„Pokud manažer dobře nastaví pracovní úkoly a činnosti, dokáže je přesně změřit a ohodnotit,“ říká v našem rozhovoru podnikatel Stanislav Jakubjak, zakladatel a majitel společnosti S-Line Systems. Podle něj se trh neustále mění, a proto je důležité procesy ve firmě neustále zlepšovat. Podnikatel získal dvakrát po sobě ocenění Firma roku za návrhy řešení a fungování společnosti.
Se Stanislavem Jakubjakem jsme také hovořili:
- o začátcích v podnikání,
- proč je důležité nastavování procesů ve firmách,
- jak ve firmě využívají FLOWii k řízení projektů a sledování obchodu,
- kdo ve firmě nahradil obchodníky,
- jakým výzvám dnes podnikatelé čelí.
Jak začal váš podnikatelský rok?
Ve FLOWii jsme na začátku roku kompletně přepracovali databázi partnerů, čímž jsme znovu nastavili obchodní proces. Otevřely se nám tak nové možnosti. Po dvou týdnech práce a úklidu obchodních případů jsem najednou nestíhal.
Měli jsme přes 140 nevyřízených poptávek. Nebyl čas volat zákazníkům. Nakonec se toho ujala kolegyně a v systému roztřídila, kdo má kam jet na schůzku, kdo ještě čeká na nabídku, kam už byla odeslána a podobně.
TIP: Pečlivě si evidujte všechny poptávky v CRM systému.
TIP: Snížení počtu produktů přispívá k zjednodušení obchodního procesu. Vzorové zakázky a úkoly ve FLOWii urychlují práci.
Kolik máte obchodníků?
Nemáme obchodníky. Měli jsme, ale v tomto segmentu nedokázali prodávat. Dlouhodobě jsme s tím bojovali. Vymysleli jsme to jinak – zúžili jsme naše široké portfolio.
Máme obchodní asistentky, které táhnou obchodní proces. Ve FLOWii jsme vytvořili vzorové a automatizované e-maily, které reagují na každou situaci podle stavu konkrétního obchodního případu nebo zakázky. Zjednodušili jsme jim tak proces – jejich úkolem je jen naučit se produkty.
Moje manželka Evka má ve firmě na starosti finance a personalistiku. Cez FLOWii jsme nastavili i vzorové úkoly pro HR procesy. Díky tomu víme, v jaké fázi se uchazeč nachází, a personalistiku jsme delegovali na personální manažerku.
Čeká nás ještě hodně práce. V procesech neustále děláme pořádek. Pokud manažer správně nastaví pracovní úkoly a činnosti, dokáže je přesně měřit a hodnotit. To je pro firmu velký benefit.
Jaké byly vaše podnikatelské začátky?
Zpočátku jsem podnikal jako živnostník. Prodával jsem a řídil realizace klimatizací a tepelných čerpadel. Také jsem montoval a prodával produkty pro vytápění. Pracoval jsem sám na sebe, což bylo náročné.
Často jsem si dával snídani na čerpací stanici a přitom řešil zakázky, materiál a organizoval práci dělníků. Večer jsem posílal cenové nabídky, věnoval se administrativě a plánování práce.
Dá se takto dlouhodobě podnikat?
Svoji rodinu jsem téměř neviděl. Chtěl jsem dosáhnout více a jinak. A právě tam se začala rodit moje vize.
V roce 2021 jsem se rozhodl jít vlastní cestou. Zaměřil jsem se více na inovace a moderní řešení. Lákala mě svoboda, kterou jsem v zastoupení jiné značky neměl. Toužil jsem pracovat bez nesmyslných porad, nastavit procesy jinak a řídit firmu podle svého. Nakonec jsem založil rodinnou firmu s vlastní značkou S-Line Systems.
Naplnila se vaše očekávání?
Být podnikatelem neznamená, že má člověk spoustu volného času. Může si ho ale lépe rozvrhnout, pokud má firma dobře nastavené procesy. Podnikání znamená také neustálou práci na sobě. Zdá se mi však, že je to rok od roku těžší.
Co jste se rozhodli dělat jinak?
V roce 2019 jsme ve firmě udělali první větší organizační změny. Zavedli jsme strukturu firmy, pracovní postupy, reagovali jsme na zpětnou vazbu našich zákazníků a podle toho upravili naše portfolio produktů a služeb. I díky tomu se nám podařilo zvládnout pandemii.
