Jakým způsobem evidujete zakázky a informace o vašich zákaznících a obchodních partnerech? Většina podnikatelů si na začátku podnikání pomáhá excelovskými tabulkami. Jak však získat lepší přehled v zakázkách, když váš byznys roste a vaši zákazníci či obchodní partneři přibývají? Zjednodušte svůj byznys i díky CRM systému, který přináší mnoha malým i středním firmám pořádek v byznysu a důležitý přehled v datech.
Excel a evidence zakázek? Dá se to, ale..
Excel slouží především ke zpracování dat a tabulkové analýzy. Využívají jej zejména malé firmy nebo malí podnikatelé. Můžete v něm vytvořit tabulku pro evidenci zakázek, do které si průběžně ukládáte informace o zakázkách, termínech dodání, množství produktů či ceně. Jeho výhodou je jednoduchost, flexibilita v nastavení excelovské tabulky dle vašich potřeb. Výhodou Excelu jsou i nízké náklady, jelikož je součástí sady MS Office.
Excel vám však nemusí postačovat, chcete-li se zpětně podívat do historie dat nebo se vrátit ke komunikaci se zákazníky. V CRM vidíte u každého klienta, jakou komunikaci máte za sebou. V systému naleznete odeslané nabídky, e-mailovou i telefonickou komunikaci až po všechny nákupy či reklamace zákazníků. Kdykoli vaši kolegové nahlédnou do systému, získají povědomí o historii každého zákazníka. Pokud se chystáte volat klientovi nebo obchodnímu partnerovi, jen si projdete historii vaší komunikace.
CRM slouží k evidenci klientů a zakázek
CRM v minulosti využívaly zejména velké firmy. V době digitalizace je však stále více využívají také malé a střední firmy, aby mohly lépe spravovat své vztahy se zákazníky. CRM systémy jsou navrženy tak, aby splňovaly potřeby obchodních procesů. Obsahují specifické funkce, díky kterým můžete spravovat databázi kontaktů, evidovat a řídit jednotlivé zakázky, zlepšovat interakce i komunikaci se zákazníky a dokonce sledovat a analyzovat vaše prodeje.
Tím, že vám CRM nabízí přehled o konkrétních zakázkách, můžete v systému vidět reálnou hodnotu. Ze systému můžete vyčíst, v jakém jsou stavu, kdo je má na zodpovědnosti a co je třeba udělat, aby se vaše zakázka posunula dále do obchodního procesu.
"Vždycky jsem si myslel, že CRM je výsadou velkých firem. Nenapadlo mě, že bychom ho mohli využívat. Dozvěděli jsme se o FLOWii, které nabízí zákaznickou podporu i v slovenčine a češtině, co je výhoda. Otestovali jsme ho a neustále nám nabízí nová řešení, abychom měli v byznysu přehled a pořádek. Ve firmě najednou vidíme věci jasně a jsou přehledné. Sice mám dobrou paměť, ale ten velký objem informací byl na mě příliš. Potřebovali jsme mít lepší přehled v byznysu a Excel nám už nestačil," říká Tomáš Hanus ze společnosti Citron, která pomáhá zákazníkům při optimalizaci nákladů na elektřinu.
CRM versus Excel, jaký je mezi nimi rozdíl?
Chcete, aby váš obchod rostl? Pouze jedna excelovská tabulka vám k řízení byznysu nestačí. Znáte situace, kdy ve firmě používáte několik excelovských tabulek a najednou se v nich jen proklikáváte nebo jsou prostě nepřehledné? Při práci s excelovskými tabulkami vzniká také riziko chyb. Například při manuálním vkládání a aktualizaci dat.
CRM má tu výhodu, že máte všechny informace na jednom místě. Tím, že CRM systém od FLOWii se nachází v cloudu, máte data a informace rychle a snadno dostupné online. CRM je na rozdíl od Excelu nástroj vytvořený na míru obchodníkům. I proto je přehlednější a rychle se v něm zorientujete.
Jaké jsou výhody CRM pro vaši firmu?
CRM systémy obsahují specifické funkce jako jsou správa kontaktů, sledování prodeje, řízení obchodních příležitostí a mnohé další, které jsou klíčové pro efektivní řízení obchodu.
V CRM evidujete základní údaje o zákaznících a obchodních partnerech, jejich adresu či hodnotu obchodního vztahu. Můžete v něm evidovat historii komunikace se zákazníky, vašich obchodních nabídek, objednávek a zároveň do něho ukládat další důležité dokumenty a smlouvy.
Díky CRM disponujete aktuální databází kontaktů a důležitými daty pro lepší fungování vašeho podnikání. Ze zakázky v systému se můžete rychle prokliknout na klienta a z klienta na konkrétní nabídku.
