Autorka: Petra Nagyová
Ľudovít Fiala začal podnikat jako živnostník vedle své práce hlavního ekonoma ve výrobní firmě. Postupem času však práce přibývalo a on už nápor nezvládal. V té době také dostal nabídku na převzetí auditorské firmy. I když to nějakou dobu trvalo, nabídku přijal. Dnes je jeho účetní firmě třicet let a má 15 zaměstnanců. Přečtěte si, jak mu v podnikání pomáhá i systém FLOWii.
S Ľudovítem Fialou jsme se bavili o:
- podnikatelských začátcích,
- tom, co mu pomohlo udržet firmu,
- jak může firma zaměřená na účetnictví, audit a daňové poradenství využívat FLOWii,
- co by doporučil podnikatelům.
Vzpomínáte si ještě na začátky, kdy jste firmu zakládal?
Má firma má už téměř 30 let. Zpočátku jsem začínal jako živnostník při zaměstnání. V té době jsem byl zaměstnán jako hlavní ekonom v jedné velké výrobní společnosti s 250 zaměstnanci. Jako živnostník jsem měl dva klienty a moje firma neměla ani jednoho zaměstnance.
Jak se vaše podnikání transformovalo během let?
Asi před 15 lety mě oslovil jeden zkušený auditor. Shodou okolností prováděl audit v jedné společnosti, které jsme vedli účetnictví. Oslovil mě s nabídkou ke spolupráci, protože byl spokojen s probíhajícím auditem. Navrhl mi, jestli bych nechtěl převzít jeho firmu, protože se chystal odejít do důchodu a své klienty chtěl přenechat někomu zodpovědnému, kdo se o ně postará. Na to jsem hned zareagoval, že ani náhodou. Znovu se začít učit, to v žádném případě. Teprve po roce jsem jeho nabídku zvážil a kontaktoval ho.
Předpokládám, že jste se rozhodl jeho nabídku přijmout. Proč?
Společnost, ve které jsem pracoval, byla příliš velká na to, abych jako ekonom zvládl práci sám. Stále více mě vyčerpávala, a tak jsme můj pracovní poměr ukončili oboustrannou dohodou. Auditor, který mi nabídl své místo, se nakonec rozhodl ve firmě zůstat, než se plně zaučím. Pracoval jsem v ní jako asistent auditora a přitom jsem se vzdělával. Jelikož mě daňové právo vždy zajímalo, složil jsem zkoušku daňového poradce a na druhý pokus se mi podařilo projít i auditorskými zkouškami.
Takže jste obdržel firmu i s klienty, to je docela dobrý začátek.
Přesně tak. Usnadnilo mi to podnikatelské začátky jako auditora. Navíc jsem se nacházel v životním období, kdy mi to přišlo velmi vhod. Dalo by se říci, že to bylo období velkého zlomu. Spojovala se mi s ním velká chuť po změně, přijmout nové výzvy a chuť učit se. Jednoduše jsem cítil, že toho chci víc.
Neměl jsem strach z toho, jestli to zvládnu. Říká se, že ten, kdo neroste, upadá. Pomáhá mi, když mám v životě cíle a výzvy a můžu pokračovat. Nakonec po pěti letech do firmy přišla první zaměstnankyně a později další zaměstnanci. Moje firma začala růst. Dnes v ní pracuje 15 lidí a pomáhá nám pět externích kolegů.
Kdo tvoří vaši cílovou skupinu zákazníků?
Mezi naše zákazníky patří malí živnostníci až po středně větší společnosti. Máme tři skupiny klientů. Základem našich služeb je účetnictví. Podnikatelům nabízíme také daňové poradenství, protože víme, jaké je podnikání v začátcích. V rámci speciálního poradenství jim pomáháme tak rychle, jak je to jen možné a vyřizujeme na úřadech veškeré náležitosti, které potřebují k podnikání. Stojíme při nich, když se rozhodují o právní formě nebo hledají odpovědi na otázky ohledně živnostenských oprávnění a sociálního pojištění.