Narostli jsme. V roce 2022 jsme překročili roční tržby 1 milion eur, přičemž S-Line Systems fungoval teprve dva roky. Dva roky po sobě se nám také podařilo získat ocenění Firma roku za naše řešení a fungování společnosti.
Pravdou ale je, že nešlo vždy všechno snadno a hladce.
TIP: Nastavte si přehlednou organizační strukturu, pracovní postupy a reflektujte zpětnou vazbu od svých zákazníků.
Proč?
Na podzim roku 2022 jsem si všiml, že se trh začíná měnit. O rok později jsem přehodnotil směřování firmy. Přepracovali jsme procesy, postupy, manuály, katalogy a změnili jsme dodavatele. V té době jsem také vytvořil podklady pro akademii, kterou plánujeme v budoucnu založit.
To zní jako inventura a reorganizace ve firmě.
Musel jsem si udělat pořádek především sám v sobě a promyslet si, jak budeme dál fungovat. Navzdory krizi se nám podařilo udržet si pozici na trhu a firma opět rostla. Od jejího úplného začátku jsem jediným a 100-percentním vlastníkem společnosti.
Předpokládám, že firma jako ta vaše si vyžaduje dobrý projektový management.
Je to tak, daří se nám to i díky systému FLOWii a dobře nastaveným procesům.
Trh se neustále mění, a proto musíme procesy ve firmě neustále vylepšovat. Mám rád pořádek v věcech. Kromě toho, že máme ve FLOWii nastavené jednotlivé postupy, vyžaduji je i fyzicky.
Jedna věc je, že něco zapíšete do tabulek nebo do systému, a druhá, zda se tím firma opravdu řídí a postupuje podle dohodnutých kroků.
Jak vám FLOWii pomáhá při řízení firmy?
Pochopil jsem, že pokud chci mít ve firmě více lidí a lépe je řídit, potřebujeme promyšlený systém. Hledal jsem vhodný nástroj na internetu a narazil jsem na FLOWii.
Zpočátku mi systém sloužil pro obchod a marketing. Ve FLOWii jsme založili databázi partnerů, najednou jsme v něm mohli řešit obchodní případy a posílat newslettery.
Dříve firma využívala systém KROS a účetní systém OMEGA, ale nebylo to ono. Komplikovalo nám to práci z domova nebo na dálku, přihlašování mi nevyhovovalo. Nakonec všechno vyřešilo FLOWii.
Takže jste začali využívat i fakturační program?
Měli jsme pokus přejít na FLOWii s projektovým managementem i fakturací, ale během testování procesů jsem zjistil, že na to naše firma není připravená.
V té době jsme trochu klesli, což jsme velmi rychle rozpoznali. Systém jsme nadále využívali v rámci obchodu a obchodních případů.
Časem jsme do FLOWii převedli i projektový management. Předtím jsem však musel vytvořit postupy a sepsat procesy, aby fungoval i v praxi. Díky tomu jsme za dva roky poměrně rychle vyrostli. Od roku 2022 ho využíváme naplno, dokonce i v rámci HR procesů.
Co všechno využíváte ve FLOWii?
Ve FLOWii řešíme projektový management, obchod a sledujeme obchodní případy. Sklad máme propojený s e-shopem, využíváme také fakturaci a e-maily. V systému sledujeme události, vkládáme dokumenty a vystavujeme cenové nabídky.
V systému jsme si nastavili různé vzorové postupy. Kromě nich máme i video, aby každý věděl, jak má pracovat. FLOWii si přizpůsobujeme a snažíme se z něj vytěžit maximum. Stále však vnímám, že ho nevyužíváme na 100 %.
Mohli byste uvést konkrétní příklady, jak využíváte FLOWii?
V marketingu jsme nastavili vzorové úlohy a proces získávání poptávek. Když nám zákazník napíše, poptávka se automaticky zapíše do FLOWii. Systém založí partnera a naše obchodní asistentka nastaví podtyp partnera a vytvoří obchodní případ se vzorovými úkoly.
Obchodní asistentka má na starosti celý obchodní proces. Pomocí předem vytvořených šablon reaguje na různé situace a vytváří nabídky, které jsou již předdefinované. Následně je odesílá zákazníkovi přes vzorový e-mail z FLOWii.
