Michal Urban a Jaroslav Svoboda jsou spolužáci z vysoké školy. V minulosti by je ani nenapadlo, že budou společně podnikat. Nakonec spolu založili společnost URBANIX, která se specializuje na průmyslové, sportovní, veřejné a komerční LED osvětlení a elektroinstalace. Přinášejí řešení zaměřená na úsporu provozních nákladů na osvětlení a zvýšení soběstačnosti díky fotovoltaickým systémům. Přečtěte si, jak jim systém FLOWii pomáhá při správě zakázek a řízení podniku.
Čemu se věnuje firma URBANIX?
Zaměřujeme se na úspory nákladů pro firmy a domácnosti. Pro představu, realizací našich projektů dokážeme optimalizovat náklady na osvětlení na průměrnou úsporu 60 až 80 % elektrické energie. Prostřednictvím fotovoltaických systémů zvyšujeme soběstačnost a snižujeme náklady na elektřinu, což je zajímavé zejména z ekonomického i ekologického hlediska.
V URBANIX se specializujeme zejména na řízení a správu osvětlení v průmyslových a výrobních halách a fotovoltaiku. Také řešíme sklady, administrativní části, parkoviště a cesty. Pracujeme také na projektech osvětlení parků a různých veřejných institucí. Optimalizovali jsme již osvětlení hradů, zámků, školských zařízení a knihoven. Máme také projekty pro multifunkční sportoviště, haly a fotbalová hřiště. Každý projekt má své specifické požadavky. Koho by napadlo, že například hala na stolní tenis může mít opravdu specifické požadavky na světlo, jeho intenzitu nebo rovnoměrnost osvětlení.
Snažíme se našim zákazníkům vyjít vstříc. Nejenže pomáháme majitelům šetřit náklady, elektrickou energii a čas, ale také zlepšujeme pracovní prostředí lidem pracujícím v průmyslových halách. Mnoho lidí dnes pracuje v náročných podmínkách. Kdyby firmy věděly, jak funguje lidský zrak, hormonální systém nebo produktivita práce, pracovaly by na zlepšení podmínek ještě usilovněji.
Kde všude působíte se svými aktivitami?
Působíme na celém Slovensku a máme realizace i v České republice. V rámci naší specializace je v našem hledáčku zejména Slovensko. V elektroinstalacích průmyslového a sportovního osvětlení či v oblasti fotovoltaiky se cítíme jako ryba ve vodě. Na svém kontě máme více než 1 200 realizovaných projektů. Mezi naše klienty patří společnosti jako MATADOR Industries, Porsche, MTS, Aupark, METRO, TETA Drogerie, Saint-Gobain, Žilinská univerzita, města Bratislava, Martin, Žilina, Galanta a Sportovní akademie v Žilině.
Vstupujete do větších projektů od začátku, nebo až v průběhu jejich realizace?
To záleží na konkrétním projektu. Dokážeme být nápomocni již od začátku při zpracování projektové dokumentace, kdy navrhujeme a vyvíjíme vhodné řešení osvětlení. Často však vstupujeme do projektů i ve fázi, kdy provádíme výměny stávajícího osvětlení nebo navrhujeme kompletní nová řešení. Stává se také, že oslovíme přímo firmu, protože si všimneme, že používá starou technologii nebo instalaci, která není vhodná.
Jak funguje vaše spolupráce s firmami?
Nejprve provedeme audit společnosti. Zjistíme, jaký je současný stav a za jakých podmínek můžeme spolupracovat. U většiny projektů ušetříme klientům až 80 % nákladů na provoz osvětlení. Návratnost našich řešení se často pohybuje v horizontu do tří let.
Následně v naší režii zpracujeme návrh, dokumentaci, navrhneme změnu technologie a její instalaci. Instalaci technologie provádějí naše montážní týmy. Úspěšným předáním projektu to však nekončí, jelikož zákazník má u nás minimálně pětiletou záruku a zůstává v naší péči (revize, opravy, další instalace apod.).
S většinou firem máme dobré zkušenosti. Velmi dobrou spolupráci máme například s firmou Promont z Kysuc, která stavěla výrobní haly pro automobilky jako Kia Motors Slovakia nebo Land Rover. Spolupráce je postupná, téměř každý rok vyměňujeme technologii v jedné hale. Takový projekt zahrnuje stovky svítidel.