Seznamte se s pár funkcionalitami, které vám CRM usnadňuje:
- data o zakázkách a zákaznících ukládáte centralizovaně do jednoho systému
- rychlý přístup k důležitým údajům
- automatické sledování komunikace se zákazníky
- přehled o historii interakcí s klienty - v CRM systému se uchovávají veškeré informace o zákaznících jako jsou jejich kontakty, historie interakcí, procházející nákupy, jejich preference, zájmy a pod.
- CRM systém umožňuje automatizaci obchodních procesů – ať už automatické upomínky, připomínky k navázání dalšího kontaktu se zákazníkem
- lepší flow v obchodě a přehled v zakázkách
- užitečná analýza dat a generování reportů pro lepší obchodní rozhodnutí - FLOWii nabízí generování přehledných grafů pro efektivní manažování a lepší rozhodování se v byznysu
- do CRM systému mají přístup více uživatelů a členů týmu, čímž se rychle umí dostat k potřebným informacím a datům o zákaznících a sdílet je v reálném čase
- CRM umožňuje i lepší spolupráci mezi jednotlivými členy týmu
- CRM lze integrovat s dalšími obchodními nástroji a softwarem (e-mailové platformy, marketingové nástroje, účetní software), což zlepšuje efektivitu a účinnost celého obchodního ekosystému
Jednou z nevýhod CRM je, že v porovnání s Excelem, systém často vyžaduje vyšší náklady na implementaci a správu. Mnoha firmám se však taková investice vyplatí, protože se odráží v lepší efektivitě práce i v růstu jejich byznysu.
Tomáš Hanus: Zatím jsme nenašli město nebo obec, které bychom nedokázali pomoci s úsporou elektřiny
Proč se rozhodnout pro crm software?
Excel spíše slouží pro jednodušší potřeby nebo se vám sejde v začátcích vašeho podnikání, než vaše firma začne růst. Případně může posloužit pro tvorbu podkladových tabulek, ze kterých data můžete později importovat přímo do CRM. Mnohé firmy, které přešly na crm systém, však potvrzují, že jim nabízí komplexnější a efektivnější řešení pro úspěšný byznys. Proto, pokud cítíte potřebu efektivního řízení vztahů se zákazníky a chcete vést lepší a personálně zaměřenou komunikaci, crm je vhodná volba.
Dejte stopku manuálnímu zapisování dat
Pokud pracujete s Excelem, víte, že všechny informace do něj musíte vpisovat manuálně. Práce s excelovskými tabulkami může být zdlouhavá a časově náročnější než v CRM, ve kterém mnoho rutinních činností automatizujete. Pokud si do CRM systému přidáváte nového klienta, zadáte název firmy a údaje se vám stáhnou přímo z registru a vyplní za vás. V systému také vytvoříte obchodní nabídku a odešlete ji přímo klientovi. Navíc se vám automaticky přepíše do obchodního případu.
CRM můžete propojit s fakturami i projektovým managementem
CRM od FLOWii můžete propojit s dalšími moduly, které nabízí. Například s projektovým managementem, online fakturami, skladovým hospodářstvím či s e-mailingem. CRM jsme propojili dokonce s největší e-shopovou platformou Shoptet.
Z CRM můžete přímo odesílat online faktury za dokončené zakázky nebo evidovat úspěšnost e-mailových kampaní. CRM reporty se vám vytvoří automaticky v přehledných grafech. Také si můžete vyfiltrovat zisky za dané období.
CRM umožňuje, abyste nastavili oprávnění pro jednotlivé uživatele. Obchodníci mohou vidět pouze zakázky, které sami řeší a využívat potřebných funkcí. Manažeři mohou mít širší oprávnění. Je pouze na vás, jak ve firmě nastavíte přístup ke kontaktům nebo do jednotlivých dokumentů pro jednotlivé členy týmu.
Věnujte čas výběru správného softwaru
Než ve vaší firmě přejdete na CRM, důkladně si vybírejte z nabídky CRM systémů na trhu. Našim zákazníkům vždy doporučujeme, aby si CRM předem otestovali. CRM systém od FLOWii si můžete vyzkoušet na 30 dní zdarma.
V případě, že se vám s CRM od FLOWii pracuje dobře, už jen stačí zakoupit licenci. Ke každé licenci získáte plnohodnotnou zákaznickou podporu i bezplatnou online konzultaci na správné nastavení procesů ve vaší firmě. Naše funkcionality CRM pravidelně aktualizujeme také díky zpětné vazbě našich zákazníků.
