Milan Paprčka: Šéf nemá dělat populární rozhodnutí, ale ta, která přinášejí užitečné změny
„Podnikání se neučí ve školách, přesto je to povolání jako každé jiné. Podnikatelé by neměli jednat metodou pokus-omyl, ale měli by se vzdělávat a učit od úspěšných lidí, kteří sami podnikají. Když zjistíte, že něco dává smysl, nejlepší je to aplikovat,“ radí Milan Paprčka, majitel vydavatelství CBS.
Během mnoha let podnikání se Milan Paprčka musel naučit delegovat úkoly na ostatní. „Pro podnikatele je to důležitá schopnost. Nové nastavení firmy nám v tom pomohlo. Uvědomil jsem si, že úkoly nelze zadávat ústně. Jinak je to hra na tichou poštu – pokyny se snadno změní, ale obtížně kontrolují. Proto jsme hledali ideální firemní systém,“ říká.
Vydavatelství CBS už několik let používá CRM od FLOWii. Ve firmě potřebovali sloučit do jednoho systému evidenci zakázek, obchodních případů, fakturaci, finance i sledování příjmů a výdajů. „Nejprve jsme si nechali vyrobit vlastní firemní systém na míru. Vývoj trval asi rok, další rok jsme s ním pracovali, až jsme zjistili, že nám přidělává víc práce. Nakonec jsme objevili FLOWii,“ popisuje.
Docházkový systém na tabletu i online
CBS také využívá docházkový systém FLOWii, který manažerům poskytuje přehled o zaměstnancích firmy. „Zaměstnanci u nás evidují docházku pomocí tabletu. Po příchodu do práce nebo odchodu z práce pouze zadají svůj kód a docházkový systém je zaeviduje. Pokud pracují z domova, přihlásí se do FLOWii z počítače nebo telefonu a docházku potvrdí online,“ vysvětluje Milan Paprčka. Personalista ji poté na konci měsíce zkontroluje a vypočítá mzdu.
Pevná organizační struktura a řízení zakázek se vyplácí
Společnost CBS má pevnou organizační strukturu. „Je to něco jako pavučina, kterou evidujeme i v systému FLOWii. Na samém vrcholu je ředitel firmy. Pod ním jsou vedoucí, kteří mají své týmy. Každý má jasně sepsané své kompetence a pracovní postupy. Když k nám nastoupí nový zaměstnanec, díky tomu vždy ví, co má dělat,“ říká Milan Paprčka.
Když se připravuje nový projekt (například kniha nebo mapa), firma jej založí jako interní zakázku. Obchodník ještě v průběhu výroby zaeviduje objednávku jako úspěšný obchodní případ. „Kolegyně ji pro jistotu zkontroluje a objednávku založí jako podzakázku interní zakázky. Poté na ní pracuje několik lidí – redaktoři, grafici, textaři, překladatelé nebo jazykový korektor. Každý má v projektu konkrétní úkol a odpovědnost. Náš projektový management tedy řídíme online přes FLOWii a využíváme také plánovač úkolů,“ popisuje podnikatel.
Ke každé zakázce se následně automaticky přiřadí příjmy. Vystavená online faktura odchází konkrétnímu zákazníkovi a zároveň se v systému připojí ke konkrétní zakázce. Tímto způsobem může každý majitel nebo manažer firmy ve FLOWii sledovat ekonomiku zakázek.
Nezapomínejte na marketing ani v roce 2025
Bez marketingu se dnes neobejde žádná firma, tvrdí spolumajitelka společnosti Gentlejam, Iveta Hrabovská. Podle ní je důležité, aby firmy dnes konzistentně a pravidelně budovaly svou značku na správných marketingových kanálech. „Je dobré, aby vaše firma byla vidět všude, ale zaměřte se především tam, kde se nachází vaše cílová skupina. Nemá smysl ztrácet čas a peníze tam, kde vaše cílová skupina není,“ radí podnikatelům.
Od výroby unikátních a chutných džemů a omáček s prémiovým alkoholem se posunula také k marketingovým konzultacím. „Nejvíce mě fascinuje sociální síť LinkedIn a co se týče konzultací, začala jsem se zaměřovat převážně na tuto síť. Není to však můj hlavní byznys, stále ho držím v rovině, aby mě bavil a aby mi spolupráce poskytovaly maximální volnost a spokojenost,“ říká.