Projekty řešíme komplexně a v několika krocích. V prvním kroku snížíme příkon soustavy tak, že optimalizujeme osvětlení a ušetříme přibližně 80 % provozních nákladů na osvětlení. V tomto kroku v případě potřeby měníme elektroinstalaci a přidáváme SMART řízení. V dalším kroku instalujeme fotovoltaický systém, který napájí již optimalizovanou spotřebu.
V oblasti fotovoltaiky navrhujeme řešení tak, abychom dosáhli vysoké soběstačnosti za rozumných podmínek a nákladů. V dalším kroku máme zájem zajistit klientovi dokumentaci, správu a údržbu objektů. Někdy realizujeme i jednorázové projekty, ale stále preferujeme dlouhodobou péči.
Jak URBANIXU pomáha FLOWii?
Při řízení firmy a projektů vám pomáhá také systém FLOWii. Která řešení využíváte nejvíce?
První pololetí jsme FLOWii testovali, než jsme si ve firmě nastavili interní procesy. Jsem typ člověka, který pokud něco zavádí do společnosti, chce to mít i odzkoušené. Díky CRM systému máme nyní mnohem větší přehled o partnerech a konkrétních obchodních případech. Z obchodního případu můžeme velmi jednoduše vytvořit zakázku a jednotlivé zakázky přehledně sledovat.
Ve firmě mám na starosti obchodní část a další spolumajitel realizační část. Obě tyto části se nám velmi pěkně spojují právě díky využívání FLOWii. Jakmile kolega zadá do systému potřebné informace o realizovaném projektu, realizační tým si je může projít.
Díky FLOWii můžeme každý obchodní případ posunout až k realizaci zakázky a jejímu následnému dokončení. Systém nám výrazně pomohl ve třech směrech - zrychlili jsme procesy ve firmě, máme lepší přehled o stavu zakázek a obchodních případů v reálném čase a každý člen týmu ví, v jaké fázi se projekt nachází a jak postupuje. Na základě toho jsme také upravili náš sklad a nastavili skladové hospodářství, které v systému FLOWii také využíváme.
Jak jste si předtím evidovali potřebné informace a data?
Jednu část jsme evidovali v Excelu, druhou část jsme měli v systému Kros. Zejména co se týče skladového hospodářství. Protože jsme informace nesdíleli v jednom systému online, ale pouze na našem serveru, docházelo ke zbytečným chybám. Často se stávalo, že kolega po kolegovi něco v tabulce přepsal a bylo to nepřehledné. My jsme potřebovali pravý opak – rychlost v aktualizaci i vyhledávání dat a dokonalý přehled o nich.
3 duvody, proč FLOWii
Co vás nakonec přesvědčilo, že jste si vybrali FLOWii?
Rozhodovali jsme se mezi třemi systémy. Systém FLOWii nás nakonec přesvědčil, protože je to slovenský produkt s dostupnou zákaznickou podporou, má přehledné a intuitivní uživatelské rozhraní a systém je pro naši společnost cenově dostupný. Tím, že je dostupný online, mohu s ním pracovat odkudkoli, a to je značná výhoda.
Jak si vaši zaměstnanci zvykli na FLOWii, bylo snadné je přesvědčit?
Každý člověk je jiný. Samozřejmě ne každý je otevřený změnám. Od některých lidí jsme se setkali i s negativní zpětnou vazbou ve smyslu „nemám rád zbytečné vypisování a dokumentaci“. Ale naše firma roste. To znamená, že počet projektů a realizací přibývá.
Jsme na úrovni malé firmy, která má 20 zaměstnanců a spolupracujeme s dalšími externími realizačními týmy. Lidé mají výbornou paměť, ale při takovém počtu projektů a rozsahu práce si opravdu nemůžeme pamatovat všechno. Zvláště pokud projekt trvá i několik měsíců.