Jakmile je obchodní proces dokončen, založí se zakázka, která obsahuje jednotlivé fáze a kroky, například kontrolu, finance nebo projektový management, a poté ji převezme projektový manažer.
Zakázku realizujeme s tím, že všechny dokumenty a kalendáře máme propojené s Googlem.
Využíváte FLOWii i na mobilu?
Ano, FLOWii používáme i přes mobil. Osvědčilo se nám nahrávat události jako hlasové zprávy – jednoduše je do systému nadiktuji. Navíc si dnes vůbec nedokážu představit porady bez výstupů z CRM systému.
Výhodou FLOWii je, že zaměstnancům a manažerům umožňuje pracovat online. Jak to využíváte?
Dříve jsem byl zastáncem toho, že lidé musí být fyzicky ve firmě. Dnes zde zůstávají jen ti, kteří to kvůli své pozici skutečně potřebují nebo v rámci porad.
Noví zaměstnanci se u nás dva měsíce zaučují a poté chci, aby pracovali z domova. Důležité pro mě je, aby byli online a podávali výkon.
Ve FLOWii lze zadávat pracovní úkoly a následně je kontrolovat. Notifikace nás upozorní, kdy měl být daný úkol dokončen.
V systému máme také přehled o kontrolních krocích montáže i servisu. CRM uchovává historii projektů – kde a kdy jsme je realizovali a jak dlouho trvaly. Systém nám ukazuje, jak procesy upravit nebo nastavit efektivněji.
Je důležité mít všechny zakázky a dokumenty podepsané, naskenované a snadno dohledatelné, jak fyzicky, tak ve FLOWii. Měli jsme období, kdy byly všechny dokumenty pouze online, což se neosvědčilo. Proto trváme na tom, aby byly smlouvy fyzicky podepsané i ve firmě.
Co se stane, pokud to někdo nedodržuje?
Pokud se to nedodržuje a člověk to neudělá ani na potřetí, jednoduše nás musí opustit. Jinak by to ve firmě vytvářelo chaos – dokumenty by nebyly na svém místě, chyběly by záznamy a podobně. To by vedlo k degradaci celého systému, který jsme nastavili.
Na jakých hodnotách jste firmu postavili?
Kromě produktivity a rychlosti je pro nás velmi důležitá čestnost. Jak chcete nastavit firemní procesy, pokud někdo ve firmě jedná neeticky?
Pokud jako majitel nebo manažer nastavíte proces a někdo ho nedodrží, všechno se zastaví. To je jedna z nejsilnějších stránek FLOWii. Sám jsem si tím prošel a dnes vím, že kdybych začínal podnikat znovu, nejdůležitější by pro mě bylo nejprve správně nastavit procesy.
Co vás čeká v budoucnu a v čem vnímáte výzvy?
V současnosti vedeme pohovory a nabíráme nové lidi. Po obchodní asistentce přebírá zakázku obchodní manažer. Dokázal bych si představit mít mnoho obchodníků – to je asi sen každého podnikatele, ale zatím jsme nenašli ideální klíč.
Sepsali jsme pracovní, projektové a školící postupy, katalogy, ceníky i návrhové manuály, ale zdá se, že talent a schopnost prodávat na Slovensku trochu chybí. I proto jsme se rozhodli zaměřit na zákazníky z jiného úhlu.
Kromě toho chceme rozvíjet naše občanské sdružení S-Line Systems Family, jehož prostřednictvím bychom mohli podporovat místní komunitu.
Zároveň bych si velmi přál, aby se na Slovensku podnikalo transparentně a aby se podnikatelé dokázali vzepřít jakékoli formě úplatků. Určitě je to na začátku pomalejší cesta, ale je bezpečnější a jistější. Pokud to nezměníme, jako země půjdeme dolů. Změna začíná u nás – podnikatelů.
O S-Line Systems, s.r.o.
S-Line Systems je rodinná firma, která poskytuje komplexní služby a produkty v oblasti chlazení a vytápění po celém Slovensku. Společnost se specializuje na rychlou a spolehlivou výrobu, návrh, prodej, montáž a servis topných a chladicích systémů do budov. Vyrábí vlastní systémy pro vytápění a chlazení, má tři patentované produkty a disponuje vlastními montážními týmy.
Stanislav Jakubjak si v letech 2021 a 2022 převzal ocenění za inovativní řešení a fungování společnosti v oblasti velkoobchodu.