Známou firmu Gentlejam najdete na různých sociálních sítích. „Jsme také na Facebooku, Instagramu, ale LinkedIn strategie je u nás základ. Myslíme také na PR, e-mail marketing, PPC kampaně a další způsoby reklamy. Je důležité, aby naše značka rostla. Marketing musí být komplexní a není dobré spoléhat pouze na jednu jeho oblast,“ dodává.
I Gentlejam využívá CRM a systém FLOWii
„Přesně si pamatuji období, kdy jsme CRM neměli. Byla to naprostá katastrofa. Nepamatovala jsem si jméno dodavatele, kolik jsme jim dodali, v jaké částce, jaký ceník jsme poslali zákazníkovi. V obchodním procesu to byl pořádný chaos,“ přiznává dnes Iveta Hrabovská, jejíž mentor doporučil zavést ve firmě CRM systém.
CRM od FLOWii bylo pro firmu v poměru cena-kvalita nejlepší volbou. Slouží k evidenci obchodních případů a zakázek, obsahuje databázi zákazníků a dodavatelů a v rámci B2B kampaní využívají také e-mailing. „FLOWii nám pomohlo, abychom měli všechny kontakty krásně rozdělené, je radost s ním pracovat,“ dodává.
V Gentlejam se obchoduje denně. Do systému proto zapisují každý detail z předchozí komunikace se zákazníkem, včetně hodnoty realizované zakázky a dalších potřebných informací. „Zadávání poznámek nás drží ve střehu,“ říká Iveta Hrabovská.
Mít pořádek ve financích je základ
„Můj otec mě vždy učil, že mít pořádek v papírech a financích je základ. Kdybych měl podnikatelům něco poradit, byly by to dvě věci. Dělejte věci jinak a lépe než ostatní. Druhou věcí je kontrola financí. Nic není důležitější než sledovat firemní finance každý měsíc. Pokud na měsíční bázi vidíte cash flow, máte firmu pod kontrolou,“ říká Andrej Lehota, který spolu s bratrem vede rodinnou firmu Profirol. Ve firmě si měsíčně vedou finanční statistiky. FLOWii navíc dokáže poskytnout přehled i v grafické formě.
Pro majitele firmy jsou důležité dobře nastavené procesy. Dokonce zavedli i CRM systém od FLOWii, díky kterému mají manažeři i zaměstnanci všechny důležité informace na jednom místě.
„Nevyužíváme pouze online fakturaci. Rozhodli jsme se pro CRM, které nám nabízí kvalitní databázi pro evidenci klientů. Je to pro nás velká pomoc. Díky CRM může firma rozvíjet a aktualizovat databázi zákazníků, sledovat obchodní případy a evidenci zakázek. Díky FLOWii vidíme, v jakém stavu se právě zakázka nachází. Navíc máme nastavený systém tak, aby v případě nemoci nebo dovolené zaměstnance mohl ve firmě kdokoliv převzít klienta a zakázku. Pokud někdo nečekaně onemocní, víme, kde má naplánovanou montáž a kdy má kontaktovat zákazníka, aby jsme zakázku dotáhli do konce,“ dodává jednatel firmy.
Dobrá rada na závěr
Pokud chce být někdo dobrým chirurgem, musí se to nejprve naučit. „Stejný přístup by měl mít každý podnikatel, pokud chce být skutečný profesionál," apeluje Milan Paprčka.
Ačkoliv dnes podle něj existuje mnoho různých kurzů, problémem je, že mnozí nové poznatky neuvádějí do praxe. „Často nemají odvahu prosadit změny, protože lidé přirozeně nemají rádi změny. Změna je však přirozenou součástí vývoje a potřebuje ji každá firma. Šéf nemá dělat populární rozhodnutí, která se líbí lidem, ale ta, která přinášejí zásadní změny ve prospěch firmy a lidí," radí.
Ve FLOWii jsme pro vás připraveni i v roce 2025. Pokud uvažujete nad automatizací procesů a potřebujete poradit, kontaktujte nás. Naši konzultanti najdou řešení pro váš byznys i vaše výzvy.