V neposlední řadě se zabýváme audity pro firmy a pro samosprávy. Naše audity využívá i řada obcí a měst. Jsem rád, že nestojíme na jedné, ale na několika nohách a musím říci, že mezi konkurencí stojíme pevně.
„V současnosti tedy využíváme online docházkový systém a díky FLOWii máme také propracovaný systém pro evidenci pracovních úkolů. Používáme rovněž fakturační program, který můžeme propojit s naším účetním systémem.“
Co je pro vás v podnikání nejdůležitější? Čím se ve firmě řídíte?
Nejdůležitější je pro mě spokojenost zaměstnanců a našich klientů. Společnosti, které nás vyhledávají, jsou většinou firmy, které nejsou spokojeny se svými dodavateli a účetními firmami a doslechli se o našich službách. Přitom ani pro nás neplatí jiné zákony než pro ostatní. Jednoduše hledají někoho, na koho se mohou dlouhodobě spolehnout.
Ve firmě využíváte i FLOWii. Jak vám systém pomáhá a co se vám díky tomu podařilo změnit?
Poté, co jsme se před sedmi lety přestěhovali na nové místo, se naše firma rozrostla z osmi zaměstnanců na patnáct. Nezvládali jsme už řešit ruční evidenci docházky. Hledali jsme vhodný docházkový systém, systém pro fakturaci a potřebovali jsme sledovat naše pracovní výkony. Hledali jsme různá řešení, až jsme natrefili na FLOWii.
V současnosti tedy využíváme zejména online docházkový systém a díky FLOWii máme také propracovaný systém pro evidenci pracovních úkolů. Používáme rovněž fakturační program, který nám hodně pomáhá a můžeme ho propojit s naším účetním systémem.
V jakém systému řešíte účetnictví?
Pro účetnictví používáme účetní software Money S3. Vystavené faktury exportujeme ze systému FLOWii a poté je exportujeme přímo do účetního systému.
Pravdou je, že dokud jsme neměli FLOWii, pracovali jsme v Excelu a ručně jsme si vedli různé záznamy. V důsledku toho nám unikaly důležité informace a někdy docházelo k chybovosti. Je skvělé, že dnes nic ručně nepřepisujeme, čímž eliminujeme možné chyby a šetříme tím čas.
V čem je tedy pro vás FLOWii výhodou?
Pamatuji si, jak jsme hledali systém, který by evidoval všechny služby, které děláme pro klienty. Chtěl jsem, abychom dokázali naši práci lépe komunikovat. Dnes díky systému evidujeme úkoly a můžeme je férově vyfakturovat.
V minulosti se nám někdy stalo, že klient chtěl něco reklamovat a najednou jsme mu neuměli oponovat. Naše práce je sice důležitá, ale často neviditelná. O to důležitější vnímám, abychom dokázali vykomunikovat vše, co pro něj děláme. Každý klient vyžaduje jiné služby a přesný výkaz našich aktivit vnímám jako součást každé faktury.
Takže FLOWii vám pomáhá evidovat i vaše pracovní aktivity?
Přesně tak, zapisujeme si naše úkoly do FLOWii a funguje nám to dobře. Nejprve jsme psali všechno velmi detailně, ale bylo to náročné pro kolegy. Máme systém, jak zaznamenáváme naše činnosti, které pak shrnujeme pro klienta.
Na co jste pyšný, pokud jde o vaše procesní know-how?
Hodně věcí se díky zavedení FLOWii změnilo. Když si vzpomenu, jak se nám pracovalo před používáním FLOWii a poté, tak určitě se zkrátila doba fakturace z 5 na 2 dny. A dnes je to ještě méně, než kolegyně připraví celoměsíční fakturaci. Zčásti jde o opakující se faktury a paušály, ale vždy jsou tam nějaké úkoly navíc. Pokud to srovnám s tím, jak jsme to dělali předtím, je to neuvěřitelný rozdíl.
Jsem fanoušek automatizace. I co se týče přenosu faktur z FLOWii do našeho systému. Totéž se týká online evidence docházky, tato vylepšení bych neměnil za nic.
Je ještě něco, co byste vylepšil?
