomínky plateb posíláte ještě před datem splatnosti. Čím dříve tedy pošlete své faktury, tím dříve dostanete zaplaceno.
- Automatizace vám mnohé usnadní
Největší výhodou, kterou má online fakturace, je automatizace. To znamená, že pro dlouhodobé klienty si můžete nastavit opakované platby a zároveň můžete vytvořit obchodní model založený na předplatném.
Automatizační systém posílá následné kontroly a připomenutí plateb pro nadcházející faktury, i na ty po splatnosti. Automatizace těchto úkolů vám ušetří spoustu času a peněz, než se ve firmě můžete soustředit na růst svého podnikání.
- Méně papírovaček
Papírování je problém. Když se řekne účetnictví, většinou se vám vybaví obraz někoho zahrabaného pod hromadami šanonů a papírů.
Online fakturační software zajišťuje nejen dodržování zákona, ale také správné číslování faktur a dodržování právních upozornění.
Navíc online fakturací můžete ušetřit značné množství místa ve vaší kanceláři. Namísto hrubých velkých šanonů s účetními doklady můžete prostor využít efektivněji a přehledněji.
- Lepší organizace ve firmě
Stává se, že zákazník přehlédne vaši fakturu nebo ji nezaplatil. Vhodný výběr online fakturačního softwaru vám proto značně usnadní sledování upomínek a automatické generování faktur při každém jejich odeslání.
Jedná se o nejefektivnější způsob sledování odeslaných, zaplacených nebo nezaplacených faktur, aniž byste své zákazníky zahltili upomínkami.
- Dělejte méně chyb
Provedení faktur na papíře přináší vysoké riziko lidských chyb, neboť se jedná o zdlouhavý proces. Zpracování nesprávných fakturovaných částek nebo odeslání faktury nesprávnému zákazníkovi může navíc poškodit reputaci vaší firmy.
Takové chyby a spory v procesu fakturace vás mohou stát nemalé dodatečné výdaje. Online fakturační software automaticky vypočítá celkovou částku za vás, abyste předcházeli chybám.
- Nonstop přístup k vašim fakturám
Online fakturace na cloudu vám umožňuje spravovat klientské informace a fakturaci z jedné aplikace, čímž ji můžete realizovat na svém počítači, tabletu nebo chytrém telefonu.
To znamená, že pokud se zrovna nenacházíte v kanceláři, jste doma nebo na služební cestě, faktury můžete spravovat 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
- Vaše dokumenty na cloudu jsou v bezpečí
V případě, že se vám porouchá počítač a neměli jste vytvořenou zálohu, se můžete rozloučit i s nejdůležitějšími soubory. U online faktur spravovaných FLOWii vám taková situace nehrozí, protože software je mimořádně bezpečný a zálohovaný na cloudu. Neustále tak chrání vaše soubory před porušením či ztrátou.
Rozhodněte se pro online fakturaci
Vylepšete svůj finanční a fakturační systém přechodem na moderní elektronickou fakturaci. S FLOWii můžete transformovat své obchodní procesy i s pomocí automatizované správy faktur.
FLOWii fakturace je moderní online aplikace, která zjednodušuje a urychluje administrativu spojenou s vystavováním a správou interních dokladů. Umožňuje vytvářet profesionální cenové nabídky, faktury, zálohové faktury, objednávky, dodací listy či dobropisy.
To vše bez chyb a ve velmi krátké době. Nezáleží, jestli vystavujete faktury s DPH, bez DPH, v cizím jazyce nebo svým zákazníkům poskytujete slevu.
Rychlost vystavování dokladů podporuje i online ceník a databáze partnerů. Nic nemusíte pracně vypisovat, FLOWii fakturace pracuje za vás. Navíc každá vystavená faktura online se vám zapíše do historie vašich partnerů, takže už na své příjmy nezapomenete a jejich splatnost máte online pod kontrolou.
Lucia Baníková