Kdybychom neměli projekty evidované v systému, bylo by obtížné vyhledávat konkrétní informace. Kolegové v týmu nakonec tyto argumenty přijali. Je to o disciplíně a pochopení, že evidovat informace a data ve firmě má smysl pro všechny. Pokud firma nemá přehled a přestane mít věci pod kontrolou, může velmi rychle přijít o zákazníky. Žádný klient nemá rád, když firma nedodržuje to, co slíbila.
FLOWii řešení, se kterými je podnikáni snažší
Mohl byste uvést konkrétní příklad, jak ve vaší firmě pracujete se systémem FLOWii?
V současnosti máme ve FLOWii více než 5 000 kontaktů na partnery a evidujeme asi 1 500 obchodních případů. Není možné, aby si kolega pamatoval 500 zakázek nebo abychom je měli rozepsané v excelovských tabulkách či na papírcích. Na jedné zakázce pracuje celý tým lidí. Jeden dělá kalkulaci, další návrh, třetí expeduje potřebné věci ze skladu, další čtyři lidé montují. To je už sedm lidí na menší zakázku. A to nemluvím o fakturaci a dalších nezbytných věcech.
V rámci FLOWii využíváme online fakturaci, projektový management a řízení zakázek, sklad, evidenci obchodních případů. Velice nám pomáhají statistiky prodeje či uzavřených obchodních případů a další podrobné přehledy o obchodu a cashflow. CRM i evidence příjmů a výdajů, to vše je součást FLOWii.
Vytvořili jsme si promyšlený systém. Jedna z našich kolegyň v týmu má na starosti tzv. „studené“ kontakty. Volá potenciálním zákazníkům, které sama vyhledává a nabízí jim naše služby. Veškerou komunikaci zaznamenáváme v systému FLOWii. Používáme k tomu CRM systém, do kterého si ukládáme všechny kontakty na naše partnery.
Úspěšné kontakty dále postupují do portfolia našich specialistů a obchodníků, kteří komunikují se zákazníky. Tímto způsobem se z nich stávají obchodní případy, které pak v systému posouváme dál podle jejich stavu.
Co když uzavřete úspěšný obchodní případ? Jak pracujete se zakázkami?
Poté, co navštívíme zákazníka a uděláme mu obhlídku, realizujeme pro něj návrh. Ať už jde o fotovoltaický projekt nebo LED osvětlení, správné výpočty a návrhy jsou nesmírně důležité. Navrhneme mu řešení, které osobně odprezentujeme. V případě, že se dohodneme, zapíšeme si obchodní případ do systému FLOWii jako úspěšný a automaticky se z něj stává zakázka.
Jakmile dojde k dohodě s klientem, dáváme pokyn k nákupu technologií. Pracovní úkol směřuje prostřednictvím plánovače úkolů od FLOWii ke kolegovi v týmu, který má na starosti realizace. Současně se požadavek dostane také do skladu. Se skladem aktivně pracujeme všichni. To, co máme na skladě, přímo nachystáme k expedici. Pokud něco chybí, ze systému to přímo vyexportujeme, zajistíme a znovu naskladníme.
Potom sledujeme stav realizace zakázky, kde nám velmi pomáhá nastavení deadlinů a jejich popis. Kolega, který za ně odpovídá, je v systému FLOWii řadí podle priority. Realizace u nás znamenají výjezdy, montáže, instalace technologií, předání díla a další procesy. Teprve poté je zakázka uzavřena. I zde je však třeba počítat v systému s možnými reklamacemi, dokončeními nebo s novými zakázkami v rámci projektu.
Jakmile se podívám do FLOWii, vím, který projekt je ukončen a na jakých dalších pracujeme. Výhodou je také to, že můžeme prostřednictvím systému interně komunikovat přes chat nebo si navzájem zadávat úkoly. Takže máme vše popsané od první komunikace s klientem až po předání díla z hlediska realizace.
Co byste doporučil podnikatelům a živnostníkům v podnikání?
Mnohokrát se mi osvědčilo, že i když v podnikání nejde vždy všechno hladce, je třeba stát nohama pevně na zemi a čelit výzvám. Věci se mohou dít určitým způsobem, ale to nemusí nutně znamenat, že jsou špatné. Osobně mi pomáhá překonávat výzvy zejména pocit, že každý z nás tady na něco je a máme své talenty a dovednosti, které bychom měli využívat tak, aby se nám žilo lépe.