Bohužel už dva roky se mi nedaří naplnit jednu moji vizi. Vzpomínám si, jak jsem na vánočním večírku kolegům říkal o využívání umělé inteligence v rámci našeho segmentu podnikání. Dnes již na trhu naleznete mnoho aplikací, které pomáhají se zpracováním dokladů. U přijatých faktur a pokladních dokladů se nám ji však ještě nepodařilo implementovat do takové formy, jak bych si to představoval.
Na druhé straně jsem z hlediska našich zavedených procesů rád, že i větší množství vystavených faktur dokážeme automaticky zpracovat do našeho systému jednoduchým importem. Všechny bankovní výpisy zpracováváme elektronicky. Možná se to zdá jako samozřejmost, ale pokud si představíte všechny klienty, kteří mají účty v různých bankách a každá z nich využívá jiný systém výpisů, tak je to docela zábava.
Nastavení procesů je na začátku obtížné, ale vyplatí se mu věnovat. Pokud se nám podaří najít vhodnou aplikaci, která nám pomůže s přijatými fakturami a účtenkami, budu spokojený. I v tuto chvíli bychom nějakou našli, ale tvůrci aplikace mají nastavené ceny, které jsou pro naši klientelu těžko akceptovatelné.
„Pamatuji si, jak jsme hledali systém, který by evidoval všechny služby, které děláme pro klienty. Chtěl jsem, abychom uměli naši práci lépe komunikovat. Dnes díky FLOWii evidujeme úkoly a umíme je férově vyfakturovat."
Používáte FLOWii i v mobilu?
Je zajímavé, že FLOWii funguje v mobilní verzi perfektně, stejně jako na počítači. Líbí se mi, že je responzivní. Jediný rozdíl je ve velikosti obrazovky.
Co byste podnikatelům a majitelům firem ještě doporučil?
Určitě bych doporučil, aby si už na začátku našli dobrého účetního a pečlivě vybírali mezi účetními firmami. I na tom hodně záleží.
Podle čeho by si firma měla vybrat správného účetního?
Existují webové stránky firem s fantastickým popisem, ale ne vždy dodávají kvalitní služby. I proto bych doporučil ptát se na jejich reference. Zajímal bych se o to, jaké má firma zákazníky, případně zda nemá určité dluhy vůči pojišťovnám.
Léta zkušeností nelze nahradit. Je důležité, aby každá firma nebo podnikatel dostali služby na takové úrovni, jakou si představují. Někteří jednotlivci se mohou klidně zlobit, ale firmám se zaměstnanci bych rozhodně nedoporučoval mít účetního, který pracuje sám. A to z toho důvodu, že může onemocnět, rozroste se mu byznys nebo z různých důvodů nebude schopen dále poskytovat služby. S podobným problémem se v naší firmě setkáváme denně a potřebujeme vstupní informace, které je někdy obtížné získat.
Podle čeho si vybíráte zákazníky?
Musí být mezi námi chemie, protože v naší firmě převládá DNA postavená na důležitých hodnotách jako jsou transparentnost, poctivost a odpovědnost. Zajímá mě, jaké jsou jejich vize, zda se na své podnikání dokážou podívat s nadhledem a zda si dokážou představit, kde budou s firmou za dva roky. Stává se, že někdy naše firma odmítne spolupráci a u jiného podnikatele jsme nadšeni a chceme mu pomoci s růstem.
O firmě IFL
Firma Ing. Ľudovít Fiala - IFL působí v oblasti poskytování účetních a poradenských služeb na trhu od roku 1991. Její majiteli se za tu dobu podařilo vytvořit tým odborníků, kteří se specializují na účetnictví, daňové a mzdové poradenství či audit. Firma se specializuje na poskytování služeb živnostníkům i menším a středním firmám v maďarském, německém i anglickém jazyce.
Jak FLOWii řeší problémy účetních a poradenských firem?
✅Docházka: Jednoduché řešení pro evidenci přítomnosti zaměstnanců
✅Fakturace: Zrychlení fakturace a eliminace chyb
✅Evidence úkolů: Přehledná organizace pracovních aktivit
✅Propojení s účetními systémy: Automatizace a šetření času
